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3 passos fundamentais para você organizar suas tarefas

Atender clientes, responder emails ou entregar os relatórios no prazo soam familiar para você? Muito provavelmente sim, portanto esse artigo tem como objetivo dar dicas fundamentais para você organizar suas tarefas.

Embora cada empresa tenha sua cultura particular uma coisa é bem semelhante, o hábito das tarefas imediatistas. Segundo Sigmar Malvezzi, Professor da Fundação Dom Cabral, “a cultura da pressa está instituída nas empresas e deve durar muitos anos”.

A revista Você S/A publicou na edição 194 de 2014 o artigo É muito importante?, onde exibiu a pesquisa feita pela empresa de recrutamento de São Paulo, Robert Half, que aponta as coisas que mais favorecem essa cultura imediatista.

Nova call to action

Pedidos de última hora do chefe (58%)
Excesso de emails (49%)
Reuniões inesperadas (45%)
Ligações de clientes (30%)
Novos projetos (16%)
Situação Atual das Empresas

Atualmente as empresas estão enxugando o quadro de colaboradores e determinando menos tempo para entrega do produto/serviço; os clientes são mais exigentes devido a grande concorrência (maior oferta) do mercado e também por ter mais acesso a informações, que proporciona o conhecimento; além disso exige-se que cada colaborador seja multitarefa. Como lidar com isso? Como cumprir os prazos? Como se organizar?

tarefas#1 Passo – Separar as tarefas Urgentes, Importantes e Emergenciais

É muito comum que se confunda tarefas urgentes com tarefas importantes, porém são coisas diferentes. Uma tarefa importante pode não ser urgente e vice-versa. O primeiro passo é listar e classificar as tarefas a serem executadas.

Importantes: São aquelas que são vitais para seu objetivo e representam a qualidade do seu produto/serviço, como por exemplo a compra de ingredientes para um chefe de cozinha.

Urgentes: São tarefas que tem como características o aparecimento de última hora como um pedido inesperado de um cliente ou do chefe, mas nem sempre são tarefas para marcá-las como importantes. Essas tarefas urgentes são de curto prazo, ou seja, geralmente podem ser executadas em até duas horas.

Emergenciais: Aqui mora o perigo! Uma tarefa emergencial é aquela que era importante e por não ter sido feita se tornou importante e urgente e também não foi feita. Agora precisa ser executada imediatamente e isso indica que você falhou em algum momento ou está seriamente desorganizado.

Uma boa dica para ajudar a classificar é pensar no seu propósito, para questões pessoais, ou no objetivo da empresa no caso de questões de trabalho.

#2 Passo – Determinar prazos e prioridades

Depois de listar e classificar suas tarefas é hora de determinar os prazos. Comece eliminando as tarefas emergenciais pois possivelmente tomarão pouco tempo, mas cuidado, ter tarefas emergenciais não pode ser rotina. Após eliminar essas dê prioridade as tarefas importantes, pois como dito acima são fundamentais para seu objetivo ou propósito da empresa. Paralelo a execução das tarefas importantes comece a eliminar as tarefas urgentes, pois serão facilmente resolvida em até duas horas.

#3 Passo – Planejar

Um hábito comum de quem não consegue dar conta da rotina é querer fazer todas as coisas ao mesmo tempo, mas isso não é possível. A grande sacada está na classificação e eliminação das atividades. Conheça suas prioridades!

Para isso é preciso planejamento, ou seja, planeje seus horários, seu dia, semana e mês. O uso de uma agenda pode ajudar bastante e também saber delegar. Se conseguir se planejar diminuirá significativamente o aparecimento de tarefas urgentes e emergenciais.

A pressa é inimiga da perfeição?

Essa cultura imediatista tem dois lados, um bom e outro nem tão bom assim. Esse lado que não é tão bom assim é simplesmente pelo fato de que trabalhar sob pressão, ou seja, apresentar resultados em curto prazo, aumenta seu estresse e portanto reflete em outras áreas da sua vida.

O lado bom é que você é obrigado a se qualificar para ser um multitarefa, exercitar constantemente a capacidade de decisão e organização, mas principalmente entender como as coisas acontecem, ou seja, por qual motivo uma determinada coisa foi feita e em determinado tempo. No final saberá encontrar o meio termo para não deixar as coisas em caráter emergencial e ao apresentar bons resultados em curto espaço de tempo você está sendo notado na sua empresa e também no mercado de trabalho.

Como diz a frase de Peter Drucker, “A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo“.

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