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Sumário

Organização no trabalho: Confira a sua importância e como a ação pode aumentar a produtividade

Confira vantagens e passo a passo para manter o ambiente de trabalhado cada vez mais organizado!

Você sabe como manter a organização no trabalho? Sabe como deixar o ambiente mais organizado e garantir que a produtividade da sua equipe aumente?

Neste texto, te ajudaremos a resolver essas questões.

Então, continue a leitura e aproveite as dicas!

O que é a organização no trabalho?

A organização no trabalho é o ato de planejar e executar a organização de um ambiente onde os colaboradores possam cumprir as suas funções de forma útil e agradável dentro da empresa. Consiste em organizar os meios e os processos relacionados ao ambiente corporativo, no que se refere às atividades.

A importância de se manter a organização no trabalho

A organização e limpeza no trabalho são essenciais para promover um ambiente seguro, eficiente e produtivo. Afinal, elas contribuem para a saúde dos colaboradores, reduzem o risco de acidentes, facilitam a localização de recursos e promovem uma atmosfera profissional e positiva.

Ou seja, elas não apenas influenciam a aparência do espaço, mas também desempenham um papel crucial no desempenho e na satisfação dos colaboradores. Assim sendo, veja alguns motivos para reforçar os cuidados:

Organização no trabalho e eficiência operacional

Um espaço organizado permite uma execução mais eficiente das tarefas diárias. A fácil acessibilidade a ferramentas, documentos e materiais reduz o tempo perdido procurando por itens essenciais.

Organização no trabalho e segurança

Ambientes limpos e organizados contribuem para a segurança no trabalho. Assim, a remoção de obstáculos e a identificação clara de saídas de emergência ajudam a prevenir acidentes e lesões.

Organização no trabalho e motivação dos funcionários

organização no trabalho

Trabalhar em um ambiente limpo e organizado pode ter um impacto positivo no moral e na motivação dos colaboradores. Então isso cria um ambiente mais agradável, refletindo diretamente na qualidade do trabalho.

Organização no trabalho e imagem profissional

Um local de trabalho bem mantido projeta uma imagem profissional da empresa. Isso, portanto, é crucial para clientes, parceiros de negócios e visitantes, pois transmite uma impressão de eficiência e comprometimento com a excelência.

Organização no trabalho e redução do estresse

A desordem e a sujeira podem contribuir para o estresse no trabalho. Dessa forma, um ambiente organizado e limpo promove um espaço mais calmo e agradável, reduzindo a sensação de sobrecarga.

Organização no trabalho e manutenção de equipamentos

A limpeza regular contribui para a durabilidade e eficiência dos equipamentos. Isso pode resultar em economia a longo prazo, evitando reparos desnecessários ou substituições prematuras.

Organização no trabalho e conformidade com padrões de saúde e segurança

Muitos setores têm regulamentações específicas relacionadas à limpeza e organização. Manter esses padrões é essencial para cumprir as normas de saúde e segurança no trabalho.

Portanto, a limpeza e organização no trabalho não são apenas questões estéticas, mas têm impactos tangíveis na eficiência, segurança, moral dos funcionários e na imagem global da empresa. Consequentemente, investir tempo e recursos nessas áreas pode resultar em benefícios significativos tanto para a organização quanto para seus colaboradores.

A relação entre organização no trabalho e produtividade

Independentemente de o seu local de trabalho ser em sua própria casa, num espaço de coworking ou numa empresa, a organização do seu espaço de trabalho tem relação direta com os seus níveis de motivação.

Então, um ambiente de trabalho desorganizado pode afetar a sua motivação e até diminuir a sua produtividade e qualidade da tarefa que está sendo desempenhada.

Como dizem estudiosos das áreas de organização, produtividade e criatividade que diz “cluttered life, cluttered mind” (ou “vida bagunçada, mente bagunçada”, numa tradução livre).

Isso que dizer que o espaço à nossa volta influencia bastante em como o nosso cérebro percebe as nossas atividades.

Entre outras palavras:

Limpeza = produtividade

Basicamente, a quantidade de objetos, papéis e, de maneira geral, bagunça na sua mesa ou nas proximidades do seu ambiente de trabalho na verdade ocupam o espaço onde o trabalho – de fato – deveria acontecer.

Por consequência, a bagunça ocupa o espaço da criatividade e da motivação. O cérebro reconhece, então, aqueles objetos como algo com o qual ele deveria se preocupar, tirando o foco das tarefas que deveriam sem feitas.

Pense bem: quando a motivação e/ou a inspiração aparecerem, você não vai querer procurar por um lugar para acomodá-las e só depois tirar proveito delas para fazer o seu trabalho. Você vai querer usá-las imediatamente! E é assim que deve ser.

Tornar a organização um hábito não é algo que se resolve de um dia pro outro. Por isso, a melhor abordagem é pensar na tarefa – se tornar organizado – como um checklist contínuo, com passos que devem ser realizados regularmente.

Dicas para manter a organização no trabalho

dicas de organização no trabalho

Agora, você confere uma série de dicas para se livrar da bagunça, manter o seu local de trabalho organizado e, consequentemente, aumentar seus níveis de motivação e produtividade.

1 – Arquive

Muitas pessoas não fazem isso, mas esta dica é muito importante: organize e arquive os documentos assim que eles chegarem à sua mesa.

Nosso instinto é deixar para depois – principalmente porque o cérebro vai pensar que é perda de tempo parar para criar um arquivo em vez de resolver o problema e despachar o documento -, mas o segredo para ser uma pessoa organizada é fazer a tarefa de imediato, quando ela se apresenta na sua frente.

Por isso, arquivar os documentos no lugar certo logo no início da tarefa faz com que você não esqueça onde deixou e mantenha seu espaço de trabalho vazio de distrações. Além disso, se precisar verificar um documento no futuro, não vai perder tempo procurando-o no meio da bagunça.

Essa dica também se aplica aos arquivos digitais: documentos, apresentações, fotos, arquivos de Photoshop ou Illustrator etc. O ideal é que assim que você receber uma nova tarefa ou projeto, abra uma nova pasta e salve os arquivos no lugar designado. Dessa maneira, seu supervisor e colegas saberão onde encontrar o documento quando você não estiver por perto, tornando seu fluxo de trabalho mais eficiente.

2 – Faça uma limpeza às sextas

Como é muito difícil manter a organização em xeque durante o dia de trabalho, separe uma meia-hora nas sextas-feiras para fazer uma pequena “faxina” na sua mesa e arredores.

Assim, quando voltar ao trabalho na segunda, encontrará seu espaço organizado e poderá começar a trabalhar com a cabeça tranquila, sem ter que se preocupar em organizar as coisas primeiro.

Essa estratégia também possibilita que você permaneça mais organizado ao longo da semana, por já ter começado com o pé direito no quesito “arrumação”.

Algumas pessoas fazem isso ao final de cada dia, mas se comprometer a organizar o espaço de trabalho uma vez por semana já é de grande ajuda. E é bem eficiente.

3 – Organize as gavetas

Não se engane. Colocar a bagunça dentro de uma gaveta não é organização.

As gavetas merecem tanta atenção quanto o resto do seu escritório. Então, se você quer maximizar a sua produtividade, é preciso que possa encontrar rapidamente as coisas que precisa.

E isso inclui o que estiver dentro das gavetas. Não use as suas gavetas para “esconder o caos”, use-as em favor da organização.

4 – Aposente o papel (sempre que possível)

Em se tratando de organização no trabalho, quanto menos papel, melhor.

Se puder fazer algo no computador, faça! É melhor para manter os documentos e arquivos organização e para o meio ambiente.

5 – Tenha um cesto de lixo por perto

Se você tiver que levantar da cadeira para jogar algo fora, o cesto de lixo está muito longe.

Poder jogar algo fora sem muito esforço é uma ótima estratégia para se livrar de papéis e demais coisas desnecessárias que possam ocupar a sua mesa.

O segredo aqui é tornar a decisão pela organização algo fácil, ou seja, “tirar o atrito” da tarefa que é se organizar.

Saiba mais:

6 – Livre-se do que não precisar mais

organização no trabalho

Será que você precisa mesmo de tudo o que está na sua mesa? Bugigangas e acessórios de escritório podem estar tomando o espaço da sua criatividade.

Uma boa regra é: se o objeto não serve um propósito, não precisa ficar à vista ou ao alcance da mão.

Não é necessário tornar a sua mesa um lugar inóspito e sem graça, a ideia é ser seletivo com os objetos que você vai ficar encarando enquanto trabalha.

7 – Em caso de dúvida, jogue fora (mas escaneie antes)

Você não precisa de 90% (no mínimo) dos papéis que guarda.

Se estiver em dúvida se é um papel importante ou não, jogue fora. Você provavelmente não precisará dele.

Para prevenir, caso a dúvida seja muito grande, escaneie o documento antes de descartá-lo. Se for um documento original, arquive-o corretamente (como sugerido na dica #1).

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Conclusão

Sem dúvida, manter a organização no trabalho é crucial para promover um ambiente eficiente, seguro e motivador. Assim, além de influenciar positivamente a produtividade e a satisfação dos colaboradores, a organização contribui para a saúde, segurança, imagem profissional da empresa e o funcionamento harmonioso das operações diárias.

Essa prática não apenas reflete a cultura organizacional, mas também é essencial para atender a padrões regulatórios, otimizando o desempenho da organização.

Portanto, manter a organização no trabalho não é apenas uma prática operacional, mas uma filosofia que permeia toda a cultura organizacional. Envolve a responsabilidade individual e coletiva de criar e manter um ambiente que promova o melhor desempenho possível. Investir nessa prática não só resulta em benefícios tangíveis para a empresa, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais saudável e harmonioso para todos os envolvidos.

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