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Comunicação eficaz: o que é, sua importância e dicas para aplicar

Saber se expressar é fundamental para poder apresentar um produto, transmitir uma informação ou mesmo realizar uma negociação. Leia esse conteúdo e descubra como a comunicação eficaz pode te ajudar.

Dificilmente uma empresa consegue obter sucesso se não consegue aplicar uma comunicação eficaz na organização. Sem ela, a retenção de colaboradores tende a ser maior, a perda de jovens talentos passa a acontecer e, claro, o desperdício de dinheiro cresce.

Apesar de ser tão importante e impactar diretamente no resultado da organização, nem todas as empresas são capazes de oferecer esse tipo de comunicação. Por isso, com esse post, pretendemos te ajudar a mudar esse cenário.

Aqui, apresentaremos para você tudo o que precisa entender sobre o conceito, sua importância e claro, como você pode começar a aplicar aí na sua organização. Vamos lá?

O que é uma comunicação eficaz no trabalho?

Podemos dizer que uma comunicação está sendo eficaz quando ao falar sobre um tópico, o locutor consegue ser 100% compreendido por quem ouve, ou seja, o interlocutor.

Para alcançar esse resultado, é imprescindível que a comunicação siga os quatro pilares da comunicação:

  • Tenha nenhum ruído;
  • Locutor e interlocutor não se desentendem;
  • Não podem ser transmitidas pela metade;
  • Não pode ser falada ou interpretada de maneira errônea.

Além disso, esses são passos da comunicação eficaz que precisa ser colocada em prática a todo o momento, principalmente no ambiente de trabalho, já que, quando mal feito, é colocado em risco a dinâmica da organização como um todo.

  • Por isso, focar em utilizar as características de uma comunicação eficaz é imprescindível. São elas:
  • Se comunicar bem na comunicação não-verbal e verbal;
  • Praticar uma escuta ativa;
  • Conseguir controlar suas emoções;
  • Evitar situações consideradas estressantes;
  • Ser capaz de demonstrar suas ideias, etc.

Qual é a importância de uma comunicação eficaz?

Um bom profissional precisa saber selecionar as ideias, esquematizar e planejar o que deseja transmitir. Precisa saber convencer, dominar o assunto que pretende defender em seu texto. Ou seja, a boa comunicação escrita depende de um bom planejamento do texto.

A boa comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Afinal, ela está presente em todos os momentos do nosso dia-a-dia, com um foco: a transmissão da mensagem a um receptor.

Assim, o mercado de trabalho compreende que uma comunicação eficaz e eficiente pode levar uma organização a obter conhecimentos e informações que poderão ajudá-la a atingir uma vantagem competitiva impossível de ser replicada por seus concorrentes.

Isso acontece porque uma boa comunicação está embutida na cultura organizacional, a qual envolve valores e crenças da própria organização.

Comunicar-se bem não é apenas transmitir com êxito a informação, e sim saber se ela foi compreendida pelo receptor. Afinal, como já diriam os linguistas, comunicação é a troca de entendimento.

Por isso, só pode ser considerada eficaz quando a compreensão do receptor coincide com o significado pretendido pelo emissor. E quando a mensagem não foi transmitida da forma como este pretendia, a culpa é inteiramente dele. Ele é que não soube transmiti-la de forma adequada.

E, como bem sabemos, a boa comunicação no mundo empresarial não é apenas realizada de forma oral, em telefonemas e reuniões. As decisões clamam por documentos que as formalizam.

Um bom profissional precisa saber selecionar as ideias, esquematizar e planejar o que deseja transmitir. Precisa saber convencer, dominar o assunto que pretende defender em seu texto. Ou seja, a boa comunicação escrita depende de um bom planejamento do texto.

O que é preciso para ter uma comunicação eficaz?

O que é preciso para ter uma comunicação eficaz? Apresentar a ideia de um projeto ou um novo produto, prestar contas de resultados, conseguir dar um feedback a um colega, transmitir uma opinião divergente de forma eficaz.

Apresentar a ideia de um projeto ou um novo produto, prestar contas de resultados, conseguir dar um feedback a um colega, transmitir uma opinião divergente de forma eficaz. São muitas as situações no dia a dia profissional em que a comunicação é o ponto-chave.

Com o mundo cada vez mais competitivo e ágil, não podemos perder para nós mesmos, por conta de detalhes. Então, vale sempre caprichar muito na comunicação.

Essa é uma competência que a maioria de nós acha que é natural, mas, para transmitir uma mensagem, seja qual for, precisamos trabalhar alguns pontos.

  • Apresente a ideia: é necessário entender o público-alvo, encontrar uma maneira simples, direcionada e clara de transmitir sua mensagem.
  • Faça uma apresentação visual: o design é fundamental. Nada de excesso de textos ou animações grotescas. Um bom design mostra profissionalismo e importância dada ao fato.
  • Atenção ao tom de voz: o terceiro é a soma da voz com a linguagem corporal, a técnica do apresentador.

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Como incentivar a comunicação eficaz na empresa?

Abrir a comunicação exige comprometimento e esforço intencional, mas os resultados valem a pena. Veja como incentivar a comunicação aberta para criar esse ambiente.

1 – Reconheça que as opiniões de seus funcionários são importantes:

O primeiro passo para abrir a comunicação é reconhecer para si mesmo que seus funcionários têm grandes percepções e compreensão sobre o que está acontecendo na sua empresa e na indústria como um todo.

Os funcionários da linha de frente são frequentemente os primeiros a perceber as necessidades e demandas futuras de seus clientes.

Quando você dedica tempo e energia para solicitar informações e ouvir uma compreensão completa da situação, aumenta as chances de a organização permanecer ágil e inovadora.

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2 – Peça sugestões aos colaboradores:

Peça sugestões aos colaboradores: Infelizmente, muitos líderes geralmente respondem ao interesse de um funcionário em fornecer informações dizendo que não têm tempo para isso

Infelizmente, muitos líderes geralmente respondem ao interesse de um funcionário em fornecer informações dizendo que não têm tempo para isso. Deixe claro que os líderes devem reservar um tempo para pedir sugestões aos seus funcionários.

Isso pode parecer simples e óbvio, mas é importante comunicar de forma inequívoca que a administração, na verdade, quer ouvir os funcionários: ideias, preocupações e perguntas.

3 – Ouça seus funcionários de maneira reflexiva:

Incentive os líderes a mostrar claramente que ouviram as opiniões dos colaboradores. Uma maneira de fazer isso é pausar um pouco antes de responder e, talvez, repetir para o funcionário o que ele disse, em vez de dar a própria opinião, sem qualquer indicação de que você tenha ouvido ou pensado sobre.

Demonstre que você não apenas ouve o que o funcionário está dizendo, mas também compreende as emoções por trás dele. Além disso, não diz que os sentimentos do locutor é um “exagero”, cada um reage de uma forma.

Por exemplo, reflita dizendo “Eu ouço a preocupação em sua voz”, em vez de “Não há necessidade de se preocupar” ou “Eu posso ver como você está agitado por isso”, em vez de “Você precisa relaxar”.

4 – Envolva seus funcionários em um nível pessoal:

Cumprimente seus funcionários quando passar por eles. Você não precisa saber o nome de cada funcionário (ninguém espera que você o faça), mas um simples “Bom dia!” Ou “Belo dia, não é?” ajuda a criar um ambiente mais relaxado e confortável no qual os funcionários podem sentir-se confiante o suficiente para ser mais aberto.

Faça um esforço para conhecer seus funcionários além do papel deles na empresa. Pergunte:

  • O que eles fizeram no fim de semana;
  • Como seus filhos ou pais estão fazendo;
  • Como seu time favorito está se saindo no campeonato.

Ao se interessar pelos funcionários, a empresa consegue mostrar que os valoriza além do trabalho, mas também como seres humanos.

5 – Seja respeitoso com seus funcionários:

Seja respeitoso com seus funcionários: Quando seus funcionários chegarem até você com problemas ou sugestões, deixe claro que eles têm total atenção

Quando seus funcionários chegarem até você com problemas ou sugestões, deixe claro que eles têm total atenção. Pare o que você está fazendo, olhe-os diretamente nos olhos, escute e faça perguntas sobre o que eles estão dizendo.

Não dê aos funcionários a impressão de que o que eles têm a dizer não é importante e, você pode realizar outras atividades em paralelo.

Conclusão

A comunicação eficaz no trabalho é fundamental para o sucesso de qualquer organização, constituindo a base para a compreensão mútua, a colaboração e a eficiência operacional.

A importância dessa comunicação estende-se além da troca de informações, influenciando diretamente:

  • O clima organizacional;
  • A satisfação dos funcionários;
  • A produtividade geral.

Para atingir uma comunicação eficaz, é necessário adotar práticas que promovam a transparência, a empatia, abertura ao diálogo e oferecer canais de comunicação.

Ao adotar essas e outras práticas, as empresas não apenas melhoram a comunicação interna, mas também fortalecem o relacionamento com seus colaboradores, criando um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

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