Teste: Você conduz bem suas reuniões? 

Esta avaliação foi elaborada pela Revista Pequenas Empresas Grandes Negócios.

O texto a seguir, com um teste prático e direto vai ajudá-lo a conduzir reuniões que realmente funcionem.
Com objetivos e processos claros, você transforma suas reuniões em momentos produtivos e agradáveis.
Reuniões são perda de tempo! Reuniões não servem para nada! É muito blá-blá-blá e pouca decisão! Saí da reunião e não entendi nada! Reuniões são muito longas! Nunca começam na hora! Tem gente demais! Muita conversa paralela! Já estava tudo decidido...
Muitas interrupções! Por que estou nesta reunião?
Isso lhe soa familiar? Você já ouviu isso, ou já falou isso, com certeza!
As reuniões são o mais importante fórum para a tomada de decisões, para informar pessoas ou coletar opiniões. Elas são o local para o exercício do gerenciamento participativo, dentro dos novos paradigmas holísticos, que tanto enfatizam o trabalho em equipe. Mas as reuniões, sem uma tecnologia adequada para sua execução, se tornam um flagelo na vida das pessoas e das empresas.

A seguir estão itens para ajudá-lo a transformar as reuniões em momentos produtivos, descontraídos e decisivos.

ITENS

1- As reuniões que conduzo tem objetivos claros

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

2- As pessoas que vem para as reuniões que eu lidero conhecem bem estes objetivos e tem o tempo de se preparar

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

3- Na abertura da reunião eu coloco o grupo à vontade, com algum "quebra gelo"

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

4- Logo no início da reunião eu deixo bem claro se a reunião é informativa, de coleta de opiniões ou de tomada de decisões

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

5- Na apresentação do assunto os fatos são apresentados com objetividade, se possível com ilustrações e recursos de apoio como impressos ou datashow

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

6- Quando assuntos adicionais são trazidos e a reunião foge de seu objetivo, eu trago a discussão de novo ao seu foco

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

7- Nos momentos de troca de idéias eu encorajo a participação de todos, de forma amistosa, distribuindo a atenção

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

8- Ao final da reunião nós sempre chegamos a uma conclusão e combinamos as providências, datas e responsáveis

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

9- As reuniões que lidero iniciam e terminam nos horários combinados

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

10- Antes do início da reunião eu me preparo estruturando o roteiro da reunião: objetivos, tópicos a serem abordados, tempo para item e eventual intervalo

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

11- No convite aos participantes tenho especial cuidado com o tamanho do grupo e diferenças de conhecimento e de hierarquia

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

12- Principalmente nas reuniões de tomada de decisão eu envio aos participantes com antecedência dados e informações relacionados ao objetivo

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

13- Eu informo com boa antecedência o dia, local e hora de início e término da reunião

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

14- Tenho um especial cuidados prévios com a instalação e teste de equipamentos necessários, com o material da reunião e com a preparação do local (cadeiras/ iluminação/ ventilação/ etc.)

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

15- Tenho cuidado em adquirir um conhecimento completo dos assuntos a serem discutidos na reunião

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

16- Estudo e conheço previamente as características do pessoal que vai participar da reunião

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

17- Procuro predeterminar o modo de manter o máximo interesse e entusiasmo por parte do grupo

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

18- Busco antecipar as situações e as dificuldades que possam surgir

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

19- Na condução da reunião procuro ouvir mais que falar e uso o humor de forma adequada

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

20- Uso trajes adequados ao perfil do grupo

Quase Sempre          Às vezes          Quase Nunca

 
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