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A Arte De Dar Um Bom Feedback E Um Follow-up

A palavra feedback vem do inglês e significa realimentar.
Nas relações humanas, o feedback refere-se ao retorno que damos a uma pessoa quanto a algo que ela tem feito.

A verdadeira arte de dar o feedback consiste em fazê-lo de tal forma que a pessoa:

• Não o receba como uma crítica
• Não fique na defensiva
• Não se sinta humilhada ou envergonhada

Nova call to action

Se o feedback for corretamente aplicado, o efeito será o oposto.

 Você estará estimulando a pessoa a…..
 Perceber e aceitar coisas que ela não estava percebendo,
 Sentir-se encorajada a encontrar soluções e a melhorar sua performance,
 Assumir a responsabilidade por suas ações e adotar uma postura proativa,
 Ressignificar experiências, ou seja…
Rever, repensar e reestruturar sua interpretação dos fatos, dando-lhes um novo significado capaz de apontar caminhos mais produtivos e enriquecedores.

Um bom feedback é bom para:

 Acelerar o aprendizado,
 Aumentar a performance e resultados,
 Elevar a motivação, produtividade e responsabilidade.

O que funciona e o que não funciona

Para poder usar o feedback como uma ferramenta transformadora é necessário prestar atenção no que fazer e no que não fazer na hora de usá-lo.

Funciona

Encorajar…
Focar no aprendizado, criar confiança e cooperação.

Visar…
A solução dos problemas e o aprimoramento de habilidades.

Aumentar…
A autoconfiança de quem está recebendo o feedback.

Esclarecer…
Os pontos da situação atual que merecem atenção e incentivos a busca de melhorias.

Deixar…
A pessoa se sentindo compreendida e inspirada a agir.

Não funciona

Desmotivar…

Enfatizar a culpa, criar situações de confronto e insegurança.

Ressaltar…
Apenas os pontos fracos e ignorar os pontos fortes de quem está recebendo o feedback.

Minar…
A autoconfiança e a motivação da pessoa.

Reclamar…
Mais do esclarecer, deixando a pessoa humilhada e sem entender exatamente o problema.

Deixar…
O outro sentindo-se sem saída e duvidando de sua própria capacidade.

O feedback transformador é aquele que amplia o entendimento da pessoa em relação aos seguintes aspectos:

O que está acontecendo

Por que isso está acontecendo

Como as coisas podem ser feitas de uma maneira melhor

Vamos conhecer agora as técnicas para aplicar dois tipos de feedback.

Feedback Sanduiche

É usado quando alguém apresenta um bom desempenho, mas com pontos a serem melhorados.
Esse feedback segue três etapas:

 Você começa destacando algo positivo para mostrar que você reconhece o que a pessoa fez de bom.
 Depois, indica os pontos a serem melhorados de modo especifico e objetivo.
 E finaliza com palavras de encorajamento para reforçar a motivação.

Importante:

Nunca utilizar as expressões “MAS”, “PORÉM” ou “SÓ QUE”…depois de destacar os pontos positivos de alguém. Jamais diga algo como: “GOSTEI DO SEU TRABALHO, MAS TEM UM PROBLEMA”….

Sabe por quê?

Expressões como essas simplesmente anulam o que você disse antes.
Pense numa ocasião em que alguém lhe disse um “SIM, MAS…” e lembre-se de como você se sentiu.
Essas expressões causam a sensação de que o que foi dito antes não era sincero.
Era apenas uma forma de introduzir uma crítica.
Acontece que o feedback é sincero, do contrário, jamais funcionará.
E é muito importante que a outra pessoa sinta isso, só assim o feedback será bem recebido.

Feedback Corretivo

O feedback corretivo é usado com pessoas que estão apresentando baixa performance.

Veja como:

1 – Fato
Seja sucinto e descreva o problema de forma clara e objetiva.
Não seja evasivo dizendo algo como “Você sempre chega atrasado”, pois isso dá margem e argumentações desnecessárias.

2 – Reação
Deixe claro o que você sente em relação ao problema.
Certifique-se de que o funcionário entende seu ponto de vista.

3 – Impacto
Faça o funcionário perceber o real impacto que o problema traz à empresa.
Isso fará com que ele dê a devida importância à questão.

4 – Solução
Dê espaço para que a pessoa encontre a solução.
Essa é uma forma de estimular e incentivar a responsabilidade e o aprendizado.

Dicas!

Ao dar o feedback certifique-se de ele seja…

Descritivo (não julga nem avalia)
Descreva o comportamento ou acontecimento exatamente como ocorreu, sem fazer juízo de valores…
Evite palavras negativas, como ruim, mal, decepcionante, lamentável, péssimo e etc…

Especifico (e não genérico)
Seja direto com o seu funcionário, dizendo-lhe que o comportamento ou aspecto deve ser melhorado ou aprimorado.

Focar na necessidade do receptor (e não do emissor)
Encare o feedback como uma oportunidade que você está dando ao profissional para que ele se desenvolva.
Não o use como forma de expressar sua raiva ou frustração.

Voltado para o comportamento (e não para a identidade)
Lembre-se que o feedback visa mudanças no comportamento da pessoa, e não na pessoa em si.
Por isso, o foco do feedback não pode ser a identidade do individuo.

Validado (checado)
No final, confirme com o funcionário se ele entendeu tudo o que foi falado e firme um compromisso de mudança e melhoria.

Dicas!

Para começar, lembre-se de que o feedback deve ser dado em particular, nunca na frente dos outras pessoas. Antes da reunião de feedback, anote o que você vai dizer. Se quiser, pratique com alguém e peça que a pessoa de argumentos. Assim você fortalece sua retorica.
Aplique o feedback corretivo logo depois que o problema foi detectado.
Se passar muito tempo, a pessoa nem vai se lembrar direito do que aconteceu.
Não abra espaço para desculpas ou justificativas.
Ninguém aprende nada com desculpas e nem muito menos encontra solução.
Apenas mantenha o foco nos fatos e nas soluções.
Acredite, se agir assim, as pessoas acabaram se acostumando a serem mais diretas e produtivas quando falarem com você.

Follow-Up

Follow-up pode ser traduzido como acompanhamento.
Trata-se de uma ferramenta importante não apenas para monitorar os resultados do feedback, mais também para acompanhar o andamento de qualquer tarefa ou processo.

Saiba agora como fazer um Follow-Up eficiente

1- Agende a reunião do follow-up no final do encontro de feedback.
Assim, o funcionário saberá que você esta comprometido com o seu desenvolvimento e que espera melhorar em curto prazo.
2- Faça o follow-up por meio de perguntas.
Elas ajudarão a pessoa a refletir e aprimorar processos e procedimentos.
3- Use a primeira parte do encontro para tratar do que foi abordado no feedback.
Pergunte…
Para verificação de tarefas:
– Qual é o status de sua tarefa?
Para gerar aprendizado e conclusões:
– O que você concluiu ou aprendeu desde o ultimo encontro?
Para conferir a evolução e os resultados:
– Qual foi sua evolução nos objetivos definidos em nossa conversa?
4- Depois, comece a tratar dos planos futuros, estimule a proatividade e o comprometimento.
Perguntando:
– O que você pode fazer para caminhar em direção aos resultados desejados?
– Posso contar com você para atingirmos nossas metas?
5- Se durante o follow-up você notar que as coisas não estão evoluindo conforme o esperado, volte a aplicar as técnicas de feedback.

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