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Como manter o foco em um escritório aberto barulhento

Por: Rebecca Knight

O escritório aberto pode ser um pesadelo, especialmente quando você está trabalhando em algo que requer sua atenção total. Para piorar a situação, seus colegas podem se distrair – talvez eles estejam conversando em voz alta ou seus telefones celulares estejam constantemente cantando. Como você pode fazer as pazes com o seu escritório aberto? Como você deve lidar com altos colegas de trabalho que estão perturbando o seu foco? Qual é a melhor maneira de lidar com o barulho e as distrações em seu escritório sem parecer antissocial ou rude?

O que dizem os especialistas

Há um debate em andamento sobre os prós e contras de escritórios abertos. Algumas pesquisas indicam que elas estimulam a criatividade e a camaradagem, enquanto estudos mais recentes sugerem que os escritórios abertos encorajam os funcionários a evitar uns aos outros. Quando bem desenhados , esses espaços podem fomentar a colaboração “oferecendo oportunidades para interações casuais com pessoas de toda a empresa”, diz David Burkus, professor associado da Universidade Oral Roberts e autor do livro Amigável Amigo de um Amigo.. O problema é que todas essas interações “podem ser muito perturbadoras” quando você está tentando fazer o trabalho. Mas à medida que as empresas adotam cada vez mais um layout aberto, é importante aprender a lidar com o ruído indesejado, diz Karen Dillon, autora do Guia HBR para a Política de Escritórios . Você precisa de suas próprias “estratégias de sobrevivência”, bem como algumas regras básicas com as quais você e sua equipe podem concordar. Aqui estão algumas idéias.

Abrace os aspectos positivos

Todos nós desejamos alguma solidão no local de trabalho. Afinal, há um certo nível de segurança psicológica que vem com ter um “escritório com uma porta”, diz Dillon. Esse mínimo de privacidade garante que “seus colegas não podem ouvir seus telefonemas” ou saber exatamente quais “websites você está navegando” a qualquer momento. E ainda assim, ela diz: “Há muitos benefícios em conhecer seus colegas em um nível mais íntimo. Há risos, humor, e você sente o ritmo do trabalho e da vida um do outro. ”Dillon recomenda tentar abraçar o conceito de escritório aberto, concentrando-se nos aspectos positivos,“ o vínculo ”e minimizando os negativos,“ o ocasional TMI ”. No mínimo, resista ao seu impulso de ser o primeiro a reclamar do barulho, diz Burkus. Você não quer que as pessoas vejam você como sendo persuasivo ou difícil.

Alinhar as expectativas da equipe

Em vez de reclamar, sugere Burkus, converse com sua equipe sobre como todos podem trabalhar de maneira ideal em um escritório aberto. Você deve primeiro falar com o seu gerente, já que é melhor que essa discussão seja “instigada pela liderança”, diz Burkus. Ele recomenda que você diga ao seu chefe: “Eu gostaria de começar a conversa, mas não acho que eu seja a pessoa certa para falar sobre isso. Você pode ajudar? ”Como uma equipe, seu objetivo coletivo é chegar a“ normas acordadas, nas quais todos vocês operarão ”, diz Burkus. Por exemplo, quando um colega está ao telefone, o restante fala apenas em sussurros. “Peça apoio explícito e implícito”, acrescenta Dillon. Ela sugere “escolher um aliado que possa ser um segundo par de olhos para você”, de modo que, se os colegas de trabalho estiverem sendo barulhentos quando você estiver em uma ligação importante, por exemplo, esse colega pode pedir educadamente que eles façam uma ligação.

Invista em fones de ouvido

Dillon recomenda comprar um conjunto de fones de ouvido com cancelamento de ruído para aqueles momentos em que você está “trabalhando em algo que requer concentração intensa”. Você pode ouvir ruídos brancos ou música clássica ou qualquer coisa que o ajude a se sentir e tocar. melhor . Os fones de ouvido também “servem como um sinal visual para seus colegas”, de modo que você não deve ser incomodado, a menos que seja absolutamente necessário. “Use a discrição em quantas vezes você os usa”, adverte Dillon. “Mostre que você ainda faz parte da equipe.” Burkus diz que conhece equipes que têm um “código de ouvido” de fato que os colegas usam para indicar seu nível de foco. “Dois fones de ouvido significa ‘Deixe-me em paz. Estou me concentrando. Um fone de ouvido e um fora significa “pergunte antes de me interromper”. E ambos os fones de ouvido significam “sou interrompível”.

Mova-se pelo escritório

Todo mundo precisa de um lugar no trabalho onde seja possível “pensar, escrever e debater sem distrações”, diz Dillon. E até mesmo o mais aberto dos escritórios abertos tende a ter espaços discretos que permitem que os funcionários se afastem da comoção. Você deve aproveitar ao máximo as salas de conferências vazias, os cubículos semi-privativos e as alcovas tranquilas, diz Burkus. “Enfrente o bloqueio mental que você tem em ficar na mesa onde foi designado”, ele acrescenta. Dessa forma, “quando o seu colega tagarela começar a falar sobre o Game of Thrones deontem à noite, você pode simplesmente pegar seu laptop e mudar para uma parte diferente do escritório. ”Uma dica para quem trabalha em grandes empresas:“ É sempre útil mudar para um andar diferente do seu prédio ”, diz Burkus. “As pessoas não são tão capazes de conhecê-lo e, portanto, é menos provável que você se distraia.”

Deixe o escritório (temporariamente)

Se a concentração no seu escritório for difícil, Burkus recomenda pedir permissão ao seu chefe para trabalhar em outro lugar – a biblioteca local ou um café nas proximidades – de vez em quando. Dependendo do que você está trabalhando, “preste atenção em onde você se sente confortável e onde você é mais produtivo” e enquadre seu pedido em torno disso. Por exemplo, você pode dizer ao seu gerente: “Quando escrevo esses relatórios, preciso estar focado. Posso atravessar a rua para trabalhar no café para fazer esse trabalho? ”Esse é um“ pedido menor ”do que pedir“ trabalhar em casa  um dia por semana ”e, portanto, é mais difícil recusar.

Peça para mover permanentemente as secretárias

Se o seu problema não for o escritório aberto em si, mas um colega falante e muito barulhento, talvez seja hora de “falar com seu gerente sobre mesas móveis”, diz Dillon. “Você não deveria sofrer.” Não reclame, no entanto. Em vez disso, converse com seu chefe “sobre como você será mais produtivo” em um novo espaço. Ela sugere dizer algo como: “Será mais fácil para mim ficar no prazo se eu me mudar para um lugar mais calmo.” Seja o que for que você faça, não deixe que seu aborrecimento “borbole” para que você um dia grite com o seu colegas para calar a boca, diz Dillon. Uma explosão como essa “é muito difícil de reparar”, diz ela.

Princípios para Lembrar

Do:

  • Converse com seu gerente e sua equipe sobre como você pode trabalhar de maneira ideal em um escritório aberto.
  • Compre um conjunto de fones de ouvido com cancelamento de ruído para aqueles momentos em que você está trabalhando em algo que requer concentração intensa.
  • Investigue espaços privados em seu escritório onde você possa pensar, escrever e debater idéias livres de distrações.

Não faça:

  • Seja difícil. Tente abraçar os benefícios positivos de um plano de escritório aberto.
  • Vá sozinho. Peça a um colega de confiança para executar interferência para você de tempos em tempos e prometer fazer o mesmo para essa pessoa.
  • Sofrer em silêncio. Fale com seu gerente sobre mesas móveis se achar que isso melhorará sua produtividade.

Estudo de caso 1: Seja positivo e se distancie das distrações quando necessário

Zeba Rashid, especialista em gestão de eventos de celebridades, trabalhou em muitos tipos diferentes de ambientes de escritório ao longo de sua carreira. Ela prefere abrir escritórios para um ambiente mais corporativo, com portas fechadas e paredes altas.

“[Meu trabalho] é se conectar com os outros, e eu acho que um ambiente aberto é propício para o fluxo de ideias e conexão pessoal”, diz Zeba. “Eu também acho que ter um diálogo em andamento no escritório faz minha criatividade fluir.”

Enquanto Zeba se concentra nos aspectos positivos de seu ambiente aberto, ela prontamente admite que não é ideal para quando ela precisa ser “focada em laser” em seu trabalho.

Em seu trabalho atual como vice-presidente e diretora de marketing de influência na CRC, uma agência de relações públicas e marketing digital sediada em Nova York, Zeba aprendeu a lidar com o ruído e a distração. “Quando estou trabalhando em contratos ou propostas de alto nível, costumo colocar meus fones de ouvido”, diz ela. Os fones de ouvido fornecem um sinal para seus colegas de que ela está “trabalhando em um prazo sensível ao tempo” que requer silêncio. É importante ressaltar que eles “não interferem nas conversas de ninguém” no escritório. “Isso é fundamental: o espaço aberto é tudo sobre respeito”, diz Zeba.

Recentemente, enquanto trabalhava em um prazo importante, ela reservou uma sala de conferências no escritório para se distanciar fisicamente das conversas de seus colegas. “Eu acho que o maior problema em um espaço aberto é a criação de protocolos sociais”, diz ela. “Eu sempre acho que ser direto e bem me desculpar vai muito longe para a boa vontade.”

Ela simplesmente disse à sua equipe: “Estou trabalhando na finalização de um contrato de celebridades no momento, e então estarei na sala de conferências se você precisar de mim para qualquer coisa urgente”. A maioria das pessoas está lá para trabalhar, então não é difícil separar e desconectar do chatter quando necessário. ”

Zeba diz que ela e seus colegas desenvolveram estreitas relações de trabalho ao longo do tempo, “então sabemos como trabalhar uns com os outros e quando precisamos da zona sem tagarelice”. “Trabalhar em um ambiente de escritório aberto me permite ser acessível e acessível para todos”, diz ela.

Estudo de caso 2: desenvolva regras básicas e encontre uma maneira de acalmar seu cérebro

Kaitlin Stewart, executiva de contas sênior do Grupo TASC, a agência de relações públicas, trabalha em um escritório aberto com oito de seus colegas. Seu chefe, o co-fundador, tem um escritório semi-privado, e há também uma sala de conferências semi-fechada para reuniões menores.

Na maior parte, Kaitlin vê o escritório aberto como benéfico para a camaradagem de sua equipe. “Isso permite muita colaboração”, diz ela. “Somos todos capazes de lançar ideias e isso cria um ambiente colegial.”

Mas o barulho às vezes se torna um problema. O som indesejado pode ser uma distração e até mesmo “debilitante para muitas pessoas”, diz ela.

É por isso que a equipe estabeleceu regras básicas de como trabalhar de maneira ideal no ambiente de escritório aberto. Por exemplo, “Não há gritos pela sala. Se você estiver envolvido em brincadeiras amigáveis ​​com um colega, você deve estar atento [para mantê-lo] se alguém estiver no telefone. Se a sua discussão for longa, você precisa se mudar para a sala de conferência ”, diz ela.

As regras básicas são “um ponto de conversa regular”, diz ela. “Nós o estruturamos para fortalecer a equipe como um todo e codificar nossas melhores práticas.”

Kaitlin também encontrou ajuda na meditação. “Meu chefe incentiva todos nós a cada um levar 20 minutos em algum momento durante o nosso dia de trabalho para fechar os olhos e sentar em silêncio”, diz ela. “É um exercício de treinar seu cérebro para desligar o ruído de fundo. Eu acho muito útil para acalmar minha mente.

Por enquanto, Kaitlin fez as pazes com o barulho e a distração. Mas ela diz que “absolutamente pediria para mudar de mesa” se ela achasse que isso a ajudaria a trabalhar melhor. “Eu sinto fortemente que o seu trabalho é o seu sustento, e você tem que ser dado as ferramentas que você precisa para ser produtivo e ter sucesso.”

Fonte: Harvard Business Review

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