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6 Passos para Realizar um Levantamento de Necessidade de Treinamento

Você permitiria ser operado por um médico que não tem um diagnóstico? Você contrataria uma campanha de marketing sem antes ter feito um briefing? Ou aceitaria construir o projeto de um arquiteto que não fez uma medida sequer? Pois bem. Assim é quando um profissional de T&D elabora um programa de treinamento sem realizar um Levantamento de Necessidades.

Uma coisa é fato: não há como dar uma solução correta para um problema organizacional sem apurar, detalhadamente, a demanda.

Portanto, se você atua na área de T&D ou mesmo é um gestor de equipes na sua empresa, acompanhe. Vou compartilhar seis passos práticos e eficazes para você realizar um levantamento de necessidades de treinamento. Vamos lá?

1º Passo: Absorva a Missão, Visão e Valores

Mais que ler ou registrar a missão, visão e valores, devemos criticar e absorver a intenção da organização por trás dessa escolha. Uma empresa não define esses pontos aleatoriamente. Existe um propósito nessa escolha que reflete diretamente no clima e na cultura da organização.

Busque uma definição para esses elementos organizacionais. Por exemplo, uma visão pode ser arrojada ou moderada. Esse é um indicativo do perfil de trabalho da organização, que por sua vez, pode ser um parâmetro de qual metodologia de ensino você irá utilizar.

Sobretudo, o entendimento desses pontos dará a você os argumentos e as palavras-chaves certas para convencer o seu cliente acerca da sua proposta de treinamento.

Quando a proposta é endossada por esses elementos, sua linha argumentativa causará uma identificação entre o seu interlocutor e a sua proposta. Me refiro àquela sensação confortante que todo cliente busca sentir em um profissional: a empatia.

2º Passo: Associe seu programa de treinamento aos objetivos estratégicos da organização

Os objetivos estratégicos são a definição prática da visão da empresa.

São eles que definem a diretriz para o negócio, o alvo que se deseja atingir. Um erro grave é apresentar uma proposta de treinamento que foge aos objetivos estratégicos uma organização.

É recomendável levar seu carro para fazer uma revisão antes de fazer uma viagem, certo? Agora imagine que ao chegar com seu carro na oficina, seu mecânico, totalmente desavisado da sua intenção, insiste em oferecer a aplicação de uma película, instalar um alarme ou colocar um aerofólio. Seria um grande inconveniente, pois o que você precisa é checar as pastilhas de freio, alinhamento dos pneus e nível óleo para que você possa realizar uma viagem segura.

Da mesma forma, o treinamento se propõe a ser aquela parada estratégica que a organização faz para implementar melhorias no desempenho dos profissionais, para poder chegar ao destino final. Toda proposta de treinamento que foge aos objetivos estratégicos da organização é um verdadeiro desperdício.

3º Passo: Elucide o problema, entendendo os principais desafios

É natural que no início da entrevista de levantamento, o gestor inicie falando dos problemas que busca resolver com o treinamento de forma totalmente aleatória e ansiosa. O problema desta situação é que, quando o cliente toma a iniciativa, seu levantamento se desorganiza.

Nessa etapa, busque conduzir a entrevista com seu cliente gentilmente, adotando uma postura consultiva, fazendo as perguntas certas durante 30% do tempo e deixando que o cliente se expresse durante os outros 70% do tempo.

Somente neste 3º passo é que você irá se aprofundar sobre os problemas que o cliente deseja solucionar. Entende-se como desafio os principais pontos de dor do seu cliente.

Exemplos:

  • “Minha equipe não tem comprometimento com as atividades”
  • “Existe um terrível problema de confidencialidade no meu setor”
  • “Preciso ter vendedores mais arrojados que façam prospecção e que não tenham medo do cliente”.

Obviamente, nesse momento você deve fazer algumas inferências que conduzam o cliente a detalhar melhor os problemas apontados, de forma a dissecar cada pessoa envolvida, falhas no processo e comportamentos nocivos ao resultado.

Veja que com esses elementos, os problemas poderão ser enumerados.

4º Passo: Faça um levantamento dos indicadores de resultado e entenda o negócio

Neste passo, você irá se aprofundar acerca de como os resultados são medidos e de que forma isso impacta nos resultados financeiros do negócio. É através desses dados que medimos a melhora que estamos buscando no desempenho.

Entender o negócio favorece também, o entendimento das prioridades financeiras do gestor, que acaba sendo um filtro de quanto se pode investir nessa proposta.

Deve-se lembrar também, que o treinamento terá um custo, e esse custo precisa oferecer retorno, certo? Como podemos medir o Retorno sobre o Investimento (ROI) se não compreendemos os dados financeiros do negócio? Esses dados também darão evidências fundamentais para a fase de avaliação dos resultados do treinamento (eficácia).

5º Passo: Levantamento dos dados demográficos

Embora seja a mais simples, esta é a etapa que dará uma série de balizas para que a execução do treinamento seja bem sucedida. O levantamento demográfico busca na prática saber:

  • Cargos de gestão (com as quantidades)
  • Cargos operacionais (com as quantidades)
  • Tempo de casa dos profissionais
  • Quantidade de homens e mulheres
  • Horário de funcionamento/escalas de trabalho
  • Formação/Escolaridade
  • Realidade socioeconômica geral
  • Treinamentos realizados anteriormente

Com esses dados, seu plano de treinamento ganha informações essenciais. Por exemplo, conhecer o organograma lhe fornece um diagnóstico do quanto a gestão é sobrecarregada ou isolada.

As quantidades de homens, mulheres, escolaridade e perfil socioeconômico são elementos essenciais para a escolha das ferramentas de fixação da aprendizagem.

O uso de exemplos, histórias, jogos, vídeos entre outras ferramentas são definidas com base nessas informações. O instrutor de treinamento não pode ser surpreendido pelo perfil do público. Seria um grande inconveniente ver seu objetivo fracassar por conta da incompatibilidade entre a ferramenta e o perfil do público.

6º Passo: Entrevista com líder e liderança (causa raiz e impressões acerca do clima)

Resultados encontrados pela pesquisadora Gardênia Abbad (1999) evidenciaram o fator clima para transferência como um importante influenciador no processo de transferência dos conhecimentos para o ambiente de trabalho e da melhoria do desempenho.

Diante disso, o 6º passo desta metodologia consiste em coletar suas impressões acerca do clima através de uma entrevista com os líderes e os liderados. Além disso, buscar entender o que está por trás do problema apontado no passo dos desafios.

Retome o problema

  1. Faça um retrocesso do que causou esse problema (causa raiz)
  2. Questione quais medidas foram tomadas na tentativa de solucionar este problema
  3. Investigue a relação líder-liderado

Na entrevista com os liderados, os questionamentos são os mesmos, mas devem ser revertidos para eles.

Recomenda-se selecionar uma amostra do grupo de funcionários. O objetivo aqui é ver o outro lado da moeda. Essa perspectiva é muito rica e traz elementos que jamais podem ser observados somente através da escuta ao líder. Vale a ressalva de que essa etapa deve ser realizada de acordo com o gestor.

E a Avaliação de Desempenho e a Pesquisa de Clima podem servir como um Levantamento de Necessidades?

Estas pesquisas são diagnósticos essenciais para uma organização, mas que foram criados com outro propósito. Por si só, eles não podem levantar todos os elementos necessários para a construção de um plano de treinamento.

E por outro lado, eles são sim dados que podem compor seu levantamento de necessidades. Através deles, medimos as diferenças de desempenho e identificamos as competências a serem trabalhadas, e coletamos a satisfação do funcionário acerca da liderança, do ambiente, da remuneração e benefícios.

E você, como você escolhe seus treinamentos? Utiliza alguma outra metodologia diferente dessa? Deixe um comentário!