Tentar encontrar bodes expiatórios e responsabilizá-los por ações desastrosas, ou promover intermináveis reuniões – invariavelmente maçantes e improdutivas – para apontar culpados até que não é tarefa das mais penosas.

Pensando bem, é muito mais fácil responsabilizar alguém por não se empenhar o bastante para decifrar nossos enigmas.

Tarefa mais proveitosa – e certamente bem mais árdua – é tentar descobrir nossos gaps, rever o que foi dito, preencher eventuais lacunas de pensamento, encontrar novas pistas que conduzam o leitor – dessa vez – a um porto seguro e revelar, de forma inequívoca, às ações que se deseja desencadear.

Ninguém é obrigado a adivinhar intenções comunicativas. Caso alguém tenha que fazê-lo, o resultado pode ser desastroso, seja porque o leitor fica passivo e confuso – por não saber como agir corretamente diante do problema apresentado – seja porque o leitor passa a trilhar caminhos desencontrados – e passa a se comportar de maneira diversa à que pretendíamos.

E não tema ser invasivo: para o leitor, é extremamente reconfortante saber o que está acontecendo, o que se está fazendo para solucionar o problema e quais as ações que cabe a ele, leitor, executar.

O script é absolutamente transparente, e as ações se desenvolvem em seqüência cronológica:

É interessante notar que a identificação do autor como comandante confere à personagem o necessário status e a imprescindível autoridade para falar em nome de toda a tripulação. Observe o tom solene (Quem vos fala é o comandante), formal (os senhores terão que desembarcar da aeronave), impessoal (Pela sua atenção, nosso muito obrigado) e imperativo (Permaneçam sentados / Aguardem novas instruções) que o comandante imprime ao seu discurso. Esse tipo de postura é essencial para quem necessita passar firmeza, transmitir segurança e demonstrar controle absoluto da situação.

Observe ainda que o autor tem o cuidado de explicitar o porquê da comunicação, já prevendo – e eliminando de antemão – qualquer possível reação negativa de seus interlocutores. O parágrafo a seguir constitui argumentação decisiva e incontestável:

Se o esquema proposto é de eficácia comprovada, porque não nos dispomos afinal a identificar as ações que desejamos ver executadas, quando sabemos que, no mundo dos negócios, decisões equivocadas representam perda de tempo e dinheiro?

A resposta é simples. E há muito medo envolvido nessa história.

Se alguns temem ferir suscetibilidades – o leitor pode sentir-se tolhido em sua liberdade de decidir por si mesmo – outros nutrem verdadeiro pavor de parecerem óbvios demais.

Para um número nada desprezível de pessoas, o olhar crítico e a possível rejeição do outro deixam o redator simplesmente travado – e algum comando interno passa sistematicamente a bloquear toda e qualquer exposição de intenções comunicativas.

Desculpas esfarrapadas e justificativas inconscientes são inevitáveis para afagar egos e sublimar culpas:

"Conheço meu lugar. Quem sou eu para dizer ao chefe o que ele tem que fazer?";

"Se eu disse para não faturar X, Y e Z é mais do que óbvio que era para faturar o resto. Ou não?";

"E se o leitor julgar que estou menosprezando sua inteligência, só porque fui claro e específico demais?";

"Exijo que sejam tomadas todas as providências necessárias. E os senhores devem naturalmente saber quais são as providências necessárias".

Sabemos que dizer a alguém como deve se conduzir diante de determinado problema é questão problemática.

No entanto, melindres e suscetibilidades são incompatíveis com a postura que se deseja para o bom redator de Business Writing.

Deixe de se preocupar tanto consigo mesmo e pense um pouco mais em atender às expectativas de quem vai receber a informação.

Identifique clara e inequivocamente as ações que você deseja ver desencadeadas.

Essa atitude só vai resultar em benefícios.

Para você e para o leitor.