Teste: Você administra bem seu trabalho e seu tempo? 

L.A COSTACURTA JUNQUEIRA
VICE-PRESIDENTE DO INSTITUTO MVC

O equacionamento do problema Gestão do Trabalho e do Tempo implica a observação de três etapas:
A) Diagnose da forma de planejar o trabalho e utilizar o tempo (quanto tempo é dispendido em cada atividade e quais são as principais fontes de desperdicio).

B) Soluções dos problemas diagnosticados como fontes de desperdício do tempo e planejamento do trabalho.

C) Aplicação do tempo ganho em atividades produtivas do ponto de vista individual, gerencial e organizacional.

Não considere aquilo que "deveria" acontecer, e sim o que realmente é.

1- Você sabe, de forma quantificada e precisa, quantas interrupções sofre ao longo de um dia da trabalho?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

2- No final do dia você analisa seu tempo comparando o que foi previsto e o que foi realmente realizado?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

3- Ao programar seu dia de trabalho você primeiro pensa nos objetivos e respectivas prioridades e somente após prioritarizados os objetivos, pensa em quais atividades deve desenvolver para atingir cada um deles?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

4- Você procure dedicar a cada objetivo/atividade períodos de tempo diretamente proporcionais à importância (do ponto de vista de resultados) de cada objetivo/atividade?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

5- Você registra e/ou sabe quanto tempo gasta diariamente com entrevistas, reuniões, documentação, telefonemas. internet etc.?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

6- Você consegue ocupar a maior parte do tempo de seu dia de trabalho com as tarefas importantes, que trazem mais resultados e são programadas por você mesmo, deixando em segundo plano as tarefas que, embora urgentes, sofrem pressão imediata para sua execução, porém por parte de terceiros?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

7- Sempre que necessário você sabe dizer "não" sem causar maiores conflitos e problemas em suas relações com as outras pessoas?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

8- Ao analisar suas fontes de felicidade, em todos os aspectos de sua vida (esposa, filhos, trabalho, lazer etc.), você descobre que o trabalho não é sua principal razão de viver? 

Raramente          Às vezes          Frequentemente

9- Você acredita que as principais soluções dos seus problemas de planejamento de trabalho e gestão do tempo dependem basicamente de você e não de ações externas (seu chefe, subordinados etc.)?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

10- Você está consciente de que para implantar quaisquer soluções em Administração do Tempo o ideal é fazê-lo solução por solução, da mais importante para a menos importante, evitando a implantação de 3 ou 4 soluções simultâneas?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

11- Seus subordinados trazem a você problemas acompanhados das respectivas soluções?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

12- Ao tratar de 3 ou 4 problemas com uma mesma pessoa, você inicia a entrevista pela discussão do problema mais importante?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

13- Ao marcar uma entrevista/reunião você define para a outra parte o momento do "início" e o momento do "término" da respectiva atividade?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

14- Você utiliza a agenda semanal (5/6 dias na mesma página) e não a agenda diária (1 dia na mesma página) para programação do seu tempo?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

15- Você programa atividades rotineiras para o período do dia em que está mais cansado, reservando para os períodos de descanso/tranqüilidade as atividades não rotineiras?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

16- Ao longo do seu dia da trabalho você se preocupa em identificar e executar os 20% de ações responsáveis por 80% dos resultados obtidos (Princípio de Pareto), pois está provado que muitas vezes tarefas com igual duração trazem resultados completamente diferentes?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

17- O critério que você usa ao distribuir seu tempo entre seus subordinados, é o de atribuir mais tempo ao subordinado que executa a atividade mais importante e/ou precisa de mais treinamento, evitando critérios tais como amizade, gosto pelo tipo de atividade etc.?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

18- Durante sua ausência, sua secretaria (ou pessoa com função similar) é capaz de resolver/encaminhar pelo menos 30% dos assuntos/problemas propostos?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

19- Você costuma definir previamente com sua secretária (ou similar) ações preventivas em relação a determinados problemas? Ex.: "Se tal problema acontecer e eu não estiver aqui você faça..."

Raramente          Às vezes          Frequentemente

20- Ao solicitar ligações telefônicas você determina uma ordem da prioridade e fornece opções, caso a pessoa chamada não esteja ou não possa atender?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

21- Ao convocar uma reunião, você procura definir previamente os objetivos, temário, duração, pessoas participantes, documentos necessários, local etc.?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

22- Quando você entra de férias, o seu trabalho não sofre solução de continuidade em 90% dos casos?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

23- Ao delegar qualquer atividade você procura definir como pretende controlar o desenvolvimento do trabalho do seu subordinado?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

24- Você normalmente procura manusear cada documento uma única vez, buscando imediatamente dar-lhe uma solução/seguimento?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

25- Ao receber qualquer documento que não lhe interessa você o devolve ao interessado sugerindo outra destinação, em vez de rasgá?lo ou de você mesmo encaminhá-lo a outra pessoa?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

26- Você costuma executar tarefas importantes independentemente de serem ou não do seu agrado?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

27- Você procura elaborar uma lista de tarefas inovadoras, não rotineiras, para executar dentro de uma prioridade, ao longo de seu dia de trabalho?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

28- Você procura reservar pelo menos 15% do seu dia de trabalho para atividades não rotineiras, inovadoras, que exijam maior concentração?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

29- Você procura concentrar ligações telefônicas transmitidas ou recebidas em dois ou três períodos ao longo do dia?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

30- Você procura concentrar o trato de documentos em um ou dois períodos diários?

Raramente          Às vezes          Frequentemente

 
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