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Administração Do Tempo Para Profissionais, Em Vendas

Nos últimos anos temos
identificado um interesse cada vez maior de nossos clientes em treinar seu corpo
de vendas para melhor Administração do Tempo.

Este artigo retrata nossa preocupação
em oferecer ao profissional de vendas (não ao Executivo/Gerente) uma série de
sugestões para aumento de sua eficiência, através da melhor utilização do
seu tempo.

Antes de enumerarmos as soluções
queremos dar-lhe uma maior consciência do problema tempo e de sua extensão.

Procure fazer a si mesmo as
seguintes perguntas:

  • Vivo envolvido numa montanha
    de tarefas burocráticas?

  • Passo mais tempo no escritório
    do que com o cliente?

  • Os critérios que uso para
    determinar os clientes a serem visitados tem mais relação com amizade
    pessoal, proximidade geográfica etc do que com o retorno real e potencial
    que esse cliente pode trazer?

  • Durante as visitas a clientes
    estou unicamente preocupado com atividade de manutenção do cliente, em vez
    de também me preocupar com a abertura de novas frentes, novos produtos com
    aquele cliente etc?

A resposta afirmativa a qualquer
uma das questões anteriores é um seguro indicador que você tem problemas na
Administração do seu Tempo.

Vamos agora enumerar algumas
sugestões para resolver esse problema:

ELIMINE A “VISITA
INESPERADA” PARA SEMPRE

O visitante inesperado é um dos
maiores transtornos para um executivo ou empresário. Você pode gerar má
vontade do cliente se desejar vender-lhe alguma coisa! Uma alternativa para o
cliente que se recusa em recebê-lo: marque a entrevista com 3, 4 meses de
antecedência; não há como ele recusar essa entrevista, pois ninguém no
Brasil se programa com tanta antecedência.

CONFIRME AS VISITAS POR TELEFONE

Uma ligação telefônica pode
economizar uma viagem infrutífera, quando um motivo inesperado forçar a
mudança de planos do seu cliente. Ao chegar, se não puder ser atendido de
imediato, dê à secretária uma idéia de quanto tempo poderá esperar em função
de seus futuros compromissos. Este tempo de espera deve ser fixado por você,
previamente, em função da prioridade do cliente e do assunto.

DÊ AO SEU CLIENTE UMA ESTIMATIVA
DA DURAÇÃO DA ENTREVISTA

Mantenha-se atento à sua
estimativa (início e término). Planeje sua apresentação cuidadosamente
para Ter certeza de que usará eficientemente seu limitado tempo.

APROVEITE BEM SEU TEMPO DE
VIAGEM/DESLOCAMENTO

Os profissionais de venda
gastam muito tempo se deslocando de um lugar para outro; esse tempo não
deve ser desperdiçado. Existe uma série de atividades que podem ser
desenvolvidas enquanto você viaja de carro, trem ou avião. Enquanto
espera, planeje seu dia seguinte, leia um bom livro técnico, procure pensar
nas possíveis contra-argumentações de seu próximo cliente, reveja o
planejamento da próxima semana etc.

PLANEJE O SEU TEMPO PARA QUANDO O
CLIENTE DESPERDIÇAR O DELE

Nada é mais frustrante do que
você “estar tocando o seu bonde” enquanto o cliente está
preocupado com um chamada, visita ou emergência. Você poderá evitar essa
situação se colocar em prática as idéias anteriores ou tentar
encontrar-se com seu cliente fora do local de trabalho dele – onde as
interrupções sejam as menores possíveis. Se essas ocorrerem, procure
dispor de atividades que possam ser desenvolvidas durante essas interrupções,
usando o tempo produtivamente. Rever apontamentos é uma atividade a ser
desenvolvida enquanto espera; rascunhar pequenas cartas; planejar a
entrevista com o próximo cliente etc. Se Você notar que a interrupção
será muito longa talvez seja o caso de voltar numa outra ocasião, ou
procurar falar com o substituto.

RESPEITE O TEMPO DO SEU CLIENTE

O cliente o respeitará mais
e, portanto, prestará mais atenção à suas propostas, se você preparar
convenientemente e não demorar demais em sua visita. Para seus clientes
prioritários procure determinar agendas prévias para reunião, datas e
prazos para cumprimento de obrigações de ambas as partes.

FALE COM QUEM TOMA DECISÃO

Se possível, procure
entrevistar-se com a pessoa que toma as decisões em cada empresa. Se você
assim o fizer, não perderá tempo esperando que uma terceira parte entre no
circuito decisório.

Resista à tentação de
visitar clientes amigos em vez daqueles que podem aumentar suas vendas. Uns
poucos minutos com um novo cliente podem lhe render mais do que um encontro
descontraído e relaxado com um cliente amigo. Lembre-se do Princípio de
Pareto “20% de suas ações são responsáveis por 80% dos resultados
que você “produz”. Concentre suas visitas nos “clientes
20%”.

DESENVOLVA HÁBITOS SAUDÁVEIS
DE VENDA

Escreva as frases abaixo num
cartão eleve-o com você:

  • Faça sempre uma relação
    de objetivos e atividades;

  • Diariamente elabore um
    plano de ação, definindo as prioridades do dia;

  • Defina as prioridades em
    função dos “resultados” esperados de cada objetivo e/ou
    atividade;

  • Trabalhe em função dessa
    prioridades, iniciando o dia pelo assunto mais importante;

  • Reveja diariamente seu
    plano de ação (previsto x realizado) e

  • Faça tudo isso agora, não
    deixe para amanhã.

QUANDO POSSÍVEL, PROCURE FAZER
COM QUE O CLIENTE O VISITE. AS VANTAGENS SÃO INÚMERAS. VOCÊ POUPA TEMPO,
PODE MOSTRAR AO CLIENTE COMO “FUNCIONA” SUA ORGANIZAÇÃO, FAZER
DEMONSTRAÇÕES DE SEUS PRODUTOS ETC. COMO FOI VOCÊ QUEM MARCOU A ENTREVISTA
SEMPRE TERÁ MAIS CONTROLE SOBRE SEU INÍCIO E TÉRMINO.

TRATE DO MESMO ASSUNTO COM VÁRIOS
CLIENTES, AO MESMO TEMPO.

Se o mesmo assunto precisar
ser divulgado ou analisado com vários clientes, procure promover uma reunião
(em vez de visitas individual). Haverá menos problemas de comunicação no
que você divulgar, sinergia entre seus clientes, intercâmbio de informações
etc.

DIVULGUE O MATERIAL SOBRE
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Ao se encontrar com clientes,
colegas, fale sobre o assunto Administração do Tempo, dê a eles cópia do
material que possui, mencione as soluções que “você” encontrou,
enfatize os resultados que “você” conseguiu, as dificuldades que
superou.

IDENTIFIQUE OS MELHORES DIAS
PARA CONTATOS COMERCIAIS

Respeitando a prioridade de
cada assunto procure identificar os melhores dias e horários para seus
contatos comerciais. É sabido que, em geral, as 2ª s e 6ª s feiras são
dias em que as pessoas estão mais ocupadas; as pesquisas mostram também
que a parte da manhã é menos congestionada que da tarde.

PROCURE AJUDAR O CLIENTE A
MELHOR PROGRAMAR O TEMPO DELE (E O SEU). EIS ALGUMAS IDÉIAS:

  • Defina previamente ambas as
    agendas e o tempo de duração da entrevista (ambos terão mais tempo para
    se preparar).

  • Incentive-o a ir colocando
    por escrito tudo o que tem para tratar com você utilizando para isto uma
    agenda ou similar. Isto evitará novas idas e vindas, de sua parte.

  • Sugira a ele que a ordem de
    análise dos assuntos seja do mais importante para o menos importante.

  • Dê a seu cliente uma idéia
    dos seu próximos compromissos (embora garantindo que ele terá o máximo
    possível do seu tempo). Isto poderá ajudar na otimização do período
    de contato.

  • Caso tenha que desmarcar
    qualquer contato, faça-o com a maior antecedência possível. Isto fará
    com que seu cliente proceda do mesmo modo com você.

  • Defina com seu cliente um
    período em que você será mais facilmente encontrado no escritório; peça-lhe
    para concentrar os contatos nesse período.

  • Ao final de cada contato faça
    um resumo dos assuntos tratados e, especialmente, dos prazos combinados.

Sucesso gera sucesso. A medida
que você se conscientizar dos benefícios advindos do controle do tempo. Você
se tornará mais e mais convencido da necessidade de pôr em prática as técnicas
de administração do tempo. Por quê? Porque elas funcionam! À medida que
você começa a viver de acordo com o lema “tempo é dinheiro”,
nunca mais se satisfará com uma vida sem planejamento.

Cada momento tem seu valor, quer
financeiro quer não financeiro.

Lembre-se que o tempo mal
utilizado implica em vários tipos de custos:

  • O custo de sua hora como
    profissional, diretamente proporcional ao seu salário;

  • O custo do que você deixou de
    fazer durante aquele período e

  • O custo psicológico
    decorrente de não estar conseguindo desenvolver o que planejou.

Gostou do artigo? Por que não
tirar cópias dele e distribuí-las a seus companheiros e, eventualmente, a seus
clientes

Consultor –  L A COSTACURTA
JUNQUEIRA / VICE PRESIDENTE DO INSTITUTO MVC – M. VIANNA
COSTACURTA
ESTRATÉGIA E HUMANISMO

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