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Banco de currículos: qual a vantagem e como estruturá-lo nas empresas?

banco de curriculos

Sabia que um banco de currículos bem estruturado pode simplificar os processos de recrutamento e seleção nas empresas? 

Este conteúdo explicará mais sobre a ferramenta, qual a importância dela para o setor de Recursos Humanos e como organizá-la, na prática. Como bônus, confira um passo a passo para montar um banco de currículos de sucesso. 

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O que é um banco de currículos?

Consiste no armazenamento de informações relevantes e necessárias a respeito de candidatos que se habilitam aos processos seletivos nas empresas. Nesse sentido, um banco de currículos serve para organizar todas as referências possíveis para eventuais consultas futuras. 

Antes da Quarta Revolução Industrial — também chamada Revolução Tecnológica — os currículos eram impressos e as organizações precisavam guardá-los em arquivos físicos. Além de ocupar muito espaço, esses documentos tornavam a busca pelo candidato ideal bem mais trabalhosa.

Atualmente, com o RH Tecnológico, as empresas apostaram nos bancos de currículos digitais, graças ao uso das plataformas online. Hoje, podemos destacar que armazenar currículos digitalmente facilita o acesso e o controle dos dados. 

Por que as empresas devem ter banco de currículos?

Busque na memória todos os processos seletivos que seu departamento já realizou. Pense em quantas vezes um candidato deu match com o fit cultural da empresa, mas por alguma razão ele não foi contratado naquele momento.

Ainda, algum tempo depois a organização abre nova seleção e há uma vaga mais adequada a determinado perfil e o recrutador lembra justamente daquele candidato. Sem um bom arquivo, como encontrar o profissional desejado? Difícil, não é mesmo?

Esse exemplo justifica a necessidade das empresas armazenarem informações sobre profissionais interessados em integrar o quadro. Assim, ter um banco de currículos qualificado e estratégico, com informações de candidatos que já participaram de algum processo seletivo é fundamental para o recrutamento e seleção. 

Quais as vantagens de um banco de currículos bem organizado?

Além de tornar o processo seletivo mais dinâmico, a possibilidade de acertar na contratação é maior. Afinal, com um banco de currículos, todas as informações pertinentes sobre os candidatos estão organizadas e ao alcance da mão. 

Desse modo, ter um banco de currículos estruturado proporciona:

  • menos tempo para a filtragem de currículos;
  • assertividade na busca por profissionais que demonstraram ter o fit cultural da empresa;
  • mais agilidade ao processo de recrutamento e, consequentemente, melhora da reputação da marca empregadora;
  • possibilidade de identificar perfis similares quando a empresa abrir novas oportunidades;
  • tempo para os profissionais de Recursos Humanos se dedicarem a outras ações inerentes ao setor. 

Como organizar um banco de currículos?

Apesar de não ser uma tarefa difícil, organizar um banco de currículos efetivo exige estratégia. Logo, seguir algumas etapas e aplicar ações práticas são fundamentais para garantir a eficiência do processo. 

Passo a passo para um banco de currículos de sucesso

Empresas que conseguem estruturar um banco de currículos dão agilidade aos processos de recrutamento e seleção. Afinal, ter dados armazenados e disponíveis a qualquer momento auxilia muito quando o objetivo é preencher uma vaga recém-aberta. 

Primeiro passo: Faça triagem

Estabelecer filtros é a melhor forma de começar um banco de currículos. Já que eles servem como parâmetros para delimitar a busca no momento em que o analista de RH precisa encontrar um candidato. Confira alguns filtros importantes:

  • Formação;
  • Especializações;
  • Habilidades técnicas;
  • Segmento de atuação;
  • Experiência;
  • Idade;
  • Localização;
  • Resultados obtidos em testes prévios (se for o caso). 

Mas é importante destacar que os filtros serão escolhidos conforme as necessidades da empresa, as particularidades da função e as competências exigidas para o cargo. Logo, esses parâmetros precisam fazer sentido para a organização. 

Outro ponto a ser observado é: os filtros utilizados pela gestão interna devem ser os mesmos que o candidato vai encontrar na seção “Trabalhe conosco” do site. Esse cuidado tornará a triagem de currículos mais ágil e efetiva. 

Segundo passo: Aposte na padronização

Padronizar as informações faz toda a diferença em um banco de currículos, principalmente para deixá-lo mais organizado e qualificado. Antes das ferramentas tecnológicas, os recrutadores precisavam usar formulários e planilhas para padronizar dados. 

Atualmente, o departamento de Recursos Humanos tem diversos softwares à disposição. Aliás, os bancos de currículos eletrônicos são um tópico importante. 

Terceiro passo: Use a tecnologia

Imagine quanto papel (e espaço) uma empresa consegue economizar quando adota um sistema digital para armazenamento de Currículos. Há algum tempo, o RH fortaleceu seu protagonismo nas organizações. E a tecnologia veio na esteira desse processo, tornando-se uma grande aliada dos analistas e gestores

Esses avanços trouxeram novas formas de contratar e gerenciar pessoas, principalmente com a ajuda de softwares de recrutamento e seleção. Não há dúvidas que os sistemas facilitam a gestão de recursos humanos. No entanto, é muito importante que a ferramenta escolhida atenda as necessidades do negócio. 

Por isso, faça uma pesquisa detalhada antes de eleger um software para gerenciar os dados dos candidatos. Entenda que essas são estratégias que permitem criar um banco de currículos funcional, organizado e de fácil acesso. Logo, se puder integrá-lo a outros setores estratégicos da empresa, melhor.

Banco de currículos online

Hoje, mais da metade das empresas brasileiras usam a internet para vender seus produtos e serviços. Ainda, 78% delas estão nas redes sociais. Com isso, percebemos que a comunicação entre profissionais e empregadores está mais ampla, mais fácil e menos restrita. 

Essa facilidade de contato permite que pessoas em busca de colocação profissional enviem currículos por conta própria. Isso significa que as candidaturas chegam por todos os canais possíveis. As formas mais usuais são e-mail, redes sociais, páginas de carreiras e trabalhe conosco. 

E nessa avalanche de currículos, os recrutadores recebem documentos para diferentes vagas, cargos e departamentos. Dessa maneira, encontrar os perfis adequados para as oportunidades que a empresa tem é uma tarefa complexa. Nesses casos, a solução é estruturar um banco de currículos online. 

Como funciona?

Trata-se de um banco virtual capaz de armazenar todos os registros dos candidatos que, em algum momento, entraram em contato com a empresa. Desse modo, as informações podem ficar guardadas em arquivos comuns, escaneados e salvos em pastas ou, então, inseridos em um software específico para esse fim. 

Benefícios de um banco de currículos online

Como falamos anteriormente, a tecnologia está muito presente nas rotinas corporativas, para diferentes fins e em distintos setores. Sendo assim, contar com um banco de currículos online oferece muitas vantagens para as empresas e para os candidatos. 

Em geral, processos de recrutamento e seleção ocorrem em várias etapas, demandam tempo e envolvem diversos atores do departamento de RH. Nessa hora, um banco de talentos virtual consegue fazer uma triagem rápida dos currículos. Ainda, o uso de filtros permite mapear as competências necessárias e compatíveis com os cargos disponíveis.

Como organizar um banco de currículos online?

Os procedimentos para estruturar e organizar um banco de currículos online são semelhantes às ações adotadas para criar um banco “analógico”. 

Padronização

É fundamental que o banco de currículos online siga uma padronização de nomenclatura e armazenamento. Essa segmentação pode ser obtida graças aos recursos oferecidos por um software ou mesmo com o arquivamento manual em pastas no computador. Aqui, o objetivo é proporcionar uma busca rápida e produtiva.

Grande parte das empresas mantém, nos sites institucionais, uma seção chamada “Trabalhe conosco”. Nela, os candidatos interessados podem cadastrar seu perfil e anexar documentos, dentre eles, o currículo. 

Ainda, um formulário padronizado permite aplicar filtros, fazer triagens, imprimir relatórios, indicar candidatos adequados e fazer pesquisas detalhadas. O sistema de currículos online oferece muitos benefícios. No entanto, não deixe de receber currículos impressos que eventualmente possam chegar à empresa. O ideal é digitalizar e incluí-los ao banco.  

Atualização

De tempos em tempos, procure atualizar a pasta de currículos. Afinal, não é produtivo estocar documentos antigos ou endereçados a vagas que nem existem mais na empresa. Para tanto, faça varreduras periódicas seguindo um cronograma de atualização do banco. Além disso, exclua o que estiver desatualizado ou duplicado e, sendo possível, organize o armazenamento por ordem cronológica. 

Categorias

Estabelecer categorias e subcategorias é essencial para estruturar um banco de currículos online. Assim, considere aspectos relevantes sobre os candidatos, como conhecimentos técnicos, especializações, experiências anteriores, formação, entre outros. 

Nesse contexto, os filtros são importantes, para fazer a gestão interna e para sistematizar o cadastro no site, facilitando e agilizando a triagem. 

Backups

Fazer cópias de segurança dos arquivos digitais é mais que uma necessidade. Afinal, ataques de hackers ou vírus podem colocar todo o trabalho a perder. Portanto, faça backups do banco de currículos, seja por questões de segurança ou para ter acesso às informações, caso ocorra queda no sistema ou uma manutenção. 

Histórico

Manter um histórico de perfis impede que talentos em potencial sejam desperdiçados. Assim, um candidato que não se encaixa na vaga em aberto pode ser o mais adequado em oportunidades futuras. 

Por fim, organize seu banco de currículos digital priorizando um histórico detalhado com as competências, conhecimentos e habilidades de cada indivíduo. O perfil comportamental pode ser decisivo para uma futura contratação. Para isso, novamente, o sistema de filtros ajudará, inclusive eliminando etapas em um novo processo seletivo. 

Gostou do artigo? Comece a estruturar um banco de currículos qualificado e torne seu processo de recrutamento mais assertivo e ágil. Invista na qualificação do setor com nosso guia completo para a estruturação do RH na sua empresa.

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