Observação:

O texto a seguir é parte integrante do curso "Administração do Tempo: Tempo, Trabalho e Vida” ministrados in-company pelo consultor Dino Carlos Mocsányi. A primeira parte deste texto encontra-se na seção de artigos do portal.

CUIDADO PARA QUE OS MACAQUINHOS QUE "MANDAM PARA CIMA" E QUE "RECEBEMOS DE BAIXO" NÃO SE TRANSFORMEM EM GORILÕES!...

COMO LIVRAR-SE DOS "MACAQUINHOS”

Capítulo 2 de 2

O Gerente volta ao escritório, Segunda-Feira de manhã, em tempo para permitir que seus quatro subordinados se reúnam na ante-sala para vê-lo às voltas com os "macaquinhos" que lhe colocaram nas costas. Ele os chama à sua sala, um por vez. A finalidade de cada entrevista é a de pegar um "macaquinho", colocá-lo jeitosamente sobre a mesa entre eles e, em conjunto, imaginar de que modo à providência seguinte poderá ficar por conta do subordinado. Em certos casos, isso pode ser uma tremenda dureza. A próxima providência, por parte do subordinado, poderá ser definida de maneira tão vaga e indecifrável por este que o Gerente resolva - pelo menos por enquanto - deixar o macaco passar a noite nas costas do subordinado, fazendo com que este o traga de volta no dia seguinte, a uma determinada hora, para continuarem a discussão em conjunto, e só então seja tomada uma deliberação mais concreta por parte do subordinado. É bom que se diga que os macacos costumam dormir tão bem nas costas ou nos ombros dos subordinados quanto nas costas de seus superiores.

À medida que os subordinados vão deixando a sala, o Gerente é recompensado pela visão dos "macaquinhos" saindo de seu escritório, montados nas costas de cada subordinado. Durante as 24 horas seguintes, o subordinado não ficará esperando, mas sim o Gerente é que estará aguardando o subalterno. Mais tarde, como se fosse para lembrar-se de que não existe nenhuma lei que o proíba de dedicar-se a um exercício saudável e útil nesse meio tempo, o Gerente passa pelas salas de seus auxiliares, dá uma espiadinha pela porta e, jovialmente, pergunta: "Como vai a coisa, rapazes?" O tempo gasto com isso é "discricionário" para o Gerente e "imposto pelo supervisor" para o subordinado (parece que algumas coisas estão começando a entrar nos eixos...).Quando o subordinado (com o "macaco" às costas) e o Gerente se reúnem à hora aprazada do dia seguinte, o Gerente explica quais são os regulamentos, mais ou menos assim: "De maneira alguma, enquanto eu o estiver ajudando nesta ou em qualquer outra questão, o seu problema se tornará meu problema. No momento em que o seu problema se tornar meu, você não mais terá um problema em suas mãos. E eu não posso ajudar quem não tem problemas, certo?

Portanto, quando esta reunião se encerrar, o problema sairá desta sala exatamente da mesma forma como entrou - nos seus ombros. “Você poderá pedir a minha ajuda a qualquer momento e nós tomaremos uma decisão conjunta sobre qual será a próxima providência a ser tomada e qual dos dois a tomará”."Nos raros casos em que a providência seguinte couber a mim, você e eu estabeleceremos isso de comum acordo. Portanto, fica entendido que eu não tomarei nenhuma providência sozinho!"O Gerente segue esta mesma linha de pensamento com cada um de seus subordinados, até que lá pelas 11 horas da manhã percebe que não precisa mais manter a porta fechada. Seus "macaquinhos" desapareceram quase todos. Eles poderão voltar - mas somente com hora marcada. Sua agenda de compromissos vai cuidar disso, doravante.

TRANSFERINDO A INICIATIVA

O que estivemos tentando fazer com esta analogia do "macaquinho nas costas" é transferir a iniciativa do Gerente para seus subordinados e mantê-la aí. Procuramos ressaltar um truísmo tão evidente quanto sutil. Ou seja, antes que um Gerente possa criar o senso de iniciativa em seus subordinados, deverá assegurar-se de que eles têm iniciativa. Se ele a tirar deles, não mais a terão e então ele pode perfeitamente dar adeus ao seu "tempo discricionário". Voltará, todo ele, a ser "tempo imposto pelos subordinados". Também não é possível que ambos, Gerente e subordinado, tomem a mesma iniciativa ao mesmo tempo. O clássico início de conversa, "Chefe, temos um pequeno problema", dá a entender essa dualidade e apresenta, conforme já ressaltado anteriormente, que há um "macaquinho" empoleirado nas costas de cada um, o que é uma forma muito ruim de abordar qualquer assunto. Por isso, tomemos alguns minutos para examinar o que preferimos chamar de "Anatomia de Iniciativa Administrativa".

Existem quatro graus de iniciativa que um Administrador pode exercer em relação ao Superior e à Organização:

1. Espere até ser chamado (mínima iniciativa);

2. Pergunte o que deve fazer;

3. Recomende, depois tome a ação resultante;

4. Aja, mas informe normalmente (máxima iniciativa).

Evidentemente, o Administrador deve ser suficientemente profissional para não tomar as iniciativas 1 e 2, quer seja em relação aos Supervisores ou à Organização. Um Administrador que se vale da iniciativa 1 não pode controlar os prazos nem o tipo de aproveitamento do tempo imposto pelo Supervisor ou pela Organização. Por conseguinte, ele abre mão de todo e qualquer direito de reclamar daquilo que lhe é mandado fazer ou da hora em que deve fazê-lo. O Gerente que toma a iniciativa 2 pode controlar os prazos, porém não o aproveitamento do tempo. As iniciativas 3 e 4 deixam o Administrador com condições de controlar ambas as coisas, sendo que o maior controle é o nível 4. A função do Gerente, em relação às iniciativas tomadas por seus subordinados, é dupla: primeiro a de descartar o uso das iniciativas 1 e 2, forçando seus subordinados a aprenderem a dominar o "Trabalho em Equipe"; ou então para certificar-se de que para cada problema ou "macaco" que sai de sua sala existe um nível estipulado de iniciativa que lhe é atribuído, além de prazo e local pré-estabelecidos para a reunião posterior entre o Gerente e o subordinado. Isso deve ser devidamente anotado na agenda do Gerente.

COMO CUIDAR DOS "MACAQUINHOS”

A fim de melhor estabelecer nossa analogia entre a estória do "macaquinho nas costas" e os conhecidos processos de atribuir e controlar tarefas volte rapidamente à programação ou agenda de compromissos do Administrador, que estipula cinco regras estritas e objetivas regulamentando os "Cuidados e Alimentação de Macacos". Qualquer violação dessas regras custará tempo discricionário!

Regra 1

Os "macaquinhos" devem ser tratados ou mortos a tiros. Se não, eles morrem de fome e o Administrador perderá tempo valioso com as cerimônias fúnebres ou tentativas de ressuscitá-los.

Regra 2

A população de "macacos" deve ser mantida abaixo do limite que o Administrador tem condições de cuidar. Seus subordinados criarão tantos "macaquinhos" quantos ele tiver tempo de tratar, mas não mais. Não deve levar mais de cinco a quinze minutos para cuidar de um "macaquinho" já devidamente preparado.

Regra 3

Os "macaquinhos" só devem ser atendidos com hora marcada. O Administrador não deve, de jeito nenhum, ter de cuidar de macacos que estejam morrendo à míngua e alimentá-los na base do "Deus nos acuda".

Regra 4

Os "macaquinhos" devem ser tratados pessoalmente ou pelo telefone, mas nunca por escrito. (Se for escrito, a providência seguinte caberá ao superior - lembra-se?). A troca de correspondência, CC mail, E-mails, etc. podem ajudar no processo de alimentação, mas não substituem a comida.

Regra 5

Todo "macaco" deve ter uma hora marcada para a "próxima refeição" bem como um "grau de iniciativa" pré-estabelecido. Ambos devem ser revisados a qualquer momento, de comum acordo, mas não devem ser vagos ou indefinidos. Caso contrário, o "macaco" ou morre de inanição ou acaba outra vez nas costas do Administrador.

CONCLUINDO

O conselho "mantenha controle dos prazos e do tipo de ação que tomar" constitui um elemento válido para gerir o tempo administrativo. A primeira recomendação administrativa é para que o Administrador aumente seu tempo discricionário, eliminado o tempo imposto por seus subordinados. A segunda é para que utilize parte do tempo discricionário recém-criado para assegurar-se de que cada um de seus subordinados possui realmente a suficiente iniciativa, sem a qual não pode exercer uma atividade administrativa e, então, certificar-se de que tal iniciativa seja realmente tomada. A terceira é para que use outra parte de seu tempo discricionário, agora mais amplo, no sentido de controlar os prazos e as atribuições dentro das exigências feitas pelo seu supervisor ou pela Organização. O resultado de tudo isso é que o Administrador aumentará sua influência pessoal, o que, por sua vez, permitirá que aumente, sem limites teóricos, a importância de cada minuto do tempo que despender organizando seu tempo de administração.

HBR
The Harvard Business Review offers readers original research and firsthand perspectives from leading business thinkers around the world. A journal of management written by the best business educators and practicing managers,HBR is renowned for its articles on topics of national and international significance. Focused on the issues confronting top managers in today s complex environment, Harvard Business Review applies the best research and practice to the strategic challenges and operating problems of the day.