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Como Ser Mais Produtivo Aproveitando O Tempo

TEMPO é dinheiro. Assim diz um ditado popular. Na verdade, o tempo é muito diferente do dinheiro e de outras coisas. Não se pode guardar o tempo para usá-lo depois, como se faz com dinheiro, alimento, combustível e várias outras coisas. É inútil tentar guardar o tempo deixando de usá-lo. O que aconteceria se você dormisse oito horas e tentasse economizar o resto do dia não fazendo nada? No fim do dia, as horas que não fossem usadas teriam sido desperdiçadas para sempre.
Evite procrastinar
Um ditado popular diz: “Nunca deixe para amanhã o que pode fazer hoje.” Mas algumas pessoas gostam de refraseá-lo, dizendo: “Nunca deixe para amanhã o que pode deixar para depois de amanhã.” Quando precisamos realizar um trabalho difícil, achamos mais conveniente procrastinar. Segundo certo dicionário, “procrastinar” significa “transferir para outro dia ou deixar para depois; adiar, delongar”. O procrastinador tem o hábito de adiar o que precisa fazer. À medida que ele sente aumentar o estresse e a pressão para realizar algo, fica aliviado transferindo a tarefa para o futuro e aproveita o “tempo livre” que conseguiu — até que a pressão aumente de novo. A famosa bomba relógio.
Às vezes, nosso estado físico e emocional talvez exija que adiemos alguma tarefa ou até mesmo todas elas, por exemplo, talvez no horário de trabalho você receba um telefonema sendo informado que alguém de sua família esta passando mal, você deixa tudo e vai ver o que esta acontecendo. Além disso, todo mundo precisa de uma pausa de vez em quando na rotina diária, afinal ninguém é de ferro. Esse tipo de pausa é benéfica. Mas a procrastinação é bem diferente; geralmente é prejudicial. Veja um exemplo.
Um colaborador tem três semanas para entregar um projeto. Há muita coisa que ele ainda precisa estruturar. Ele se sente pressionado. Há uma tentação para procrastinar — e ele faz isso para aliviar a tensão. Em vez de trabalhar, ele navega na internet ou procura fazer outra coisa que seja mais fácil. Os dias passam e ele continua adiando o que precisa fazer para entregar aquele projeto. Daí, na véspera de entrega do projeto ao chefe, ele finalmente decide fazer o que precisa. Sentado à sua mesa no escritório, começa a trabalhar a todo vapor.
Passam-se as horas. Enquanto os outros colegas de trabalho vão para casa descansar, ele faz hora extra para criar planilhas, gráficos e elaborar a apresentação. No dia seguinte na hora de apresentar o projeto ele se lembra de que um demonstrativo contábil de extrema relevância não foi adicionado a sua apresentação. Seu projeto é criticado pelo chefe. Então tem de fazer todo projeto novamente, e agora em algumas horas.
Esse trabalhador pagou caro por ter procrastinado. Por isso é preciso usar bem o tempo e ser diligente no trabalho.
Quando teria sido o tempo apropriado para o colaborador trabalhar no projeto? Dividir o projeto em partes seria uma boa ideia, dar uma clareada na mente a cada hora de trabalho dando-se um intervalo de 10 min. Desse modo, não teria trabalhado apressadamente na véspera, quando podia estar se preparando para a apresentação. No dia de apresentar o projeto, ele estaria descansado, bem preparado e conseguiria apresentar um ótimo trabalho ao seu chefe.
Portanto, no dia a dia de trabalho, decida quais são suas prioridades ou metas a realizar, e realize-as mesmo. Assim, evitará o problema da procrastinação e suas consequências. Também sentirá a satisfação de ter o reconhecimento no seu líder. Isso é especialmente importante quando seu trabalho afeta outros colegas, como no caso do trabalho em equipe.

Procure não acumular objetos que não vá usar
Conforme já mencionado, o segundo aspecto em usar bem nosso precioso tempo é evitar o acúmulo de papeis ou objetos que não vamos usar imediatamente. Sabemos que manusear, organizar, usar, limpar, guardar e procurar as coisas, seja na nossa mesa ou no computador, exige tempo. Quanto mais papeis ou objetos em nossa mesa, de mais tempo precisamos. Trabalhar numa sala ou numa casa apinhada de coisas consome mais tempo e é mais frustrante do que trabalhar em lugares com espaço livre e áreas organizadas. Além disso, quanto mais acumulamos coisas, mais tempo gastamos para encontrar o que precisamos. Também não queremos ter aquela experiência de encontrar um imposto que deveria ter sido pago a três meses atrás no meio dos papeis acumulados na nossa gaveta.
Especialistas em limpeza e organização dizem que quase metade do tempo que as pessoas gastam em limpeza é desperdiçado “manuseando coisas, desviando-se de objetos espalhados ou tirando-os do caminho”. O mesmo talvez aconteça em outros campos da vida. Assim, se desejar usar melhor o seu tempo, dê uma boa olhada no seu ambiente de trabalho. Será que o acúmulo de coisas está tomando seu espaço, limitando os movimentos e, pior de tudo, desperdiçando seu tempo? Se isso estiver acontecendo, livre-se de algumas coisas acumuladas.
Livrar-se de coisas acumuladas talvez não seja fácil. Jogar fora objetos desnecessários, mas que achamos que um dia poderá ser útil pede ser desafiador.
Como determinar se guarda algo ou joga-o fora? Poderá usar a seguinte regra: se não usou ou precisou de um papel ou objeto durante uma semana, jogue-o fora se não tiver uma data definida para usa-lo. E se estiver inseguro quanto a jogar fora depois de se ter passado uma semana? Guarde-o num lugar temporário e espere um mês. Quando notar que já se passou mais de um mês e você não precisou daquele objeto, talvez seja mais fácil desfazer-se dele. De qualquer modo, o objetivo é reduzir o acúmulo de coisas e usar melhor o seu tempo para produzir.
É claro que o acúmulo de coisas não se limita à sua mesa de trabalhado. Pense no seu computador como sendo sua sala de trabalho ou sua empresa, e nos arquivos digitais como sendo seus objetos espalhados na sua sala. Será que está tudo disposto de forma organizada? Quanto tempo demoro para encontrar aquele arquivo que meu chefe acabou de pedir? Será que não esta na hora de também dar uma organizada nos arquivos do seu computador?
Assim com um rio, o tempo não volta atrás nem pode ser guardado; uma vez que passa, ele se vai para sempre. Mas seguindo alguns métodos de organização podemos aproveita-lo da melhor maneira possível.

Radamés Ribeiro de Sousa
Gestor de RH
CRA-MT 6-00117

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