Livre-se Dos E-mails Desnecessários
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Você
se sente afogado em e-mails? Como resolver o problema de centenas de e-mails diários
trafegando na caixa de entrada, diminuindo a quantidade de mensagens.
Ao
fazer uma analogia entre tráfego de e-mails e tráfego automotivo você irá
perceber algumas semelhanças e poderá criar uma solução não só pessoal
como também para a equipe de sua empresa. Há 100 anos o automóvel era uma
nova tecnologia, não existiam regras de trânsito nem era necessário ter um
certificado de habilitação para dirigi-lo. Com o aumento estratosférico de
automóveis na rua, sem regras e a necessidade de habilitação do motorista, a
quantidade de acidentes multiplicou forçando a sociedade e suas autoridades a
criar regras para que o transito fluísse sem acidentes. A sua caixa de entrada
de e-mails sofre hoje o mesmo problema que o automóvel há cerca de 100 anos.
Quem foi que lhe ensinou a administrar e-mails? A resposta mais comum é ralando
e tirando duvidas com os colegas. A maioria das pessoas reclama e não sabe
direito o que está chegando a sua caixa de entrada. Ao invés de olhar a caixa
de entrada em ordem cronológica de chegada analise a por remetente. Descubra e
desmascare comportamentos. Clique no titulo da Coluna “de” de sua caixa de
entrada e analise as mensagens por remetentes internos á sua empresa. O que é
que eles estão pedindo com a mensagem? Comunicar, Solicitar, Informar,
Convidar, Enrolar e outras classificações diversas. A pessoa ansiosa como
a personagem Capitú Leira ao receber uma tarefa, envia dezenas de e-mails ao
seu chefe para informar cada passo da tarefa executado. Ao final da tarefa seu
chefe recebeu 25 e-mails ao invés de um único. Como solucionar este tipo de
comportamento? Pergunte a pessoa: Quando ela espera terminar a tarefa? Se a
resposta for, por exemplo: dois dias, solicite então que só informe o
encerramento da mesma em dois dias sem enviar e-mails intermediários. Com esta
atitude você evitará que 25 e-mails sejam escritos. Mark Eteiro envia
mensagens a torto e a direito mostrando como ele é maravilhoso, eficiente e
traz retornos excepcionais á empresa. No instante que você mostra a ele a
quantidade de e-mails enviados e os motivos; o comportamento está desmascarado.
Ele irá pensar sempre antes de enviar a mensagem de como ele é o melhor dos
melhores jogadores “de água fora da bacia” e evitará novas mensagens do gênero.
Os
e-mails escritos não só traduzem fatos racionais, mas as emoções, ansiedades
e stress envolvidos no dia a dia de cada pessoa. Em uma empresa sem um programa
de treinamento e regras de utilização de e-mail as perdas de tempo,
produtividade e principalmente de segurança permitem vazar até documentos
sigilosos.
Criar
e implantar um programa empresarial de uso dos meios eletrônicos como e-mail,
instant messaging, e telefonia via internet e obter resultados efetivos exigem a
forte cooperação da equipe de TI, RH e um programa participativo dos
colaboradores enviando sugestões para então criar as regras, treinar e
implantar. Sempre que o conhecimento é corretamente disseminado a equipe
torna-se consciente dos problemas e passa a evitá-los. Capitu Leiras, Mark
Eteiros e muitas outras ações erradas podem ser evitadas com treinamento e o
uso de um conjunto de regras aplicadas à caixa de entrada.
Lembre-se
1-Caixa
de Entrada não é depósito de e-mails e sim uma caixa de passagem e ação
2-Analise
os e-mails por remetente e descubra os comportamentos mascarados.
3-Comunique
o problema ao remetente e sugira uma solução.
4-Crie
um programa empresarial e ensine as regras de uso dos sistemas de mensagens
eletrônicas.
5-Criar
regras não é proibir, mas sim regular para que funcione de forma adequada.
MARCELO
THALENBERG
Consultor
Sênior
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