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Automatização de processos: como funciona e seus benefícios

Entenda como a automatização de processos pode aumentar a eficiência e produtividade nas empresas, transformando operações do dia a dia

A automatização de processos já é uma realidade presente na maioria dos setores das empresas. Isso não seria diferente para o RH, são muitos os processos que existem dentro do departamento e cada vez mais têm sido cobrada uma atuação mais estratégica.

Dessa forma, é necessário contar com a ajuda de uma ferramenta que te auxilie a otimizar o tempo do setor e que ofereça dados precisos para tomadas de decisões mais assertivas.

Por isso, vamos te mostrar a importância de automatizar processos, como fazer a automatização de processos, quais são os benefícios e para que serve. Não perca tempo e confira!

Qual a importância da automatização de processos no RH

A automatização de processos no RH é uma alavanca estratégica para empresas que buscam eficiência operacional e uma gestão de recursos humanos mais estratégica.

Integrar a tecnologia nos processos diários do RH não é mais uma opção, mas uma necessidade para se manter competitivo no mercado atual.

A importância da automatização de processos também se reflete na capacidade de fornecer uma experiência mais rica e mais acessível aos funcionários.

Por exemplo, sistemas de autoatendimento permitem que os colaboradores gerenciem suas informações pessoais, solicitem folgas e acessem documentos importantes sem a necessidade de interagir diretamente com o RH, promovendo uma sensação de autonomia e eficiência.

Para que serve a automatização de processos no RH?

Automatizar processos no RH traz uma série de benefícios que vão desde a otimização do tempo até o aumento da precisão das tarefas.

A automatização permite que a equipe de RH se afaste das tarefas administrativas e repetitivas, liberando tempo para se concentrar em iniciativas mais estratégicas, como planejamento de talentos, desenvolvimento de liderança e melhoria da cultura corporativa.

Além disso, a automatização no RH ajuda a reduzir erros humanos, garantindo que as informações sejam processadas corretamente e estejam sempre atualizadas.

Isso é particularmente importante para o cumprimento de regulamentos de conformidade e para manter a integridade dos dados dos funcionários.

Como fazer automatização de processos do RH

mapa mental desenhado em vermelho

Um bom software irá ajudar na automação de diversos processos do setor de recursos humanos, trazendo benefícios que ajudarão nos resultados e na valorização do departamento dentro da empresa. Veja mais abaixo:

Cadastro de colaboradores

Uma plataforma irá facilitar o cadastro de todos os colaboradores da empresa. Você terá todos os dados dos profissionais em um só lugar e com fácil acesso. Deixando tudo mais organizado e ágil dentro do setor.

Mapeamento comportamental

Com um software, você consegue fazer o mapeamento comportamental das pessoas na empresa de forma mais fácil e rápida. Assim, fica mais simples colocar a gestão comportamental em prática e você traz diversos benefícios para o setor. 

O software irá te fornecer diversos dados ligados ao comportamento dos colaboradores, como por exemplo:

  1. Qual o seu nível de energia
  2. Nível de flexibilidade para mudanças
  3. Quais áreas de talento ele possui mais facilidade
  4. Quais competências como: empatia, capacidade de sonhar, entusiasmo, independência, entre outras que ele tem mais ou menos desenvolvido. 

Você terá todas essas informações em mãos através de um clique, após a pessoa realizar o teste. Conseguindo assim, pensar em ações mais estratégicas para a empresa.

Pesquisa de Clima Organizacional

Outro processo que você consegue automatizar com a ajuda da tecnologia, é a pesquisa de clima organizacional. 

Você conseguirá criar as pesquisas dentro do sistema e organizar seus resultados, tendo acesso aos dados obtido, por meio de relatórios que te darão insumo para pensar em ações, treinamentos e mudanças para melhorar cada vez mais o clima dentro da empresa.

Recrutamento e Seleção

O processo de recrutamento e seleção também é otimizado com o uso de uma boa tecnologia no setor de recursos humanos. 

Você conseguirá realizar um processo seletivo muito mais rápido e efetivo, pois você poderá criar um banco de currículos e filtrá-los a partir das competências comportamentais e técnicas que deseja para o cargo.

Você também conseguirá abrir mais de um processo por vez, o que permite que você agilize as contratações na empresa.

Avaliação de desempenho

Você poderá também automatizar a avaliação de desempenho. Com um bom sistema de RH, você consegue acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores, quais são suas metas e como cada um tem se saído no trabalho. 

Dessa forma, é mais fácil para você criar times de alta performance e pensar em estratégias para ajudar os profissionais que não estão performando bem em suas atividades.

Benefícios da automatização de processos do RH

A automatização de processos no RH traz diversas vantagens para o setor. Confira algumas delas:

  • Segurança

Você terá todos os dados em um só lugar, conseguindo garantir mais segurança às informações sobre os colaboradores e evitando o uso de várias plataformas. Assim, você tem menos chances de perder dados importantes.

  • Decisões estratégicas

O sistema integra todos os processos e te oferece relatórios com todos os dados necessários. Assim, fica mais fácil para você tomar decisões mais assertivas, criando um setor que se baseia em dados concretos e sendo mais estratégico.

  • Otimização de tempo

A tecnologia te ajuda a diminuir o tempo gasto com atividades muito manuais e que demandam um grande esforço. Você irá agilizar diversas tarefas no setor, conseguindo remanejar esforços para outras coisas mais importantes.

  • Organização

Seu setor ficará muito mais organizado com o uso de uma tecnologia, todas as informações ficarão no mesmo lugar, o acesso se torna mais fácil e o número de documentos impressos no setor irá diminuir. 

Além disso, todos os colaboradores do seu setor conseguirão ter acesso de forma fácil ao que está acontecendo no departamento, melhorando o fluxo de informações no time. 

  • Redução de custos

Ao automatizar os processos, você consegue reduzir os custos do setor, pois a taxa de erros irá diminuir, você conseguirá fazer as contratações certas sem ter que repetir o recrutamento. Além de manter uma boa produtividade nos times, o que vai te ajudar a alcançar melhores resultados.

  • Clima organizacional

Com a tecnologia, você consegue conhecer bem os colaboradores através do mapeamento comportamental, pesquisas e do acompanhamento do seu desenvolvimento. Isso faz com que eles se sintam mais satisfeitos no ambiente de trabalho, criando um bom clima organizacional e fazendo com que você consiga reter mais talentos para a empresa.

duas pessoas asiáticas comemorando

Automatização de processos: investimento ou despesa?

O setor de tecnologia tem se expandido cada vez mais no país. Segundo pesquisa realizada pela Gartner, em 2017 o mercado de tecnologia deve crescer até 2,5%, comparado a 2016. 

Para empresas que buscam, além de inovação, recursos que facilitem a administração, as ferramentas tecnológicas são grandes aliadas e geram resultados rapidamente. Essa tecnologia pode ser adaptada a diversos segmentos, de acordo com as necessidades das empresas. 

Na administração pública, por exemplo, alguns sistemas são desenvolvidos exclusivamente para a área de Recursos Humanos, o que possibilita mais agilidade no atendimento aos servidores e maior rendimento não só para os profissionais de RH, mas para a instituição como um todo.

Cálculos de folha de pagamento, período aquisitivo de licença prêmio, período de afastamento, controle de férias são exemplos de demandas atendidas pelo RH. 

Cada processo engloba uma gama enorme de decretos, leis, regras e peculiaridades e, a cada nova gestão, vários desses processos estão sujeitos a sofrerem alterações e reformulações, sem que deixem de ser sistematicamente seguidos.

Muitas vezes, essas mudanças prejudicam o órgão público e, sem essa automatização, poderiam até inviabilizar seu funcionamento. Com processos tão complexos, é praticamente inimaginável controlá-los e executá-los sem o apoio de um sistema informatizado. 

Além dos cálculos de folha de pagamento, processos como o remanejamento de profissionais das áreas da saúde e educação, progressão de servidores levariam dias ou até semanas para serem realizados manualmente. A automatização permite ao profissional de RH realizar todos esses trâmites em poucos minutos.

As prefeituras de Vitória (ES), Teresina (PI) e Curitiba (PR) utilizam as soluções de RH desenvolvidas pelo Instituto das Cidades Inteligentes (ICI) para obter maior controle de processos e redução de custos para as instituições.

Como funciona a automatização de processos?

A automatização permite também total integração entre os diversos serviços da gestão de recursos humanos, órgãos, sistemas utilizados na administração municipal ou convênios externos. 

Por meio de relatórios, consultas, estatísticas e business intelligence, é possível fornecer dados precisos e seguros aos gestores e a órgãos como Tribunal de Contas, Ministério do Trabalho, Receita Federal. Tudo de forma ágil.

Seja na área de Recursos Humanos ou em qualquer outra, nota-se que a tecnologia está se tornando essencial para suprir as carências das empresas e, principalmente, da administração pública. 

Sistemas de TI permitem que as prefeituras provisionem gastos futuros a partir de um planejamento orçamentário, gerando economia de tempo e dinheiro. Traçando um planejamento que mostre qual a melhor ferramenta a ser utilizada, a gestão administrativa e financeira se torna muito mais simples, fácil e objetiva.

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Conclusão

Por fim, a automatização de processos no RH é mais do que uma conveniência — é uma alavanca estratégica que pode elevar o capital humano ao seu maior potencial. 

À medida que as empresas continuam a navegar no complexo ambiente empresarial de hoje, aquelas que efetivamente integrarem a automatização em seus processos de RH estarão em uma posição privilegiada para prosperar e crescer.

O futuro do RH é agora, e a automatização é o seu impulsionador. Está na hora das empresas modernizarem suas práticas, abraçarem as novas tecnologias e se prepararem para o que está por vir. A automatização no RH não é apenas sobre manter o passo — é sobre definir o ritmo.

Graduada em Gestão de Recursos Humanos, com MBA em Gestão de Negócios e Pós em Marketing e Comunicação Digital, já atuei na área de RH, comunicação, atendimento ao cliente como customer success, e atualmente realizo treinamentos com foco na Gestão comportamental e estruturação de projetos.
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