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A necessária gestão do tempo

Por mais que o modo de vida atual nos sobrecarregue de tarefas e afazeres, os dias permanecem com as mesmas 24 horas de sempre, as semanas, com sete dias – e assim sucessivamente. E todos sabemos que não se pode lutar contra a velocidade com que os minutos passam e, muito menos, viver como se o dia tivesse 30 ou 34 horas – porque ele não tem e, até prova em contrário, nunca terá. Embora aparentemente simples, a solução para este desafio contemporâneo exige uma boa dose de sabedoria: afinal, como definir o tempo destinado a cada compromisso, de modo a cumprir todas as obrigações pessoais e profissionais?

Em meio a imensas listas de coisas por fazer, é comum as pessoas terem dúvidas sobre o que priorizar: o que é mais urgente (e por vezes mais complicado) ou o que é mais fácil (mas nem sempre o mais urgente)?

A primeira coisa a se ter em mente é que questões urgentes – leia-se, com prazos quase esgotados –, precisam ser resolvidas de forma imediata. E o seu caráter de urgência independe do tipo de compromisso, seja ele pessoal ou profissional. Exemplo: se o prazo para inscrição em um concurso vai até amanhã, este é um ponto que não pode ser protelado, ao contrário daquele relatório do trabalho que pode ser entregue até o final da semana que vem.

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Da mesma forma, deve-se ter em mente o grau de importância de cada um dos compromissos assumidos, para saber que alguns precisam, necessariamente, ser olhados de forma diferenciada. Essa análise de prazos e do nível de relevância de cada tarefa a ser cumprida é um ótimo ponto de partida para a definição da ordem de execução das tarefas e do tempo (em horas, minutos, dias etc.) que será destinado a cada uma.

Depois de estabelecer um cronograma de ação, que pode ser uma relação de tarefas a serem executadas no dia ou uma lista de trabalhos a serem entregues durante a semana, é indispensável que haja disciplina no cumprimento do que foi planejado. Caso contrário, o próprio tempo utilizado no planejamento terá sido jogado no lixo, comprometendo (de carona) parte das ações previstas para todo o período.

Uma dica importante: se por um lado os dias atuais trazem obrigações, é inegável que também nos oferecem ótimas ferramentas para a organização da nossa rotina. Neste sentido, a tecnologia é uma ótima aliada, com os mais diversos aplicativos disponíveis para o planejamento e a organização das demandas de acordo com o tempo de que dispomos. Se possível, tenha a tecnologia como aliada.

Para completar, não basta apenas organizar-se para os deveres. É necessário olhar também para os direitos. Se temos obrigações profissionais e pessoais a cumprir, é preciso que destinemos algumas horas do dia a algo de que gostamos e que nos traz apenas descanso, prazer, descontração ou relaxamento. Saber dosar os períodos destinados ao trabalho e ao estudo com o tempo dedicado ao lazer, ao sono, ao repouso e ao entretenimento é fundamental para a redução do nível de estresse e, por consequência, para a nossa qualidade de vida.

Além disso, quando necessário e justo, é preciso saber dizer “não”. Nem toda tarefa que nos é repassada no trabalho é, necessariamente, de nossa alçada, ou possível de ser realizada em prazos tão curtos ou ainda exequível em meio a tantos outros trabalhos em andamento. Diante da nossa escassez de tempo, saber dizer “não” – quando este não for aplicável – é um aprendizado necessário.

Com essas ideias, aliadas a uma boa organização e disciplina, é possível otimizar o tempo disponível, vencendo o inato hábito humano da procrastinação e aumentando a produtividade e eficiência. Também será possível administrar melhor o tempo destinado a questões profissionais e pessoais, usando a vida – sim, tempo é vida, não só dinheiro – disponível para as coisas que realmente têm importância.

Autor: Fabio Pajaro é economista e advogado.

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