• meus arquivos no computador estão organizados por pastas de assunto
• este ano entreguei meu imposto de renda antes do último dia do prazo da Receita
• tenho em casa cópia das chaves do carro, da casa e do escritório
• sei qual é o prazo de vencimento da minha carteira de habilitação
• já testei meu micro em casa e confirmo que estou preparado para o bug do milênio
• uso sempre minhas preferências (bookmarks) na Internet porque estão organizadas e isso me permite achar o que quero naquela imensa lista
• se precisar usar a lanterna de casa caso falte luz, as pilhas estarão carregadas
• tenho cópia em local separado dos arquivos mais importantes que uso no trabalho

Se sua resposta é não para três ou mais itens acima, você precisa pensar em melhorar sua organização pessoal. Não é que você vá se dar mal ainda hoje por não ser organizado: é que o volume de assuntos triviais ou não que azucrinam o nosso dia-a-dia só tende a crescer, e se a gente não se organizar um pouco mais vai acabar se dando muito mal em breve.

- Mas será que a coisa é tão séria assim, Fernando? Afinal, as perguntas aí de cima são simples demais para se concluir qualquer coisa mais profunda. E além de tudo você não me conhece bem e tampouco meu lugar de trabalho. Ninguém consegue ser organizado lá. Trabalhar com o Jorge Paulo e o Otelo é pra enlouquecer qualquer um…E afinal são eles que mandam e fazem as regras: nós só obedecemos…

Para seguir lendo este texto responda:

1. Concordo plenamente com a frase anterior
2. Concordo em parte com a frase anterior
3. Discordo um pouco, acho que algo pode ser feito
4. Discordo, muita coisa pode ser modificada

Se a sua resposta foi 1, 2 ou 3, pare e reflita um pouco antes de prosseguir, pois vamos falar apenas para quem acredita que 4 é a melhor resposta. É também a única que leva a mudanças e modificações capazes de fazer uma empresa, uma organização e as pessoas que nela trabalham construírem um ambiente eficaz e competitivo nos dias de hoje.

Organização começa com administração de tempo. Só que administrar o tempo todos sabem. Dizem que não há novidade sobre o assunto, e muitos o consideram um troço fora de moda e chato (ih, aquele papo de novo...). Mas porque continuamos a nos atrasar, faltamos a compromissos que já havíamos marcado, sempre entregamos trabalhos com o prazo furado, levamos horas procurando documentos perdidos nas gavetas e nos disquetes, temos que papear com o guarda para convencê-lo que estávamos justamente indo naquele momento renovar a carteira de habilitação (vencida há cinco meses…) e ficamos estressados com essa pressão permanente das pessoas e do tempo sobre nós?

Organizar-se ajuda a solucionar o cotidiano e libera tempo para resolver o que realmente importa. Não é mais possível ver gente capaz e talentosa perder oportunidades na vida profissional por conta de sua desorganização pessoal. Sim, isso requer um pouquinho de disciplina e vontade. E a cumplicidade dos que nos cercam pode, é claro, ajudar muito. Mas não é nenhum bicho-papão e não requer o talento de um Pavarotti.

O grande desafio é fazer com naturalidade coisas como anotar compromissos, observar prioridades, ter seus documentos impressos ou gravados arrumados e acessíveis, preparar-se com antecedência para reuniões, não poder viajar com urgência porque seu visto está vencido, pagar juros num cheque especial e ter dinheiro sobrando em outra conta e reservar tempo para pensar e planejar o futuro, ou seja, coisas que parecem não ter charme ou encanto. Portanto, coisas meio esquecidas por muitos que acham que têm mais o que fazer do que cuidar desse desafio do cotidiano que aporrinha.

Desafio do cotidiano? Que é isso, companheiro? O bom mesmo é o inesperado, a novidade, o imprevisto, o imediato, aquilo que está acontecendo agora na minha área e que é capaz de me estimular e excitar. Ou então bom é o refúgio seguro da rotina previsível já programada pelos outros, com chance mínima de erros, gerando tranqüilidade sem sobressaltos. É, e continuar a entregar os trabalhos já acertados depois do prazo...

Tá bom, mas o que pode ser feito para sobrar tempo para as novas oportunidades e desafios que devemos enfrentar? Como se organizar sem sentir que estamos carregando um fardo?

Pense no que está sugerido a seguir:

• Comece por aquilo que depende apenas de você. Não espere que os outros façam para que então você possa começar a fazer alguma coisa. Duas coisas que geralmente testam sua vontade de realmente aprimorar sua organização são sua mesa de trabalho e sua documentação pessoal e da família. Comece por estas duas e observe os resultados.

• Implante uma idéia a cada vez. Sim, são muitas idéias boas, e a vontade é fazer logo uma mudança radical. Mas quando foi mesmo que você viu mudanças radicais e repentinas nesse tipo de coisa surtirem efeito a longo prazo? Adote uma abordagem homeopática e não a abordagem cirúrgica, que pode provocar rejeição ou um pós-operatório decepcionante.

• Procure dividir suas idéias e propósitos com alguém que possa auxiliá-lo e evite pessoas que já têm outros problemas e que na verdade são um entrave. Nesse assunto é melhor gente de alto astral, e não derrotistas ou questionadores intolerantes.

• Proponha de vez em quando alguns desafios para você mesmo sobre como anda sua organização. Cuidado com o enfoque mecanicista, admita que muitas coisas não são regidas por regras, processos e padrões e sim pela intuição e pelo bom senso.

• Muitas vezes a organização, a disciplina e as regras empurram a gente para um lado, enquanto o coração e a emoção dizem o oposto. Pese as duas antes de decidir e não deixe que a visão exclusiva de uma delas exclua ou esconda o que a outra tem a dizer.

• Aprenda a divulgar as coisas que deram certo antes de falar dos insucessos. Não diga "deu quase tudo certo, mas ainda não consigo fazer com que ...", mas sim "está dando certo e ficará melhor quando eu conseguir fazer com que...".

• Acostume-se desde já a lidar com tentativas que não darão certo. Em vez de desestimularem-no, os fracassos simplesmente estão dizendo: ao tentar de novo, experimente um caminho diferente, uma maneira diferente, um outro jeito. A vida é assim mesmo. Não pense que ao se organizar melhor e conseguir administrar seu tempo estará livre de todo e qualquer problema, que existe uma panacéia infalível, um remédio para todos os males.

• Faça da sua agenda uma companheira de verdade. Confie a ela por escrito ou gravado uma porção de coisas que não precisam consumir esforço de fixação. Guarde sua memória para as coisas, os momentos e as experiências agradáveis, e não para pequenas informações, datas e compromissos que uma vez acontecidos desaparecem como vapor.

Tenha claro que cada vez mais teremos excesso de informações, solicitações, demandas e trabalho para fazer, e que as empresas não vão contratar mais gente para isso. Assim, pessoas mais organizadas e disciplinadas terão mais chances de fazer melhor seu trabalho e mais rápido nessas situações do que aquelas atoladas em sua desordem pessoal. As novidades e oportunidades para serem aproveitadas estão aí, coisas que poderão criar um diferencial competitivo para sua empresa ou sua carreira. Será que porque ninguém consegue ser organizado aqui você não fará parte do time que vai ter sucesso nessa hora?

FERNANDO HENRIQUE DA SILVEIRA NETO

CONSULTOR DO INSTITUTO MVC