Melhorando A Produtividade Com Mais Organização
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Você
já precisou de um telefone importante e não se lembrou onde anotou? Já
demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu chefe a ponto
de te deixar impaciente? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante
no computador e não lembrou onde e como gravou? Já ficou irritado por não
conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente à sua mesa? Já
perdeu os arquivos no computador por não efetuar backup?
Pois
é, esses são alguns sintomas da desorganização.
Muitas
pessoas são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não
possuem papel em cima delas. Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética,
os horários das reuniões são religiosamente respeitados, sua pontualidade é
britânica e o mais impressionante, estão sempre serenas – pelo menos não
será a bagunça que vai tirá-las do sério.
Os
desorganizados acreditam que se nasce organizado, e se você não teve esse
privilégio, estará condenado a viver o resto da vida estressado pela falta de
organização. Realmente há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mas é
uma inverdade que o desorganizado não possa aprender a organizar-se. Quando se
fala em organização, devemos lembrar que não existem receitas infalíveis,
mas o desenvolvimento de um método adequado a cada um. A organização é um
conjunto de hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho
profissional.
A
falta de organização prejudica a produtividade, acumula trabalho, atrasa
tarefas e cria muita indecisão. Quando somos organizados, conseguimos fazer
tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Além do mais, o
trabalho torna-se mais tranqüilo e você escolhe o rumo que quer dar à sua
vida.
O
sucesso de um sistema de organização pessoal não deve se limitar à
"receita pronta", pois as pessoas são diferentes, possuem fatores
comportamentais que podem facilitar ou prejudicar a forma de trabalhar. Um método
eficaz para organização pessoal deve estimular as pessoas a partirem de si
mesmas, ao invés de seguirem um sistema padronizado. Há pessoas que lidam
muito bem com a padronização e outras definitivamente não se dão bem com
elas. Selecionamos algumas dicas muito simples e práticas para você acabar com
a desorganização e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia. Isto é, se for
o seu caso.
1-
Começando agora – arrumando a mesa e as gavetas
Algumas
pessoas têm medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo
a mesa e as gavetas de inutilidades. Se você não faz uma arrumação há muito
tempo, separe os seus documentos em três pilhas:
-
Ação
imediata :
documentos que precisam ser solucionados hoje
-
Ação
posterior :
papéis que devem ser resolvidos em uma semana
-
Nenhuma
ação :
arquivo ou lixo
Faça
uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo.
Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e
organizacionais.
2-
Organizando o local de trabalho
Administrar
de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo
livre da papelada, mas de fato, torná-lo prático e funcional. Livros, revistas
e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da
mesa tudo que não está utilizando.
3-
Arquivo e estantes
Adote
um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou
alfabeticamente. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma
pesquisa.
4-
Anotações
Evite
anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda
não possui um espaço para "registros diários", mantenha um bloco
com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones,
recados, idéias, etc.
5-
Fluxo
de Papéis
Se
você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento.
Mantenha uma "pilha" de entrada, outra para casos em andamento, outra
para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as
caixas pelo menos uma vez por semana.
6-
Correspondência
Determine
um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se
"qual a providência a ser tomada?". Se não há nenhuma, jogue no
lixo. Evite o duplo manuseio.
7-
Gerencie suas Tarefas
Faça
uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual
a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha
com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário
uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a
vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim
e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.
8-
Lixo
Não
tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e
a lixeira cheia.
9-
Planejando o seu dia
Dedique
pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no início da manhã para
planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma
disciplina diária que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.
10-
Não se afobe com a bagunça
Manter
a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais
estresse.
AGENDANDO
SUAS ATIVIDADES
A
agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades
diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a
que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não
ser excessivamente rígido com sua agenda, "sobrecarregando" seu dia.
Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas
informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas
interrupções.
Bem,
espero que as dicas possam ajudar você a gerar mais produtividade e menos
estresse.
Vamos
à ação?
CARLOS
LEGAL
Consultor
do MVC
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