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Como automatizar o cadastro de colaboradores?

cadastro de colaboradores

O cadastro de colaboradores talvez seja uma das tarefas mais subestimadas do RH. Afinal, algumas vezes, pode parecer uma formalidade irrelevante ou dispensável. Mas pensar dessa maneira é um equívoco, porque além de ser uma ferramenta de gestão, essa espécie de inventário laboral oferece muitos benefícios, principalmente quando é automatizado.

Neste artigo, vamos abordar o cadastro de colaboradores, sua importância para as empresas e como a tecnologia pode ajudar a organizar as informações. Continue a leitura e descubra as vantagens de automatizar esse procedimento considerado obrigatório pela legislação brasileira. 

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Qual a importância do cadastro de colaboradores?

Além de ser uma obrigação prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o cadastro de colaboradores é uma das tarefas mais importantes do departamento de RH. Já que é nele que as empresas registram e consultam todas as informações referentes aos funcionários. 

Ainda, os dados armazenados no cadastro são úteis para a elaboração de documentos essenciais na trajetória laboral dos profissionais. Ademais, o cadastro de colaboradores é importante como ferramenta estratégica de gestão. Uma vez que permite identificar o perfil dos integrantes da equipe e desenvolver políticas de atração e retenção de talentos. 

Para que serve o cadastro de colaboradores?

Por centralizar as informações mais importantes de todos os colaboradores, o cadastro deve ser gerado e administrado pelo setor de Recursos Humanos

No entanto, ele pode ser de grande utilidade para outros setores, como o contábil e o financeiro, principalmente porque serve como banco de dados para atividades individuais ou inter-relacionadas, por exemplo: 

  • processos admissionais;
  • demissionais;
  • cálculo de benefícios;
  • trâmites legais, como a rescisão de contrato e a consulta do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 

Mas para ser funcional, o cadastro de colaboradores deve ter como características a organização e a segurança das informações. Dessa maneira, a consulta compartilhada entre departamentos garante o alinhamento dos dados e diminui a possibilidade de erros ou a necessidade de retrabalho. 

Como fazer o cadastro?

A legislação trabalhista sugere três formas de cadastrar colaboradores em uma empresa: por meio de livros, fichas ou sistemas eletrônicos. A escolha por um deles é uma decisão organizacional e deve atender às necessidades do negócio. Em geral, independente do método adotado, o cadastro de colaboradores consiste em 5 etapas:

  • coleta de dados junto aos colaboradores ou órgãos reguladores;
  • verificação dos dados para checar se há divergências ou erros. Esse cuidado evita que colaboradores sejam lotados em cargos incompatíveis com as funções exercidas, evitando problemas com a lei;
  • armazenamento dos dados em meios específicos, conforme descrito na legislação;
  • disponibilização dos dados para estarem acessíveis;
  • atualização periódica para evitar que as informações fiquem obsoletas.  

Quais informações devem constar no cadastro de colaboradores?

Como vimos, o cadastro de colaboradores é uma exigência legal determinada pela CLT. Assim, o artigo 41 estabelece quais informações são obrigatórias na ficha admissional para cadastro de novos colaboradores:

  • nome, data de nascimento, naturalidade e nacionalidade;
  • CPF (Cadastro de Pessoas Físicas) e RG (Registro Geral ou Cédula de Identidade);
  • estado civil;
  • certificado de reservista (para profissionais do gênero masculino);
  • título eleitoral;
  • endereço e telefone;
  • fotografia;
  • número do PIS (Programa de Integração Social);
  • número do PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público);
  • número e série da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  • formação ou escolaridade;
  • cargo e função;
  • data da admissão;
  • jornada de trabalho;
  • remuneração salarial, benefícios e férias;
  • plano de carreira;
  • encargos sociais;
  • acidente de trabalho ou doenças profissionais.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão?

É inegável que a tecnologia se tornou protagonista no RH, sendo uma aliada dos profissionais do setor, auxiliando a gestão de pessoas e tornando os processos menos burocráticos. 

No cadastro de colaboradores, a inteligência artificial otimiza o gerenciamento das informações, da coleta ao compartilhamento com outros setores. Isso é possível graças a softwares específicos para a gestão de RH.

Trata-se de ferramentas que, desde o momento da admissão, recebem dados e documentos digitalizados, arquivam na nuvem ou em uma plataforma online e, inclusive, disponibilizam relatórios. O uso da tecnologia para cadastrar colaboradores oferece vantagens, como veremos a seguir. 

Quais as vantagens da tecnologia no cadastro de colaboradores?

Ao automatizar o gerenciamento do cadastro de colaboradores, o departamento de RH e as empresas obtêm benefícios. 

Minimiza a possibilidade de erros

Falhas humanas são perfeitamente compreensíveis, ainda mais em atividades manuais, burocráticas e repetitivas. Às vezes, elas ocorrem pelo cansaço, outras pela desatenção. Independente do motivo, é possível errar ao preencher planilhas ou copiar dados

Mas os equívocos podem ser prejudiciais para as empresas, tanto no aspecto financeiro quanto legal. Por isso, automatizar os processos minimiza a chance de erros e diminui a incidência deles. Desse modo, vale a pena aderir à tecnologia para evitar problemas. 

Otimiza processos 

Evitar erros e ganhar tempo são vantagens para um setor complexo como o RH. Otimizar processos é um privilégio que a tecnologia oferece, principalmente no cadastro de colaboradores, pois qualquer dado pode ser encontrado com poucos cliques. 

Além disso, os arquivos digitais permitem atualizações constantes. Desse modo, documentos ou informações podem ser excluídas, editadas ou incluídas a qualquer tempo. Isso garante praticidade e organização. 

Dessa maneira, o tempo que sobra pode ser usado para a realização de outras atividades pertinentes ao departamento. Ainda, para traçar estratégias empresariais, como planejamento, treinamento e capacitação de funcionários. 

Garante segurança às informações

Ao digitalizar documentos as empresas adotam procedimentos de segurança para evitar perdas ou danos, condições possíveis de acontecer com o arquivamento de materiais físicos. 

Por isso, automatizar as fichas admissionais permite a preservação e proteção dos dados. Isso porque, os softwares dessa natureza contam com atualizações e backups constantes. Trata-se de ações fundamentais para garantir que nenhum imprevisto comprometa a segurança das informações.

Reduz custos

Usar a tecnologia para o cadastro de colaboradores reduz despesas com impressão de documentos. Além disso, elimina o desperdício de algo que verdadeiramente não tem preço: o tempo. Ainda, com a automação, os processos ganham velocidade na organização dos dados. 

Influencia na gestão de pessoas 

Empresas que investem na digitalização de dados cadastrais observam a influência direta da tecnologia na gestão de pessoas. Nesse sentido, lembretes de aniversário, data de admissão ou aviso de férias iminente são facilmente identificáveis. 

Outra vantagem é que a automação dos cadastros permite que o analista de RH proponha ações e iniciativas para envolver as equipes. Convenhamos, a atenção a esses detalhes valoriza a presença do colaborador na empresa e cria afinidade entre ele e a organização. O fortalecimento da relação entre as partes é benéfico para o negócio. 

Por fim, tenha em mente que a automação do cadastro de colaboradores dá mais confiança e resguardo ao profissional de RH. Dessa maneira, sobra espaço para investir em estratégias que darão visibilidade ao setor. Quem sabe até para elaborar um guia completo de contratação. Fica a dica!

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