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Maneiras comprovadas de incentivar a comunicação aberta no local de trabalho

A maioria das organizações adota hoje uma cultura de comunicação honesta e aberta, mas não basta simplesmente dizer as palavras ou nomeá-las como um valor corporativo. Você tem que andar a conversa se você realmente quer que gerentes e funcionários compartilhem idéias e opiniões.

Muitos funcionários relutam em discordar da liderança e gestão da empresa por medo de retaliação. Muitas empresas têm uma cultura forçada, “feliz”, que nomeia “comunicação aberta” como um valor corporativo, enquanto os gerentes ativamente e / ou passivamente desencorajam opiniões divergentes.

Como resultado, os funcionários evitarão manifestar suas preocupações a todo custo e preferirão continuar fazendo as coisas conforme instruído por seus chefes, mesmo quando suspeitam (ou sabem) que existe uma maneira melhor.

A maioria das organizações tem espaço para melhorias quando se trata de incentivar a comunicação aberta. Os funcionários muitas vezes lutam para se abrir e falar livremente quando se comunicam com seus gerentes e algumas das razões mais comuns pelas quais se sentem assim são:

  • gerentes que nunca se incomodam em pedir opiniões, pontos de vista e opiniões dos empregados;
  • os gerentes não estão ouvindo, respondendo ou tomando qualquer ação com base na entrada do funcionário;
  • os gerentes não param para olhar para o empregado e reconhecer o que estão dizendo;
  • os gestores descontando as idéias, opiniões e preocupações dos funcionários, e;
  • os gerentes ficam loucos e / ou de confronto, inspirando medo de retaliação.

É muito mais provável que os funcionários acreditem no ambiente de comunicação que realmente vivenciam no dia-a-dia no escritório, não importando quão brilhantes sejam os cartazes de “abertura e honestidade” que eles vêem no saguão.

Isso significa que sua organização deve criar um ambiente em que os gerentes saibam claramente que a empresa valoriza a comunicação e os funcionários se sintam à vontade para falar.

Abrir a comunicação exige comprometimento e esforço intencional, mas os resultados valem a pena. Veja como incentivar a comunicação aberta para criar esse ambiente.

Reconheça que as opiniões de seus funcionários são importantes

O primeiro passo para abrir a comunicação é reconhecer para si mesmo que seus funcionários têm grandes percepções e compreensão sobre o que está acontecendo na sua empresa e na indústria como um todo.

Os funcionários da linha de frente são frequentemente os primeiros a perceber as necessidades e demandas futuras de seus clientes. Quando você dedica tempo e energia para solicitar informações e ouvir uma compreensão completa da situação, aumenta as chances de a organização permanecer ágil e inovadora.

Pergunte aos seus funcionários por informações

Infelizmente, muitos gerentes geralmente respondem ao interesse de um funcionário em fornecer informações dizendo que não têm tempo para isso. Deixe claro que os gerentes devem reservar um tempo para pedir sugestões aos seus funcionários.

Isso pode parecer simples e óbvio, mas é importante comunicar de forma inequívoca que a administração, na verdade, quer ouvir os funcionários: idéias, preocupações e perguntas.

Ouça seus funcionários de maneira reflexiva

Incentive os gerentes a mostrar claramente que ouviram as opiniões dos funcionários. Uma maneira de fazer isso é pausar um pouco antes de responder e, talvez, repetir para o funcionário o que ele disse, em vez de reavivar rapidamente sua própria opinião, sem qualquer indicação de que você tenha ouvido ou considerado sua opinião.

Demonstre que você não apenas ouve o que o funcionário está dizendo, mas também compreende as emoções por trás dele. Afirme que você percebe uma emoção específica em seu tom ou linguagem corporal. Não desconsidere como uma pessoa se sente ou sugira que ela não deveria se sentir assim.

Por exemplo, reflita dizendo “Eu ouço a preocupação em sua voz”, em vez de “Não há necessidade de se preocupar” ou “Eu posso ver como você está agitado por isso”, em vez de “Você precisa relaxar”.

Envolva seus funcionários em um nível pessoal

Cumprimente seus funcionários quando os vir. Você não precisa saber o nome de cada funcionário (ninguém espera que você o faça), mas um simples “Bom dia!” Ou “Belo dia, não é?” Ajuda a criar um ambiente mais relaxado e confortável no qual os funcionários podem Sinta-se confiante o suficiente para ser mais aberto.

Faça um esforço para conhecer seus funcionários além do papel deles na empresa. Pergunte o que eles fizeram no fim de semana, como seus filhos ou pais estão fazendo ou como seu time favorito está fazendo. Mostrar interesse nos funcionários comunica que eles são valorizados além do trabalho – como seres humanos.

Seja respeitoso com seus funcionários

Quando seus funcionários chegarem até você com problemas ou sugestões, deixe claro que eles têm total atenção ; Pare o que você está fazendo, olhe-os diretamente nos olhos, escute e faça perguntas sobre o que eles estão dizendo.

Não dê aos funcionários a impressão de que eles não são importantes por não reconhecê-los, continuar a digitar, verificar e-mails, atender chamadas telefônicas ou vasculhar seus arquivos.

Reconheça a entrada de seus funcionários

Os gerentes não precisam agir de acordo com todas as sugestões. Os funcionários entendem que nem todas as ideias são apropriadas ou realistas, mas apenas querem saber se suas ideias foram ouvidas e consideradas.

Mesmo que você não possa agir, compartilhar a contribuição de seus funcionários na próxima publicação da empresa, por exemplo, vai longe. A chave é mostrar aos seus funcionários que suas opiniões são ouvidas e respeitadas.

Reconheça seus funcionários

Quando os funcionários dizem que querem mais reconhecimento , a liderança da empresa frequentemente supõe que eles estão falando sobre dinheiro – que eles querem um bônus ou um aumento. Na verdade, eles costumam falar sobre duas palavras simples: “Obrigado”.

Expressar gratidão aos funcionários por assumirem a liderança em um projeto, ficarem atrasados ​​ou dedicar um tempo extra ajuda muito a incentivar a comunicação aberta em sua empresa.

Faça um cronograma e cumpri-lo

Agende horários regulares para pequenas reuniões com funcionários e honre esses compromissos. Os funcionários muitas vezes reclamam que os gerentes anunciam uma série de reuniões de equipe quinzenais, realizando as primeiras e depois se tornando “muito ocupadas” para outras sessões.

Não sugira um cronograma que não seja realista – é melhor organizar reuniões quinzenais que você possa honrar consistentemente.

Descreva em vez de julgar

Ao discutir o comportamento de um funcionário ou uma decisão tomada, evite julgar seu comportamento ou o raciocínio por trás de sua decisão. Em vez disso, descreva o que você observou.

Por exemplo, “notei que os relatórios de status estão atrasados ​​há três semanas”, em vez de “Você ficou preguiçoso e não parece se importar com o seu trabalho”. O primeiro deixa espaço para o funcionário explicar eles próprios e / ou comprometem-se a melhorar, enquanto o último simplesmente os empurra para se desvencilhar e sentir-se envergonhado ou agitado.

Não se coíbe de problemas

Quando há um problema que precisa ser corrigido ou o trabalho de um funcionário precisa ser melhorado, tenha a coragem de reconhecer a situação nos estágios iniciais antes que ela saia do controle. Quando os líderes evitam problemas ou se afastam dos problemas de desempenho , as situações sempre pioram.

Além disso, quando você evita enfrentar o problema de desempenho, todos os integrantes da equipe sabem que você não é capaz de responsabilizar as pessoas, o que, por sua vez, prejudica sua confiança em você.

Além de afirmar que sua empresa valoriza “uma comunicação honesta e aberta”, é absolutamente essencial que os funcionários em todos os níveis de sua organização pratiquem comportamentos que promovam uma troca aberta de informações e ideias e também incentivem a comunicação aberta e a contribuição honesta de todos.

Fonte: Blog 6Q

Por: Solides Tecnologia

A Solides é uma empresa especialista em software para identificação de perfil comportamental usado em processo de contratação, gestão e desenvolvimento de pessoas.

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