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12 Ações Essenciais para Você Administrar o Tempo Eficazmente

administrar o tempo

A capacidade de administrar o tempo é fundamental para a produtividade de quem comanda uma equipe, e também para sua própria ascensão profissional. Pessoas realizadoras sabem como extrair o melhor do tempo que dispõem, e como fazer dele um poderoso aliado para alcançar resultados e atingir metas.

1. Estabeleça os objetivos com clareza para administrar o tempo

Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que você não esqueça de suas metas. É bom lembrar: barco sem rumo não chega a porto algum.

Nova call to action

2. Faça uma lista diária e priorize as atividades

Isto é tão básico quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacione diariamente em sua agenda (seja tablet, notebook, ou mesmo numa folha de papel) todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes.

Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando você dopado, mas sem nada renderem de efetivo. Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para a definição de suas prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas que você pretende fazer.

3. Delegue

Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa.

Caso contrário, treine-a. Delegando você estará livre para alçar voos mais altos e ser mais eficaz.

4. Saiba tomar decisões

Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do que não tomar decisão alguma.

Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão.

Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o mesmo problema como o resolveram. Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa ideia é também procurar um especialista no assunto.

5. Saiba dizer NÃO

Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Acabará apenas ganhando a taça do “Engole Sapo”.

Trabalhar muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo.

Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.

Direito de desconexão

6. Seja breve ao telefone

Ligações telefônicas contínuas atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo sem, entretanto, perder a simpatia.

Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. A menos que você seja relações públicas, vendedor, ou algo semelhante, não há motivo para esticar um telefonema.

Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião. Veja no celular quem ligou e retorne mais tarde.

7. Faça reuniões produtivas

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si.

As reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento das pessoas e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

8. Evite o perfeccionismo

“O perfeito é inimigo do ótimo”, diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, que acredita que tudo – de um simples bocejo à mais avançada astronave – deve ser impecável.

Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurótico controle de qualidade – relatórios, projetos, digitação, cartão-ponto, limpeza – e assim decisões importantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o “deus-da-perfeição”, excessivamente comprometido com a importância das picuinhas desnecessárias, não consegue ver as oportunidades passando ao lado.

Se o ótimo já atingiu o nível ótimo, deixe o rio continuar fluindo, e não o impeça. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.

9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor

Todos temos um “relógio biológico” que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%.

Nada melhor então do que remar a favor da maré. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc.

A tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros. Agora, se você gosta de testar seus limites de atleta olímpico, então na hora do almoço faça sempre refeições substanciais, com muita comida gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, em seguida, vá a uma reunião importante ou desenvolva um trabalho que exija concentração, e veja então os resultados.

Entretanto, se você não for “aquele” atleta, nem quiser testar seus limites, então almoce com frugalidade e evite bebidas alcoólicas. Você continuará produtivo no período da tarde e com disposição até para algum trabalho à noite, se precisar.

Veja como organizar o sua agenda anual de ações e não perca mais nenhuma data importante. Faça o download do nosso calendário de RH 2022 para o seu planejamento. 

calendário de RH

10. Organize-se

Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas atividades.

Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Use então a “técnica da mortadela”.

Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério candidato a uma inesquecível indigestão. Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não sobrará mais nenhum pedaço.

O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em porções menores e depois complete-as, passo a passo. Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez.

Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.

11.Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails)

Se você costuma acumular e-mails sem se desfazer delas, e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:

a. Deletar. Pergunte-se:”Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu eliminar esse e-mail)?” Se a resposta for “nada”, então delete sem o menor constrangimento. Exemplos de e-mails descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.

b. Transferir. Transfira os e-mails que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado, e que poderão ser de utilidade a eles.

c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum e-mail, faça isso logo – contanto que não interfira nas suas prioridades -, a menos que o assunto seja algo mais importante do que essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então delegue-as a alguém.

d. Arquivar. Se o e-mail tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.

12. Pratique a relação 80/20

Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: “80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações”.

Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos.

Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seus afazeres) que lhe dão 80% de produtividade.

Descubra também quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo, e que lhe trazem apenas 20% de produtividade.

Descarte-as quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho. É bom lembrar que os “super” bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente.

Falta de tempo é a eterna desculpa dos inábeis. A alta produtividade é resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo.

Texto extraído e condensado do livro “Quem Roubou o meu Tempo? de Ernesto Artur Berg, Juruá Editora.

Ernesto Berg

Consultor de empresas, palestrante, articulista, autor de 23 livros, especialista em desenvolvimento organizacional, negociação, gestão do tempo, criatividade na tomada de decisão,administração de conflitos.

Graduado em Administração e Sociologia, Pós-graduado em Administração pela FVG de Brasília. Foi executivo do Serpro em Curitiba e Brasília por 10 anos e Consultor Senior da Alexander Produfoot Company de São Paulo.

É sócio-proprietário da Berg & Cia. empresa voltada para treinamento e desenvolvimento de recursos humanos, tendo prestado serviços para mais de 550 empresas como Petrobras, Coca Cola, Embratel, Correios, Banco do Brasil, BASF, Renault, Companhia Vale do Rio Doce.

Email: berg@quebrandobarreiras.com.br

Agora que você sabe como mais detalhes como administrar o tempo, aprofunde-se no artigo da nossa colunista Priscila Espinoza e saiba também como ser produtivo trabalhando em casa.

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