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Checklist Admissão e demissão: Confira um guia Completo sobre esses processos!

Você conhece todos os documentos que devem ser apresentados pelo profissional ao ser contratado e também quando é desligado da empresa? Um checklist admissão e demissão é fundamental para garantir que todas as exigências das leis trabalhistas sejam cumpridas. Entenda!

Sempre que um funcionário for contratado, ele precisa apresentar uma série de documentos exigidos pela legislação trabalhista. É por isso que contar com um checklist admissão e demissão ajudará RH e Departamento Pessoal a cumprirem suas obrigações legais.

Tanto na admissão quanto na demissão o profissional precisa entregar documentos e, em ambas as situações, ele irão variar. Mesmo com muitas pessoas considerando a separação e entrega da documentação um trabalho excessivo, trata-se de uma demanda importante.

Além da empresa poder sofrer alguma penalidade por não possuir um documento do funcionário que é exigido por lei, é importante que a organização possua o máximo de informações possíveis sobre o seu novo colaborador ou quando ele está sendo desligado.

Neste artigo, você terá acesso a um checklist admissão e demissão completo, além de ver importantes dicas dos processos de contratação e desligamento de funcionários para que sejam cumpridas todas essas etapas da melhor maneira e com respaldo da lei. Confira!

Por que um checklist admissão e demissão é importante?

Tanto o processo de admissão quanto o de desligamento de um funcionário são muito importantes para uma empresa, seja ela de qual porte ou área for. Afinal, o capital humano pode ser considerado uma das maiores riquezas e diferenciais de uma organização.

Além de já indicarem os rumos para os quais a empresa caminhará, conforme a capacidade, características e o perfil de seus profissionais, esses processos geram custos e alterações significativas para o negócio, de várias formas.

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Por isso mesmo, investir em checklist admissão e demissão é tão necessário e importante para auxiliar profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal a cumprirem todas as etapas e regras, além de fazerem o recolhimento e a entrega da documentação.

Enquanto o RH cuida da parte de recrutamento e seleção e do processo de desligamento do profissional, o Departamento Pessoal deve se encarregar da parte burocrática, ou seja, de tudo o que envolve a lista da documentação para admissão ou demissão.

Todo checklist admissão e demissão é respaldado pela legislação trabalhista e deve seguir todas as regras colocadas, para que a empresa e o profissional possam encerrar o vínculo trabalhista de maneira respeitosa, garantindo os direitos e deveres de ambas as partes. 

É comum que as pessoas questionem a etapa de apresentação de documentos, considerando como trabalho excessivo, mas há diversas razões que justificam a demanda pela documentação do profissional que está chegando ou saindo da empresa. 

Enquanto os registros civis ajudam a empresa a identificar e conhecer melhor o novo colaborador, por meio de suas informações básicas, os dados sobre dependentes são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF etc.

Assim, a admissão ou o desligamento de um profissional só será de fato concluído oficialmente com a entrega dos documentos.

Caso haja uma fiscalização do Ministério do Trabalho que identifique alguma irregularidade, a empresa poderá ser penalizada. Por isso, é fundamental que a empresa cumpra todas as exigências no checklist admissão e demissão. 

Checklist admissão

O processo de admissão de um colaborador é um momento de muita relevância para a empresa, afinal, é quando estará sendo escolhido o profissional que fará parte do quadro de funcionários, ajudando a empresa a alcançar os resultados que ela almeja.

Para isso, existem etapas que devem ser conduzidas de forma estratégica e muito bem estruturadas: desde a definição da vaga, contendo os atributos, exigências, características e habilidades do profissional, até a sua contratação, de fato.

Em meio a essas etapas, estão também os momentos que já são comuns nos processos de recrutamento e seleção, que são o recebimento do currículo do candidato, a entrevista, que pode ser coletiva, individual ou ambas, além dos testes psicológicos e as provas.

O grande objetivo, afinal, deve ser sempre o de encontrar o perfil ideal para aquela vaga, de forma que o profissional queira permanecer e construir sua história e evoluir em sua carreira, assim como a empresa também quer isso.

Nesse contexto, números e dados importantes devem ser sempre monitorados, como é o caso do turnover, índice que identifica quantos funcionários saíram da empresa em um determinado período de tempo.

Em muitas empresas, o turnover ou rotatividade alta pode ser sinal de processos seletivos que não foram conduzidos da forma correta, tendo atraído profissionais que não se encaixavam às demandas e à cultura da empresa. Por isso, atenção a essa etapa é crucial!

Após a escolha do profissional, é o momento de cuidar de toda a parte burocrática, mas que também é muito importante para que tudo dê certo, ou seja, o recebimento da documentação do novo funcionário, para que ele assine o contrato com a empresa.

Toda a documentação exigida faz parte do checklist admissão e demissão, definido pela legislação trabalhista, para comprovar uma série de informações sobre o profissional.

Por isso mesmo, é fundamental que o RH e o DP conheçam todo esse processo e tenham consciência sobre sua importância. Para isso, conheça quais são as etapas de um processo de admissão:

Anúncio da vaga

Após a área da empresa construir o perfil do funcionário que deseja, com a participação do RH, é o momento de comunicar externamente que a empresa está em busca daquele profissional.

Saber exatamente qual é esse perfil que a organização busca é importante até mesmo no momento de anunciar a vaga, já que o RH deverá buscar a melhor forma de divulgá-la.

A vaga deve ser anunciada em locais onde o perfil de profissional que a empresa busca tem acesso. Empresas com perfis mais descolados costumam anunciar em perfis de redes sociais, enquanto outras mais tradicionais divulgam por meio do LinkedIn, por exemplo.

Além disso, existem outras maneiras, como os sites específicos de divulgação de vagas de emprego.

O importante é que a empresa defina muito bem o que busca para facilitar ainda mais o processo de encontrar esse profissional.

Uma boa descrição de vaga, também conhecida pela expressão em inglês job description, ajudará o RH a encontrar de maneira mais ágil e assertiva o profissional que busca. 

Por isso, quanto mais detalhes forem informados, mais certeiro será se chegar a esse perfil profissional. Algumas informações importantes de serem divulgadas são:

  • Título da vaga;
  • Nome e informações sobre a empresa e sua cultura organizacional;
  • Qualificações e habilidades exigidas e aquelas consideradas como diferencial;
  • Perfil profissional desejado, em termos de características interpessoal;
  • Se a empresa permite home office ou modelo de trabalho híbrido;
  • Como é o ambiente de trabalho, se mais descontraído ou tradicional;
  • Responsabilidades da função, em detalhes;
  • Salário inicial;
  • Benefícios; 
  • Outras informações que podem ser úteis para o candidato e consideradas indispensáveis, dependendo da função;
  • Outras informações complementares que podem fazer o candidato se atrair pela empresa e pela vaga.

Processo de seleção

Após receber os currículos, a empresa deve iniciar o processo de triagem e seleção dos profissionais que realmente se encaixam na vaga divulgada pela empresa.

Esse é outro momento muito importante e dependerá da forma como a empresa prefere conduzir essa etapa. Muitas se contentam com o recebimento do currículo e uma entrevista individual para decidir qual profissional ocupará a vaga. 

Outras, porém, para garantir a assertividade no processo seletivo, que gera custos para a empresa, investem em outras etapas, como testes psicológicos, prova para avaliar a fluência em idiomas, entrevistas coletivas, dinâmicas de grupo, dentre outros exemplos.

Independentemente da estratégia utilizada pelo RH para definir o funcionário escolhido, ela deve ser conduzida com propósito e uma avaliação criteriosa sobre a necessidade ou não de se incluir etapas mais criteriosas na seleção.

Contratação

A contratação do funcionário se dá no momento em que os entrevistadores ou recrutadores que estão cuidado do processo definem qual será o candidato escolhido. Nesse momento, é feito o contato com o profissional e ele é informado do seu sucesso no processo seletivo.

É altamente recomendável que a empresa se preocupe também em dar um retorno aos demais participantes, agradecendo àqueles que não foram selecionados. 

Muitas empresas dão ainda um feedback ao candidato, informando mais detalhes sobre o porquê de não ter sido contratado. É uma forma positiva de cativar o profissional, para possíveis novos processos seletivos.

O RH deve informar ao selecionado quais são as próximas etapas que, de fato, concluirão sua contratação, enquanto o DP deve passar a lista contendo todos os documentos que ele deverá apresentar à empresa para assinatura do contrato de trabalho.

Onboarding

No contexto do checklist admissão e demissão está o onboarding que, na tradução para o português, significa “embarcando” ou “embarcar”. Na prática, trata-se do processo de integração de novos colaboradores em uma empresa.

Esse processo deve incluir o acolhimento, treinamento e acompanhamento de novos colaboradores, com o objetivo de facilitar ao máximo sua adaptação e o alcance dos resultados que são esperados dele. 

Um exemplo importante dessa etapa é a disponibilização da sua estação de trabalho, dos equipamentos, como computador, e da definição do que aquele profissional realizará. 

Afinal, não é interessante que em seu primeiro dia de empresa, ele não tenha um local para se sentar e não saiba como irá começar o seu trabalho. É preciso designar uma pessoa para explicar tudo a ele, permitindo que tire dúvidas.

A falta desse cuidado, além de deixar o profissional inseguro em um ambiente que ele ainda não conhece, causa uma impressão negativa, como se a empresa não estivesse preparada para recebê-lo.

Por isso, o onboarding deve ser uma parte importante da cultura organizacional e dos ideais da empresa.

Documentos fundamentais para a admissão

A empresa deve definir o prazo máximo para que o profissional entregue toda a documentação solicitada. 

A partir da entrega, de acordo com a Lei nº 5.553, a empresa deve devolver todos os documento do profissional em um prazo máximo de até cinco dias, incluindo cópias autenticadas.

Além disso, conforme consta no artigo 29 da CLT, a empresa deve, em até 48 horas, devolver a carteira de trabalho do profissional devidamente assinada. 

Documentos para admissão que devem ser entregues pelo novo colaborador 

  • Cópia do RG;
  • Cópia do CPF;
  • Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
  • Inscrição no PIS/Pasep;
  • Foto 3×4;
  • Cópia do título de eleitor;
  • Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) – se for exigida habilitação para a função, atentar-se para a categoria solicitada);
  • Cópia do comprovante de endereço;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
  • Cópia da certidão de nascimento, em caso de profissional solteiro, ou certidão de casamento, se o funcionário for casado;
  • Cópia do certificado de reservista (para homens com idade entre 18 e 45 anos);
  • Original do atestado de saúde ocupacional (que deve ser conseguido em uma clínica de exame admissional indicada e paga pela empresa contratante);
  • Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  • Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
  • Original e cópia da carta de referência, se for o caso.

Documentos admissionais que a empresa deve entregar ao novo funcionário 

  • Contrato individual de trabalho;
  • Ficha de registro do colaborador;
  • Ficha de salário-família;
  • Ficha de Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na Fonte – IRRF;
  • Ficha de Declaração de solicitação ou recusa do vale-transporte.

Checklist para demissão

O desligamento de um funcionário é sempre um processo que demanda cuidado, respeito e atenção às regras trabalhistas, considerando que sua saída deve ocorrer garantindo que ele tenha acesso aos seus direitos garantidos por lei. 

Mesmo quando o profissional é demitido por ter cometido uma falta grave contra a empresa, permitindo uma demissão por justa causa, o profissionalismo por parte do RH e do DP devem sempre permanecer.

A demissão pode ser provocada por vários motivos e, por isso mesmo, estão previstas na lei diversas possibilidades, seja por definição da empresa, do colaborador ou por meio de um acordo fechado entre ambas as partes.

De qualquer forma, é importante que todas as regras sobre os tipos de demissão façam parte das rotinas de departamento pessoal e RH, e os profissionais dessas áreas saibam exatamente a quais direitos o profissional e a empresa têm no momento do desligamento. 

Além disso, vale ressaltar que, de acordo com o art. 477, § 6, da CLT, a rescisão deve ser paga obrigatoriamente em até 10 dias, a partir da data do término do contrato.

Na demissão sem justa causa

A dispensa sem justa causa se dá quando o fim do contrato de trabalho ocorre devido à vontade única e exclusiva da empresa. 

O colaborador não cometeu nenhum erro, infração ou postura inadequada que levasse à demissão, mas a empresa decide pelo encerramento do vínculo empregatício.

As razões podem ser várias, como necessidade de corte de custos, mas a empresa não é obrigada a justificar o motivo do desligamento.

Nesse caso, a empresa precisa avisar a decisão ao funcionário com antecedência ou deverá pagar o aviso prévio. Nesse tipo de demissão, o funcionário recebe todas as verbas rescisórias:

  • Salário proporcional aos dias trabalhados;
  • Férias proporcionais acrescidas de 1/3 constitucional;
  • Décimo terceiro salário proporcional;
  • Aviso prévio indenizado proporcional;
  • Saldo do FGTS;
  • Multa de 40% referente ao FGTS, sendo a penalidade para a dispensa sem motivo;
  • Emissão dos documentos necessários para encaminhar o funcionário desligado para solicitar o seguro-desemprego.

Na demissão com justa causa

A demissão por justa causa se justifica quando o funcionário comete uma das faltas presentes no artigo 482 da Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT. Ele acaba perdendo boa parte de seus direitos, devendo receber:

  • Saldo de salário, incluindo valores de horas extras e adicional noturno, se for o caso;
  • Férias vencidas, acrescidas de 1/3, se for o caso;
  • 13º salário vencido, se for o caso.

No pedido de demissão por parte do funcionário

Nesse caso, o desligamento acontece por escolha do próprio funcionário, podendo ter como motivos várias possibilidades, como nova oportunidade de emprego mais interessante, por exemplo, não precisando haver uma justificativa por parte do profissional.

No caso do pedido de rescisão do contrato de trabalho por iniciativa do trabalhador, ele terá direito a receber:

  • Saldo de salário, inclusive valores de horas extras e adicional noturno, se for o caso;
  • 13º proporcional ao tempo que o profissional trabalhou e 13º vencido, se houver;
  • Férias proporcionais e vencidas, com acréscimo de 1/3;
  • Aviso prévio indenizado, se for o caso.

No pedido de demissão pelo funcionário, outros direitos que são garantidos na demissão sem justa causa, não são pagos. São os casos do FGTS e da multa calculada em cima do fundo de garantia, além do direito ao seguro-desemprego.

Na demissão consensual

A demissão consensual começou a valer após a Reforma Trabalhista de 2017. Ela consta no artigo 484-A da reforma e define que ambas as partes, funcionário e empresa, estão de acordo com o encerramento do contrato de trabalho.

A proposta desse tipo de demissão é que a empresa consiga reduzir a quantidade de direitos que pagaria do que quando solicita o desligamento do funcionário.

Para o funcionário, o interessante dessa modalidade é que ele recebe mais do que quando o pedido de demissão parte do colaborador.

Nesse caso, os processos ocorrem de forma oficial, respaldados pela lei, e os direitos e deveres de cada um são muito bem definidos para que não haja dúvidas.

Na demissão consensual, o pagamento das verbas rescisórias ocorre com algumas particularidades, assim, o funcionário receberá:

  • Saldo de salário, incluindo valores de horas extras e adicional noturno, se for o caso;
  • 13º proporcional ao tempo que o profissional trabalhou e 13º vencidos, se houver;
  • Férias proporcionais e vencidas, com acréscimo de 1/3;
  • Aviso prévio de 50%, se for o caso;
  • Multa de 20% sobre o valor total do FGTS (que deve ser pago pelo empregador);
  • Saque de até 80% do saldo do FGTS.

Na demissão consensual, o trabalhador não terá direito ao seguro-desemprego.

Principais documentos na demissão

No contexto da demissão de um profissional, ele também deve apresentar documentos à empresa, como forma de oficializar o encerramento do vínculo empregatício.

Nesse caso, os documentos irão variar conforme o tempo em que o funcionário ficou trabalhando na empresa. Veja:

Em caso de funcionários com menos de um ano de contrato

  • Termo de Rescisão de Contrato;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
  • Aviso Prévio;
  • CD – Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro Desemprego;
  • Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); e
  • Atestado Médico Demissional.

Em caso de funcionários com um ano ou mais de contrato

  • Termo de Rescisão de Contrato;
  • Cheque administrativo nominal ao ex-funcionário, dinheiro ou depósito – no valor das verbas rescisórias;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
  • Comprovante de Aviso Prévio;
  • CD – Comunicado de Dispensa 
  • Requerimento do Seguro Desemprego;
  • Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);
  • Atestado Médico Demissional;
  • 6 últimas guias do FGTS – GFIP;
  • GRFP paga;
  • GRs das contribuições sindical, assistencial e confederativa do empregado – referentes ao exercício, se houver;
  • Carta de Preposto, se houver.

Um checklist admissão e demissão é um grande aliado do Departamento Pessoal para garantir que a empresa está realmente cumprindo a lei no momento de contratar e demitir um funcionário. 

São vários os documentos e, por trás da exigência da entrega dessa documentação, estão também os processos que serão executados pelo DP para oficializar a contratação ou o desligamento do profissional de forma correta.

Os profissionais de RH e DP devem conhecer essa lista e também entenderem o motivo da solicitação de cada um dos documentos citados. Assim, a chance de faltar algum é reduzida e a empresa não corre o risco de se envolver em problemas com o Ministério do Trabalho! 

desenvolvimento e treinamento de pessoas
Leonardo é pós-graduado em Ciências da Computação pela PUC Minas e formou-se em Inovação e Empreendedorismo pela Universidade de Stanford. Ao longo de sua trajetória, fundou várias empresas de tecnologia e gestão. Diretor de Novos Negócios na Sólides, ele lidera a frente de DP, Benefícios Corporativos e demais iniciativas de expansão.
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