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Sumário

Gestão do tempo: 4 passos para conquistar a produtividade que procura

Conheça passos essenciais para organizar a rotina e aumentar a produtividade!

Falar sobre gestão do tempo é sempre muito importante. Afinal, o mundo está em constante mudança e exige organização e otimização constante de tarefas.

Pensando nisso, hoje vamos falar um pouco mais no assunto, para te ajudar a ter os melhores resultados. 

Então, continue a leitura e aproveite as dicas!

Qual o conceito de gestão de tempo?

A gestão de tempo refere-se ao processo de planejar, controlar e organizar o tempo gasto em atividades específicas para aumentar a eficiência, produtividade e alcançar metas de maneira mais eficaz.

Como fazer uma boa gestão de tempo?

Sem dúvida, uma boa gestão de tempo envolve definir prioridades, estabelecer metas claras, criar um cronograma realista, eliminar distrações, delegar tarefas sempre que possível, praticar a concentração total em uma tarefa por vez, e regularmente avaliar e ajustar o plano conforme necessário.

Desse modo, o uso eficiente de ferramentas de organização e a capacidade de dizer “não” quando necessário também são fundamentais.

É possível controlar o tempo?

Sim, é possível controlar o tempo sem se tornar um escravo dele. Incrivelmente podemos nos sentir presos ao ouvir “planejamento do dia, semana e mês”, com uma sensação de que teremos todos nossos passos vigiados e que deveremos seguir roteiros programados. Só que não é bem assim.

Por isso, a partir do momento que desenvolvemos bons hábitos, as atividades tornam-se automáticas, liberando tempo para fazermos tantas outras coisas que desejamos.

Veja o exemplo dos milionários, tais como Mark Zuckerberg ou Steve Jobs e até o ex-presidente dos EUA, Barack Obama.

Se vocês prestarem atenção eles estão sempre vestindo roupas parecidas e mantendo o mesmo estilo, e sabemos bem que não é por falta de dinheiro para comprar roupas e sim por detalhe que talvez você jamais pensasse: otimização das decisões.

Contudo, é claro que não precisamos ser tão radicais em relação a isso, e sim pensarmos em quanto tempo perdemos com coisas banais no nosso dia a dia que interferem na produtividade, seja profissional ou pessoal.

Por isso quando a melhoramos, o sentimento de satisfação pessoal aumenta consideravelmente e impacta em outras áreas de nossas vidas, como relacionamentos e decisões importantes como viagens, estudos etc.

Lei de pareto

Você já ouviu falar nisto? Talvez não faça tanto sentido num primeiro momento falarmos do economista italiano chamado Vilfredo Pareto, autor da teoria que leva seu nome, que apresentou em 1906 dados econômicos de que 80% da riqueza mundial advinham de 20% de pessoas (isso se aplica até hoje).

Além disso, 80% das descobertas científicas são realizadas por 20% dos cientistas. Agora você deve estar perguntando: O que isso nos mostra? Nos mostra que 80% das consequências advêm de 20% das causas.

Consequentemente, se aplicarmos a nossa produtividade: 80% do que produzimos resulta de 20% das nossas ações. Ou seja, se dedicarmos energia para as coisas importantes teremos ótimos 80% de resultados sem tanto esforço.

Como conquistar a produtividade?

Existem algumas ferramentas que são grandes aliadas para a gestão do tempo e aumento da produtividade que não custam muito, além de ajudarem na criação de hábitos saudáveis e na tomada de decisão de vários aspectos da vida.

Saiba mais:

Planejamento é fundamental

planejamento para gestão de tempo

Quando pensamos em planejar, devemos pensar em três aspectos: mensal, semanal e diário. A partir da visualização conseguimos montar um registro mental do que é importante nestes três pontos.

Então, mantenha um registro no mínimo diário para orientar as decisões. Não se esqueça de manter o foco nas atividades que estão alinhadas aos seus objetivos, porque assim se torna mais fácil não tomar para si mais responsabilidades do que consegue abraçar.

Pensar no longo prazo (10/10)

Ao tomar decisões, devemos levar em consideração também em como elas impactarão em 10 meses e em 10 anos. Pode parecer bobagem, contudo esse exercício pode te auxiliar a não abraçar atividades que irá desistir logo em seguida, ou até mesmo gastar com coisas que não fazem sentido para você (planejamento financeiro).

Utilize o método Bullet journal e os Planners

Estes recursos são ótimos para organização pessoal e profissional porque envolvem agenda, planejamento e criação de hábitos saudáveis. O Bullet Journal foi criado pelo designer americano Ryder Carrol.

Assim, para montar o seu basta um caderno. Muitas pessoas aderem aos moleskines, que são cadernos de anotações com capa dura. Basicamente ele se divide em: Índice, calendário mensal e calendário diário.

Existe ainda um sistema de legendas para identificar tarefas, compromissos e graus de importância. Por isso, cada tarefa possui um círculo ou um quadrado e assim que for finalizada recebe um (x), se algo é importante recebe um (*), ao ser reagendada recebe um sinal de maior (flecha para a direita >).

O melhor de tudo é que você não precisa seguir esse padrão e pode criar e modelar de acordo com as suas ideias. Os planners geralmente são produzidos por empresas gráficas e podem ser customizados de acordo com as suas necessidades.

Por isso, existem planners como os da Wish Planner que são de planejamento de viagens, hábitos e das estações (para cada três meses). Diferentemente do método do Bullet Journal, os planners são mais que uma simples agenda porque integram várias áreas da vida: familiar, espiritual, financeiro, carreira e objetivos pessoais.

Contudo eles não impedem que você tenha um Bullet Journal ou uma agenda ao mesmo tempo. Amantes de papelaria vão adorar estas ideias!

Matriz de gestão do tempo

Modelo simples e fácil de ser aderido. Gosto de fazer uma lista de tudo que tenho a fazer e que gostaria de fazer, depois aplico um filtro alocando as atividades na Matriz a seguir: Urgente Trivial, Importante Faça agora Programe, Trivial Delegue Elimine

Outras dicas para organização e gestão do seu tempo

gestão de tempo

Para finalizar este artigo, além das ferramentas, existem dicas simples para autoconhecimento e visualização do seu estado atual visando encontrar os pontos de melhoria para conquistar os seus sonhos e tempo para realizar todas as tarefas gerando a satisfação pessoal.

  1. Entenda como você está organizando o seu tempo agora;
  2. Identifique quais os problemas que você possui em relação ao tempo e planeje o que melhorar;
  3. Saiba o seu horário nobre (Aqueles momentos ou horários do dia que você produz mais sem tanto esforço mental e use isso ao seu favor).

Após isso:

  • Use listas, elas serão suas aliadas;
  • Passe as atividades na Matriz de gestão do tempo para definir as importantes (antes que elas virem urgentes e você tenha que passar o dia “apagando incêndios”);
  • Registre seus compromissos;
  • Defina datas para finalizar as tarefas, porque tudo que não tem data fica perdido no tempo e as chances de não serem realizadas são bem grandes!
  • Saiba dizer não para as coisas que não conseguirá realizar ou que podem atrapalhar sua produtividade;
  • Otimize suas decisões através de um método que ache mais confortável de realizar e avalie se ele está gerando resultados positivos;
  • E por último e não menos importante: Faça uma coisa de cada vez. Isso evita retrabalhos e que isso tome seu precioso tempo!
  • Agradeço que você lido até aqui e espero que as dicas te ajudem a ter mais satisfação pessoal, tempo para realizar seus sonhos e o que te faz feliz!

Se quiser conversar mais sobre este assunto me manda um e-mail: contato@carolinebona.com.br. Será um prazer!

Quais são os 4 principais passos para gerir o seu tempo?

gestão de tempo

Por fim, queremos revelar alguns passos importantes para gerir o tempo de forma eficaz. Veja mais sobre cada um deles:

1 – Estabelecer prioridades: identifique tarefas e metas mais importantes. Foque nos itens essenciais para alcançar seus objetivos.

2 – Planejamento: crie um plano diário ou semanal, alocando tempo para cada tarefa prioritária. Use métodos como a Matriz de Eisenhower para distinguir entre urgente e importante.

3 – Eliminação de distrações: minimize interrupções e distrações durante o tempo dedicado ao trabalho. Desligue notificações desnecessárias e crie um ambiente propício à concentração.

4 – Avaliação e ajuste: regularmente revise seu plano, avalie a eficácia das suas estratégias de gestão do tempo e faça ajustes conforme necessário para otimizar a produtividade.

Aprenda mais. Inscreva-se em nosso curso gratuito Comunicação estratégica para gestão de pessoas. Nele, você aprenderá como essa ferramenta é essencial para aumentar a produtividade do seu time!

Conclusão

De fato, a gestão do tempo é crucial para o sucesso pessoal e profissional, permitindo a maximização da produtividade, a conquista de metas e a redução do estresse.

Ao estabelecer prioridades, planejar adequadamente, eliminar distrações e ajustar estratégias, indivíduos podem otimizar seu tempo e realizar tarefas de maneira mais eficiente, resultando em maior realização e equilíbrio na vida.

Dessa forma, essa gestão é essencial em um mundo onde as demandas são constantes e as distrações estão sempre presentes. Pessoas que dominam essa habilidade conseguem equilibrar suas responsabilidades de forma mais eficiente, alcançando objetivos sem sacrificar a qualidade de vida.

Ao entender a importância de estabelecer prioridades, elas conseguem direcionar seu foco para as tarefas mais relevantes e impactantes.

Assim, o planejamento adequado não apenas assegura a conclusão das atividades, mas também contribui para a redução do estresse. Pois oferece uma visão clara do que precisa ser feito e quando.

Portanto, eliminar distrações é outra faceta crucial. Em um mundo digital, onde notificações, e-mails e redes sociais competem por atenção constante, a capacidade de se desconectar temporariamente é vital.

Afinal, a gestão do tempo não é apenas uma ferramenta profissional. Ela tem implicações significativas na qualidade de vida. Pessoas que conseguem equilibrar efetivamente trabalho, lazer e tempo pessoal desfrutam de uma sensação de realização e bem-estar.

A prática contínua de avaliação e ajuste nas estratégias de gestão do tempo permite a adaptação a mudanças nas circunstâncias, garantindo uma abordagem flexível e eficaz ao longo do tempo.

Se você gostou do nosso conteúdo, envie para alguém que precise saber um pouco mais sobre gestão de tempo!

Tecnóloga em Processos Gerenciais, Especialista em Administração e Gestão do Conhecimento, Pós graduanda em Pedagogia Empresarial e Educação Corporativa, Coach Educacional, Personal e Life Coach, Líder Coach e professora conteudista. Sou Coach Educacional para desenvolvimento de profissionais que desejam assumir a liderança de sua carreira e acreditam que a educação é uma arma poderosa de mudança. Atuo como pesquisadora, escritora e palestrante de temas na área de Gestão, Educação e Desenvolvimento Pessoal. E sou apaixonada por isso! Neste espaço pretendo compartilhar sobre estes assuntos para promovermos trocas de conhecimentos e interações para crescermos juntos. Vem comigo?
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