Como a automação de processos ajuda o dia a dia do RH?

O setor de Recursos Humanos é um dos mais importantes dentro de uma empresa. Isso porque ele é o responsável pela gestão do bem mais precioso de uma organização: as pessoas.

Ao longo dos anos, e com o aumento dessa percepção de que os colaboradores são o recurso mais importante dentro da empresa, o RH deixou de ser uma área operacional e burocrática e tornou-se estratégica para os negócios.

Nesse contexto, a tecnologia tem se tornado cada vez mais indispensável e necessária para o RH. Exemplo disso é o conceito de automação de processos, cujo objetivo é utilizar as tecnologias disponíveis para agilizar os processos dentro da empresa.

Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto apresenta o conceito de automação de processos e como ela é fundamental para o RH, além de exemplos de processos que podem ser feitos por meio da tecnologia para agilizar a rotina dentro das empresas.

O que é a automação de processos?

A automação de processos é basicamente a inclusão de tecnologias nas rotinas e procedimentos que anteriormente eram feitos de forma manual, burocrática e muitas vezes com erros e excesso de tempo gasto.

Geralmente, são procedimentos necessários e importantes para a gestão organizacional, mas que, devido à forma com que eram feitos ou ainda são feitos, em muitas empresas, atrasam os processos e impedem que os funcionários se dediquem a ações mais estratégicas.

Investir na automação de processos é uma escolha muito benéfica para as empresas que queiram destinar os esforços para questões voltadas ao planejamento, além de utilizar o capital intelectual dos colaboradores, deixando os processos operacionais para serem resolvidos pelas tecnologias existentes no mercado.

A automação de processos no contexto do RH

A automação de processos no contexto do RH é uma das principais aplicações dentro das empresas pelo motivo desse setor passou a ser cada vez mais tático para os negócios e muitas rotinas precisaram ser adaptadas.

Por muito tempo, o setor de RH foi visto como burocrático e repetitivo, mas, com o passar dos anos, sua importância foi sendo entendida e reconhecida. Lidar com pessoas de forma estratégica é conseguir substituir sua força braçal pela capacidade intelectual.

Com o uso da tecnologia e de softwares que podem ajudar na execução, monitoramento e aprimoramento das rotinas, o trabalho das pessoas é alocado para atuações relacionadas às suas habilidades. Especialmente voltadas para a comunicação interna, o engajamento dos colaboradores e a retenção de talentos.

Assim, é possível citar algumas vantagens ao se investir na automação de processos, como:

a otimização do tempo;
a redução da ocorrência de erros;
o aumento da segurança e da proteção dos dados dos envolvidos;
a facilidade e a rapidez de incluir, gerar, acessar e analisar dados;
melhoria da comunicação entre as equipes;
aumento da produtividade;
mais esforços voltados para o objetivo da empresa, ao invés da destinação do tempo para atividades operacionais.

Para alcançar esses benefícios, na prática, diversos procedimentos e rotinas que são responsabilidade do RH podem passar pela automação, que nada mais é do que a substituição da força de trabalho manual pelo uso da tecnologia.

Automação de processos de RH na prática: veja 4 exemplos

Agora, que você já sabe o que é a automação de processos, especialmente no contexto do RH 4.0, veja abaixo alguns procedimentos e rotinas que são de setor e que podem ser feitos com o uso de ferramentas e tecnologias:

Processo de recrutamento e seleção

Os processos de recrutamento e seleção costumam ser, além de demorados e cansativos, muito onerosos para a empresa.

Eles são fundamentais para a organização, já que são decisivos para definir o time que comporá a empresa e conduzirá os trabalhos. Por isso, o recrutamento e a seleção devem ser feitos de forma assertiva, visando a contratação do perfil que a empresa procura.

Com a automação de processos de RH é possível que os recrutadores contem com tecnologias, como o caso de portais da internet que permitem a divulgação de vagas.

No contexto da aplicação de testes e da realização de entrevistas, a tecnologia tornou esses processos mais simples e ágeis para o RH.

Isso porque existem os testes online, que podem ser padronizados ou personalizados, permitindo que o candidato à vaga o faça de sua casa, sem a necessidade de deslocamento até a empresa.

Já nas entrevistas, os aplicativos e ferramentas de videoconferência permitem que os recrutadores conversem com os candidatos, mesmo que estejam à distância.

Isso possibilita, inclusive, que haja contratações até mesmo de profissionais que estejam em outro estado ou país.

Comunicação interna

O RH também realiza um importante trabalho no contexto da comunicação com os funcionários. Informação que circula e comunicação bem feita são indispensáveis para o bom funcionamento da empresa para a retenção de talentos.

Por meio da tecnologia, isso ocorre de forma mais rápida, ágil e acessível. Além das ferramentas que permitem a troca de mensagens e de documentos, há também aquelas que permitem monitorar aqueles que não receberam a informação e o envolvimento dos funcionários com determinado assunto e o que estão comentando.

Assim, a comunicação interna, viabilizada pela tecnologia, evita ruídos e falta de informação no ambiente organizacional.

Controle de ponto digital para gestão da jornada de trabalho

A gestão da jornada de trabalho é um importante processo de gestão cuja responsabilidade é do RH.

Diferentemente de como esse controle era feito há anos, por meio do registro manual, hoje existem softwares que permitem que o funcionário registre seu ponto por meio de biometria, com identificação em crachás e até mesmo por meio de reconhecimento facial.

Há também tecnologias que viabilizam o registro de ponto para funcionários que estejam em home office, graças a existência do aplicativo de ponto online.

Com essas tecnologias, o processo de registro de ponto torna-se automatizado, assim, os cálculos da jornada de trabalho, incluindo horas extras, banco de horas e até faltas, são feitos com rapidez, agilidade e sem erros.

Outro benefício da automação do registro de ponto é que ela garante informações mais precisas, verdadeiras e seguras, que podem resguardar a empresa em possíveis ações judiciais trabalhistas que podem surgir.

Os gestores também têm à disposição a possibilidade de gerarem relatórios em poucos cliques que entregam informações fundamentais para o setor.

Envio e armazenamento de documentos

Sem dúvidas, o RH é um dos setores que mais trabalha com arquivos e documentos, principalmente por lidar com as informações dos funcionários.

Mas esse processo não apenas pode, como deve, deixar de ser manual. O gasto com papel, além acarretar financeiramente para a empresa, também é uma questão de sustentabilidade.

Assim, contar com tecnologias que reduzam o gasto com papel é fundamental. Para isso, existem ferramentas que permitem o envio de documentos digitalizados, principalmente nos processos de admissão e demissão, e também a possibilidade de contar com a assinatura eletrônica.

A empresa também precisa pensar em termos de digitalização de seus arquivos e documentos que não podem ser descartados. Além de economizar espaço, o armazenamento na nuvem, ou seja, online de documentos garante mais segurança e menos riscos de se perder as informações.

Isso inclui, ainda, a facilidade de se localizar os documentos, que podem ser acessados rapidamente e, dependendo do software contratado, de qualquer lugar, desde que haja acesso à internet.

O que achou dessas informações e dicas sobre a automação de processos? No RH, especialmente, essa é uma decisão fundamental para a empresa que pretende tornar-se mais competitiva e acompanhar os avanços do mercado.

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