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Comunicação no ambiente de trabalho: Conheça sua importância, seus tipos, ações e dicas

Explore a importância da comunicação no local de trabalho neste artigo. Abordamos como uma comunicação clara e eficiente pode conectar equipes.

A comunicação no ambiente de trabalho é a espinha dorsal de qualquer organização bem-sucedida. Ela serve como um canal vital para a troca de informações, facilita a colaboração efetiva entre as equipes e ajuda a fortalecer as relações dentro da empresa. 

Neste artigo, vamos explorar as várias formas de comunicação que permeiam o dia a dia corporativo e como elas impactam tanto as operações diárias quanto a cultura organizacional em larga escala. 

Discutiremos a importância da escolha do método de comunicação adequado para diferentes situações e como a combinação de comunicação escrita, verbal, não verbal e digital pode ser otimizada para criar um ambiente de trabalho coeso e produtivo. 

Com um foco especial na comunicação eficaz, revelaremos como as organizações podem romper barreiras, impulsionar a inovação e manter uma força de trabalho engajada e informada.

Qual a importância da comunicação no ambiente de trabalho?

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Sem dúvidas, a comunicação no ambiente de trabalho é de extrema importância. 

Se trata de uma das principais competências necessárias a todo o ser humano, principalmente no mundo em que se vive, numa época de constantes mudanças. É uma competência fundamental para o profissional que quer obter sucesso no mercado de trabalho.

Ademais, as novas tendências de mercado, e os avanços tecnológicos aumentaram a importância do domínio da comunicação no ambiente de trabalho. Hoje o mercado está cada vez mais exigente. Assim, o profissional precisa sempre aprimorar a boa comunicação, fazendo cursos específicos, como: falar em Público, cursos de língua portuguesa e etc.

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Mas como implementar uma comunicação no ambiente de trabalho? Comunicar bem é também ver, ouvir e sentir, uma vez que a mensagem transmitida pode informar, ensinar, educar, motivar ou desmotivar e etc.

O relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho

No ambiente de trabalho, um bom relacionamento interpessoal, uma boa comunicação são essenciais em diversos momentos:

  • Na hora de enviar comunicados por e-mail;
  • Transmitir de forma oral;
  • Repassar tarefas que os colaboradores devem desenvolver;
  • Dar treinamentos específicos na área.

Sendo de suma importância que os profissionais estejam atentos para que transmitam as mensagens de forma clara, objetiva e simples, pois utilizar palavras que ninguém conhece demonstra superioridade. 

Além disso, é preciso tomar cuidado com a escrita, deve-se sempre ser cordial e evitar ambigüidade de sentidos.

A consequência de uma falha na comunicação pode acarretar conflitos e desentendimentos no ambiente de trabalho, trazer abalos à equipe, impactando no desempenho e na produtividade dos profissionais, além de interferir diretamente no negócio da empresa, resultados e por fim no próprio lucro dela.

Por fim, a área de Recursos Humanos exerce um papel importante nas empresas, pois possuem ferramentas para estimular esses profissionais, por meio de feedbacks para que possam desenvolver e aprimorar habilidade de se comunicar bem. Muitas vezes não há comunicação entre o próprio gestor e seu subordinado.

Como deve ser a comunicação dentro do ambiente de trabalho?

Quatro profissionais em trajes formais segurando engrenagens de madeira que se encaixam, demonstrando a importância da comunicação no ambiente de trabalho.

A comunicação eficaz no ambiente de trabalho deve ser clara, objetiva e bem direcionada. Além disso, política de comunicação organizacional deve ser iniciada pela gestão, pois reflete a cultura e os objetivos da organização. 

Assim, a comunicação é essencial no desenvolvimento organizacional, cabendo à gestão promover práticas comunicativas eficazes interna e externamente.

A comunicação interna

A comunicação interna pode ser compreendida como uma ferramenta formada por múltiplas atividades na qual a organização propõe, com a finalidade de promover a interação entre empresa e colaboradores, possibilitando a propagação de forma segura e fidedigna das informações.

Ainda, a comunicação interna é uma construção de diálogo utilizado entre colaboradores e empresa, possibilitando que ambas as partes se conheçam e troquem informações. Nesse viés, empresa e colaboradores se mantém atualizados nos mais diversos contextos.

Tem seu início dentro da organização e se mantém no seu interior, com a finalidade de fazer circular/ repassar as informações em busca de orientação, compreensão e possibilidades de melhorias.

Assim, a comunicação interna pode ser definida como todo tipo de acontecimento dentro da organização, na qual pode ser benéfica ou não benéfica nas interações (relacionamento) entre gestão e colaboradores.

Ela tem como um dos seus objetivos fazer com que ocorra modificações nos comportamentos. 

A comunicação é extremamente importante, uma vez que, ele proporciona aos colaboradores conhecimento dos seus comportamentos e, a partir dessa consciência se torna possível a promoção da modificação, acarretando benefícios para as duas partes, empresa e colaborador.

A comunicação interna utilizada pela organização/ gestão se torna importante para a construção da comunicação externa e do reconhecimento social. É por meio da comunicação que a organização mantém como seus colaboradores, que eles vão citá-la no ambiente externo.

Portanto, a comunicação interna possibilita ao público de modo geral (colaboradores e clientes) o conhecimento da cultura organizacional e o funcionamento das equipes e da gestão, promovendo o desenvolvimento, a qualidade de vida e de serviços.

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A  comunicação externa

A comunicação externa é definida por Ribeiro (2008), como um modelo na qual a organização utiliza para se comunicar com o público externo, podendo ser seus clientes, fornecedores, concorrentes e toda a sociedade.

Tem por finalidade assegurar e crescer a visibilidade da organização, além de reforçar a transmissão de confiança e responsabilidade para com seus clientes.

Percebe-se que deferente da comunicação interna, a comunicação externa é mais voltada para um público-alvo. Tendo como objetivo a divulgação de sua marca, produtos e serviços, possibilitando sua força na competitividade, mantendo-se crescente no mercado.

Quais são as formas de comunicação do trabalho?

Quatro colegas com mãos empilhadas como gesto de união e colaboração, representando uma das formas de comunicação no ambiente de trabalho

Na era digital de hoje, as formas de comunicação no ambiente de trabalho são diversas e adaptáveis às necessidades e estruturas das organizações. 

A comunicação eficaz no local de trabalho é essencial para operações diárias suaves, colaboração eficiente e manutenção de um ambiente de trabalho positivo. 

Aqui estão as principais formas de comunicação utilizadas nas empresas modernas:

  • Comunicação Escrita: Inclui e-mails, relatórios, newsletters internas e documentos compartilhados. A escrita é uma ferramenta poderosa para comunicar informações complexas que requerem registros ou análises detalhadas.
  • Comunicação Verbal: Conversas face a face, chamadas telefônicas e videoconferências são exemplos de comunicação verbal no trabalho. Elas permitem interações imediatas e feedback, essenciais para a resolução de problemas rápidos e construção de relacionamentos.
  • Comunicação Não Verbal: A linguagem corporal, expressões faciais e o contato visual são formas não verbais que podem influenciar a maneira como as mensagens são recebidas e interpretadas.
  • Comunicação Visual: Gráficos, diagramas, vídeos e apresentações ajudam a ilustrar e comunicar ideias que podem ser complexas ou abstratas quando transmitidas apenas verbalmente ou por escrito.
  • Comunicação Digital: Plataformas de mídia social, aplicativos de mensagens instantâneas e ferramentas colaborativas online como Slack e Trello estão revolucionando a maneira como as equipes interagem e colaboram em projetos.
  • Reuniões Formais e Informais: Estas podem ser realizadas presencialmente ou virtualmente e variam de reuniões de equipe regulares a encontros casuais, que também são uma forma vital de comunicação no ambiente de trabalho.

A escolha da forma de comunicação mais adequada pode depender de vários fatores, como a urgência da mensagem, a natureza do conteúdo e a distância entre os comunicadores. 

Cada método tem seus próprios benefícios e contextos ideais de uso, e muitas vezes, uma combinação dessas formas é usada para alcançar a eficácia máxima na comunicação no ambiente de trabalho.

As empresas que otimizam suas estratégias de comunicação tendem a desfrutar de uma maior eficiência operacional, melhor moral dos funcionários e maior satisfação do cliente. 

Portanto, é essencial para as organizações modernas compreender e implementar efetivamente uma variedade de métodos de comunicação para atender às suas necessidades organizacionais e promover um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo.

Qual é o principal objetivo da comunicação?

Um profissional falando ao telefone no escritório, atingindo os objetivos da comunicação no ambiente de trabalho.

A comunicação é o fio condutor que não apenas conecta, mas também fortalece as relações dentro de uma organização. Ela transcende as conversas do dia a dia, evoluindo para uma comunicação organizacional estratégica que desempenha um papel crucial na construção da cultura.

A comunicação organizacional pode se manifestar através de diversos meios – seja falada, escrita ou gestual. O propósito fundamental é promover uma interação harmoniosa entre indivíduos e o ambiente organizacional, integrando o funcionário ao ethos da empresa.

Dentro do contexto de trabalho, a comunicação é vital para familiarizar os colaboradores com as políticas e a cultura da empresa, enquanto simultaneamente conscientiza o público externo sobre a organização, incentivando a interação e o engajamento. 

A comunicação eficaz avalia a organização em suas atividades e relacionamentos mais simples e complexos, influenciando desde a administração até as decisões operacionais e grupais.

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3 formas de construir uma uma boa comunicação no ambiente de trabalho

Três profissionais em uma conversa desagradável, exemplificando o assédio moral na comunicação no ambiente de trabalho

Todas as empresas contam com trabalhadores de diferentes culturas, histórias e classes sociais. Durante a vida adulta, gasta-se um bom tempo no trabalho. O ambiente profissional afeta diretamente a produção, motiva e influencia os colaboradores. 

De acordo com a Organização Mundial da Saúde (OMS), um ecossistema negativo pode levar a problemas mentais e físicos dos profissionais. É por isso que é essencial um meio de trabalho agradável, onde todos cooperam — diretores e funcionários de diferentes escalões.

Uma boa dica para garantir uma boa comunicação no ambiente de trabalho e um clima harmônico é realizar uma pesquisa com seus funcionários sobre imparcialidade, orgulho, credibilidade, entre outros fatores. 

Se 72% afirmarem que têm um excelente ambiente de trabalho, de acordo com a metodologia da pesquisa, a empresa recebe o certificado. O trabalho ideal não é o mesmo para cada um. Há os que preferem trabalhar no escritório, outros em home-office, os que prezam por horários flexíveis e os que gostam de horários fixos. Independentemente das preferências pessoais, certos valores são universais, como demonstra a consultoria Great Place to Work.

Aqui estão os 3 tópicos que merecem a atenção de todos os profissionais — independente do cargo que ocupa, associando a boa comunicação no trabalho e liderança:

Imparcialidade

Todas as empresas contam com trabalhadores de diferentes culturas, histórias e classes sociais. Além disso, há hierarquia de cargos que diferenciam um profissional de outro. Independentemente do cargo, idade ou trajetória, é fundamental que todos sejam bem tratados. 

Vale lembrar que cada pessoa, independente da função, merece respeito e reconhecimento. Afinal, todos fazem parte da equipe e contribuem para o crescimento do negócio.

Orgulho

Satisfação profissional é fundamental para que uma pessoa se sinta motivada e realizada no trabalho. As pessoas gostam de saber que estão contribuindo para algo que seja valioso e faça a diferença no mundo.

O orgulho vem da percepção de que você participa do progresso, demonstra atenção aos detalhes e contribui para a melhoria da empresa.

Credibilidade

Transparência e confiabilidade são características essenciais na condução dos negócios. Credibilidade é o poder de inspirar uma crença. Implica compromisso com a verdade, justiça e objetividade. É necessário que os líderes sejam honestos e éticos na condução do trabalho. Isso ajuda a inspirar outros setores e cargos na empresa a agirem da mesma forma. 

Construir credibilidade é importante em todos os aspectos da carreira e é imprescindível para qualquer um, ela ajuda o profissional a se posicionar e é crucial em uma negociação de aumento de salário.

Assédio moral no ambiente de trabalho: como lidar

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O assédio moral se caracteriza pela exposição de trabalhadores a situações humilhantes e constrangedoras no ambiente de trabalho. Diante desse cenário, você sabe identificar o assédio moral no ambiente de trabalho?

A conduta do assédio pode se dar de forma direta por meio de gestos, palavras, atos ou escritos, por exemplo:

  • gritos;
  • insultos;
  • acusações.

Ou por meio de atos indiretos, tais como a propagação de boatos, a exclusão ou o isolamento da vítima no ambiente de trabalho, etc.

O assediador é caracterizado pela intenção de desestabilizar emocional e profissionalmente o indivíduo (assediado), podendo ser motivado por inveja, autoritarismo ou por simples intenção.

Identificando o assédio no trabalho

Três profissionais conversando em um escritório iluminado, representando a importância da comunicação no ambiente de trabalho.

A vítima (o assediado) pode sofrer danos a sua dignidade e, até mesmo, a sua integridade física e psíquica com a degradação do ambiente de trabalho, levando-a, muitas vezes, a um pedido de desligamento de suas funções. Quem é assediado, portanto, tem violado seus direitos constitucionais, como a honra, a imagem e a dignidade.

O assédio moral pode ocorrer de maneira individual entre pessoas (interpessoal) ou institucional. Nesse último caso, o assédio moral é atribuído ao empregador, pessoa jurídica, na medida em que ele incentiva ou tolera atos de assédio.

Dessa forma, é importante que o empregador tenha muita cautela ao lidar com essas situações, mostrando-se sempre atuante e intolerante com esse tipo de conduta, sob pena de ser caracterizado o assédio moral institucional.

Exemplo: quando a empresa promove ou incentiva estratégias abusivas para melhorar a produtividade de vendas.

O assédio moral pode ocorrer entre pessoas de mesmo nível hierárquico ou de níveis hierárquicos diferentes dentro da empresa, “de cima para baixo” ou “de baixo para cima.”.Explico.

O primeiro tipo mais comum é o chamado assédio moral vertical descendente, ou seja, aquele ocorrido entre diretor, gerente, coordenador, etc. contra seus subordinados.

No segundo tipo o assédio é praticado pelo subordinado contra seu superior, visando causar-lhe constrangimento, motivado por interesses diversos. 

Exemplo: praticar atos de boicote para tirá-lo do cargo porque sua liderança não agradou à equipe; ou ainda: fazer chantagem para ganhar uma promoção, etc. Esse é o chamado assédio vertical ascendente, ou seja, “de baixo para cima”.

O que fazer em caso de assédio moral na empresa?

Mas, afinal, o que as empresas podem fazer para evitar a ocorrência do assédio moral no ambiente de trabalho? Mais uma vez, a importância da comunicação no ambiente de trabalho se destaca. 

Primeiro de tudo: deve existir um comprometimento e um suporte efetivo por parte da alta administração da empresa no sentido de demonstrar, de modo claro e inequívoco, que os líderes da empresa abraçam a cultura do respeito aos trabalhadores.

Assim, é imprescindível que tal apoio não seja simplesmente um discurso ou um mero enunciado de missão e valores que a empresa tem no seu site contra o assédio moral. É preciso demonstrar ações na prática, ações efetivas.

Plano de ação

Todo plano de ação deve ser impulsionado e legitimado pela administração da empresa, ao fomentar palestras e cursos sobre o assunto, treinamento e capacitação de gestores.

Ou seja, são necessárias ações claras que endossem uma mudança na cultura da empresa, e de seus gestores em relação às boas práticas de relacionamentos interpessoais.

Nesse sentido, um Regulamento Interno é um documento importante a ser criado e divulgado pela empresa, no qual podem ser inseridas cláusulas que abordem o tema conduta e ética.

Tratando da questão do assédio moral e citando as possíveis sanções que serão aplicadas em caso de descumprimento das regras. 

Entretanto, é preciso ressaltar que a mera elaboração e distribuição desse documento não gerará qualquer efeito.

É fundamental que esse documento seja objeto de palestras e cursos sobre o assunto promovidos pelo empregador, com a prestação de informações e esclarecimento de dúvidas.

Reuniões de feedback

Reuniões de “feedback” também podem ser bastante úteis, para ambas as partes, possibilitando ao funcionário expor suas dificuldades e receios no trabalho, e ao seu superior, a chance de expor sua opinião.

Em última análise, é preciso fazer uma “gestão de pessoas” e não de “recursos humanos.” Essas expressões não têm o mesmo significado. Departamento de Recursos Humanos remete a uma ideia de mera burocracia, sendo um fator técnico e mecânico de contratação de funcionário, de mão de obra.

A gestão de pessoas, por sua vez, busca tratar da valorização do trabalhador como um ser humano complexo e integral, com sentimentos, expectativas e problemas e não apenas um executor de tarefas.

Isso pode fazer muita diferença no seu comportamento e produtividade dentro do ambiente de trabalho. 

Dentro das rotinas de trabalho, a busca por uma dinâmica mais flexível e focada no ser humano pode inspirar as pessoas a darem o melhor de si.

Conclusão

Em última análise, a comunicação no ambiente de trabalho não serve apenas para disseminar conhecimento e cultura organizacional;

Ela é também uma estratégia de mercado essencial para a competitividade. 

Empresas investem em comunicação para alcançar o público-alvo e apresentar seus produtos e serviços, mantendo os colaboradores engajados e informados. 

Portanto, os métodos de comunicação adotados por uma organização devem refletir sua identidade cultural e direcionar a interação entre colaboradores, clientes e a própria empresa.

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