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Os 7 erros de comunicação mais comuns no atendimento ao cliente

Luiz Rodrigues, Head of Marketing na Movidesk, elenca os principais erros em operações de atendimento ao cliente

atendimento ao cliente

*Por Luiz Rodrigues, Head of Marketing na Movidesk

Empresas de diversos setores estão desenvolvendo estratégias de atendimento ao cliente, a fim de aperfeiçoar a experiência de consumo e, consequentemente, permitir um crescimento mais acentuado nos seus respectivos mercados. No entanto, nenhum método tende a funcionar se a companhia não possuir um aspecto básico dessa área bem estabelecido: a comunicação.

De acordo com um estudo recente da The Insight Partners – empresa especializada em pesquisa de mercado – o setor de comunicação com o cliente deve saltar da marca de US$ 1,32 bilhão registrada em 2021 para US$ 2,75 bilhões até 2028. Esses números mostram com clareza que a área ganha cada vez mais importância, e, portanto, tropeçar nesse quesito pode ser fatal para a sobrevivência de uma companhia no futuro.

Para explicar melhor este contexto, coloquei na ponta do lápis algumas dicas importantes para as marcas se manterem na vanguarda. São alguns passos que precisam de máxima atenção para que os erros não se repitam e a comunicação aconteça de forma fluida e efetiva.

1. Qualidade da equipe

Não há dúvida que a dica mais básica de todas é a equipe. A qualidade do atendimento ao cliente deve contar com uma linguagem atrelada à cultura organizacional da empresa. isto é, ser incrementada com a visão, missão e valores institucionais.

Essa perspectiva intensifica a preparação dos agentes que atenderão os clientes no dia a dia. Assim, não apostar na qualificação dos times, por meio de treinamentos que visam desenvolver padrões sempre em busca da plena satisfação dos consumidores, é um erro inicial que anulará qualquer tipo de estratégia em outros quesitos.

2. Base de conhecimento e padronização da comunicação

Esta padronização a ser elaborada junto aos colaboradores e que visa a aprovação do consumidor é igualmente fundamental. Sem uma base de conhecimento estruturada, a abordagem feita ao consumidor pode gerar uma insatisfação muito grande nele, por razões que, em teoria, são banais – como erros de digitação. Por isso é primordial permitir aos funcionários vias de consultas fáceis e rápidas no andamento de todos os tickets, as quais podem ser acessadas sempre que necessário.

3. Automatização de processos

A estrutura de padrões em questão é apenas um dos pontos que precisam de procedimentos automatizados. A presença digital é indispensável em qualquer estratégia de marketing, de modo a eliminar tarefas administrativas e mecânicas, dando espaço à atuação inteligente do time.

Além disso, se a burocracia interna é eliminada, o atendimento ao cliente se torna mais dinâmico, o que acaba gerando uma satisfação maior nele por conta da assertividade e praticidade daquela experiência.

4. Canais de comunicação estruturados

Automatizar processos também significa estar presente em muitos canais de comunicação de maneira estruturada. Isso implica em ações como integrar Facebook Messenger e WhatsApp, contar com um bom Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC), dentre outras.

Sem essa centralização da comunicação com o consumidor, o caminho para atendê-lo só ficará mais complexo, menos ágil e, por fim, ineficiente.

5. Conhecimento do público-alvo

De nada adianta ferramentas tecnológicas e um time capaz de se comunicar com excelência se há uma lacuna de conhecimento sobre quem está do outro lado. Não saber o perfil do público-alvo de forma detalhada e aprofundada resulta em abordagens e tratamentos inadequados, do ponto de vista da linguagem, conteúdo e meios utilizados para essa finalidade.

Com isso, entendemos que as etapas prévias e subsequentes são tão importantes quanto o atendimento em si.

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6. Pós-venda

Não à toa, outra fase que pode trazer um erro gigantesco é a do pós-venda. Muitas empresas ainda não aderem à prática, o que, em uma era em que as pessoas valorizam a experiência de atendimento tanto quanto o produto ou serviço adquirido, é extremamente prejudicial na retenção de consumidores.

Com a ação é possível avaliar com mais certeza os prós e contras da comunicação com o cliente, pois pesquisas de satisfação e outras formas de feedback são determinantes para os colaboradores entenderem como prosseguir da melhor maneira.

7. Métricas de desempenho

O complemento final ao processo de pós-venda é a análise dos dados dos atendimentos realizados. Não mensurar o desempenho e o resultado do serviço impede que a companhia visualize o patamar das atividades. Ou seja, não há como saber o que está bom, ruim, demorado, rápido, ou qual é o seu grau de qualidade.

A verdade é que todas essas orientações demonstram como os consumidores estão cada dia mais exigentes e atendê-los corretamente é o que vai garantir perenidade ao negócio, além de trazer um diferencial competitivo em relação à concorrência. A hora de colocar em prática todos esses pontos é agora. Só assim será possível garantir a prospecção e fidelização da clientela no futuro.

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre atendimento ao cliente com qualidade. Que tal conferir também sobre como ter uma comunicação humanizada? Acesse nosso conteúdo e confira tudo sobre o assunto!

*Luiz Rodrigues é Head of Marketing na Movidesk, empresa de tecnologia brasileira que ajuda empresas a estruturarem seu atendimento. Pós-Graduado em Marketing e Administração pela Universidade Cândido Mendes, também possui um certificado de Liderança de Equipes, Administração, Negócios e Marketing pela University of Michigan. Há mais de 10 anos ajuda a escalar startups por meio de estratégias de Inbound, Outbound e Relações Públicas. É especialista em Saas B2B para pequenas, médias e grandes empresas.

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