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Modelo de trabalho híbrido: entenda as vantagens na prática

Conheça ferramentas essenciais para aprimorar os serviços da sua equipe nesta modalidade!

Mesmo após a pandemia da covid-19, enquanto muitas empresas seguem adotando, exclusivamente, o trabalho à distância, o modelo híbrido de trabalho. Ou seja, aquele que mistura a jornada presencial ao teletrabalho ou home office, ganhou muitas adesões no último ano.

Ao optar pela saída exclusiva do trabalho remoto e a volta ao presencial, as empresas precisam se atentar para algumas orientações de segurança e dicas de higienização. Uma vez que a pandemia segue em alta no país.

Para isso, além desses cuidados, existem também ferramentas de gestão que podem e devem ser utilizadas a fim de facilitar a rotina de todos. Principalmente em um contexto que mistura o trabalho presencial e à distância.

Veja neste artigo, produzido pelo Tangerino – controle de ponto digital, as principais dicas e ferramentas nesse sentido. 

O que é o modelo de trabalho híbrido?

Como já mencionado, o modelo de trabalho híbrido consiste em adotar o trabalho à distância conciliando-o ao presencial. 

O formato pode ser colocado em prática com um revezamento nos dias da semana, por exemplo, com um grupo trabalhando presencialmente às segundas, quartas e sextas e outro às terças e quintas, sendo invertidas as escalas a cada semana.

Esse tipo de trabalho já era adotado por muitas organizações. Especialmente empresas e startups de tecnologia, uma vez que a maior parte das tarefas pode ser concluída sem que o funcionário esteja presente.

Muitas companhias, inclusive, realizam um esquema de trabalho remoto durante toda a semana, solicitando que os colaboradores compareçam presencialmente apenas um dia. Geralmente na segunda ou sexta, para reunião de alinhamento.

Com a pandemia causada pelo coronavírus, esse número aumentou e muitos negócios foram pegos de surpresa, se vendo forçados a adotar esse modelo. Mesmo sem nunca terem sequer cogitado a possibilidade.

Agora, passado um tempo após a pandemia, as empresas e colaboradores estão percebendo como esse formato, que proporciona mais flexibilidade no trabalho, pode ser adotado com um bom planejamento, além de utilizados os recursos trazidos pela tecnologia.

Dicas de ferramentas para utilizar ao adotar o modelo de trabalho híbrido

Veja como aplicar o modelo de trabalho híbrido na sua empresa!

Uma das principais preocupações das empresas ao adotar o modelo de trabalho híbrido ou home office, refere-se à produtividade dos colaboradores e como realizar a gestão remota durante o isolamento.

Isso porque muitos negócios possuem uma cultura mais conservadora. Entendendo que o funcionário só produzirá e entregará tarefas com qualidade se estiver sob a supervisão de um gestor.

Nos últimos anos, a necessidade urgente de adoção desses modelos mais flexíveis e considerados inovadores mostrou que, com um planejamento correto, além do uso de ferramentas e softwares de gestão, é possível manter uma rotina de trabalho que dê bons resultados e, dependendo do caso, até melhores.

Veja alguns exemplos de ferramentas e softwares que têm sido muito utilizados pelas empresas:

1. Controle de ponto online 

Por muito tempo, bater o ponto sempre foi algo realizado apenas dentro da empresa, seja com o ponto manual ou o relógio biométrico, por exemplo. 

Com a publicação da Portaria 373, que autoriza o uso de sistemas alternativos de controle de ponto, as empresas que adotam o modelo de trabalho híbrido ou home office não precisam mais abrir mão desse processo de gestão tão importante.

Para os funcionários que estão em casa, por meio de um aplicativo, instalado no smartphone ou tablet do colaborador, é possível registrar seu ponto e as informações são enviadas imediatamente para a empresa.

Já para aqueles que também vão à empresa em alguns dias da semana, uma tecnologia disponível no mercado permite que o funcionário registre o seu ponto sem que para isso faça contato físico com o dispositivo. 

O sistema, disponível na empresa em formato de totem, realiza a leitura do QR Code presente no crachá do funcionário. E ainda registra sua foto no momento em que ele marca o ponto, validando o registro.

2. Gestão de tarefas e projetos

Gerir projetos e entrega de tarefas, hoje, sem dúvidas é algo muito mais ágil e prático de se fazer com a ajuda de diversos softwares, ferramentas e aplicativos.

É o caso do Asana, uma plataforma de organização de equipes que permite criar fluxos de atividades em que várias pessoas podem colaborar ao mesmo tempo, com a abertura de demandas e compartilhamento de arquivos.

Com o layout do sistema, cujas tarefas podem ser distribuídas em quadros ou listas, todos os envolvidos conseguem visualizar as demandas abertas e em andamento, e seus respectivos prazos, e aquelas que foram concluídas.

Também é possível atrelar palavras-chaves às demandas para que, posteriormente, caso seja necessário fazer um levantamento ou relatório, todas as tarefas relacionadas a um tema específico possam ser encontradas facilmente. 

Saiba mais:

3. Armazenamento em nuvem

Uma das tecnologias que, sem dúvida, mais tem facilitado a vida das empresas, não só na pandemia, é a possibilidade de contar com o armazenamento em nuvem.

Com ele, qualquer pessoa com acesso autorizado e internet, consegue buscar e incluir documentos diversos nas pastas compartilhadas, como fotos, vídeos e arquivos de texto, mesmo que esteja trabalhando de casa.

Com o modelo de trabalho híbrido, o colaborador pode iniciar um texto em casa e terminá-lo no trabalho. Sem que para isso, seja necessário enviar e-mails ou mesmo usar dispositivos de memória móveis, como pen drives.

O Google Drive é um dos serviços de armazenamento e sincronização de dados mais utilizados, oferecendo uma plataforma com layout simples para uso pelos diversos públicos. 

3 práticas fundamentais ao adotar o modelo de trabalho híbrido

Conheça 3 práticas para o modelo de trabalho híbrido!

Além de todo o planejamento para adoção do modelo de trabalho híbrido, bem como o uso das diversas tecnologias que facilitam e muito os fluxos, as empresas precisam estar cientes de que a pandemia não acabou e cuidados devem ser tomados.

Além de preparar o ambiente, é preciso reforçar a comunicação, com informações sobre distanciamento, uso de máscara e higienização. Bem como elaborar um esquema que evite a presença de muitas pessoas dentro de um mesmo local. Veja detalhes sobre essas dicas: 

1. Investir em campanhas internas de cuidado e proteção

Por mais que a maioria das pessoas esteja repleta de informações e conhecimento sobre a covid-19 e outros problemas, é muito importante que as empresas mantenham os comunicados, cartazes, e-mails, mensagens e adesivos.

Quanto mais reforçada for a comunicação interna na volta ao trabalho presencial e as mensagens que lembrem a todos o momento vivido, maiores são as chances de se evitar que mais pessoas se contaminem. 

2. Reforçar os protocolos de higiene e segurança no ambiente de trabalho

Muito necessária na rotina de qualquer empresa, a limpeza do ambiente de trabalho ganhou uma importância ainda maior com a pandemia, sendo fundamental contar com profissionais bem informados e capacitados

Para isso, a organização deve treinar as equipes, aumentando as atividades de limpeza. Caso necessário, pode contratar mais pessoas. Assim, é possível reforçar a higienização dos locais onde há maior movimentação, como na entrada, banheiros e salas de reuniões.

3. Montar escalas diferenciadas para as equipes presenciais 

Entenda como tornar o modelo de trabalho híbrido realmente eficaz!

Com o modelo de trabalho híbrido, essa dica tende a ser ainda mais adotada. Principalmente porque um dos objetivos desse formato é reduzir o número de pessoas juntas em um mesmo ambiente.

Além do revezamento diário, com pessoas trabalhando presencialmente e outras atuando das suas casas, a empresa pode ainda alterar a jornada de trabalho dos funcionários. Com horários de entrada, saída e intervalo para o almoço diferenciados das equipes presenciais.

Por exemplo, se um grupo chega às 8h, faz o intervalo para o almoço de 11h30 às 12h30 e sai às 17h. Enquanto isso, o outro grupo pode chegar às 10h, cumprir seu horário de almoço de 13h às 14h e encerrar o expediente às 19h.  

Assim, o contato presencial é reduzido. Além de que uma das equipes, a que entra e encerra o expediente mais tarde, contribui para redução do trânsito no horário de pico. 

Aprenda mais. Faça o nosso curso Gestão a distância: liderando equipes em trabalho remoto e veja estratégias eficazes para trabalhar neste modelo!

Conclusão

Por fim, podemos concluir que o modelo de trabalho híbrido oferece uma série de vantagens significativas. Incluindo maior flexibilidade para os funcionários, melhoria no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. E redução nos custos operacionais para as empresas, aumento na produtividade e satisfação dos funcionários. Além de uma maior resiliência organizacional diante de eventos imprevistos, como pandemias ou desastres naturais.

Entre as principais vantagens desse modelo, podemos destacar:

  • Flexibilidade para os funcionários: o modelo híbrido permite que os funcionários tenham mais controle sobre seu ambiente de trabalho. Podendo escolher entre trabalhar em casa ou no escritório, conforme suas necessidades e preferências;
  • Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal: ao permitir que os funcionários trabalhem remotamente em parte do tempo, o modelo híbrido ajuda a reduzir o tempo de deslocamento. E oferece mais oportunidades para que os funcionários dediquem tempo à família, hobbies e outras atividades pessoais;
  • Redução de custos operacionais: as empresas podem economizar em custos relacionados a escritórios. Como aluguel, energia, água e manutenção, ao adotar um modelo híbrido que reduz o número de funcionários trabalhando no local em tempo integral;
  • Aumento da produtividade e satisfação dos funcionários: muitos estudos mostram que os funcionários tendem a ser mais produtivos quando têm a flexibilidade de escolher onde trabalhar. Além disso, o modelo híbrido pode aumentar a satisfação dos funcionários, pois lhes dá mais autonomia e controle sobre sua rotina de trabalho;
  • Resiliência organizacional: ao permitir que os funcionários trabalhem remotamente, as empresas se tornam mais resilientes a interrupções no local de trabalho. Como pandemias, desastres naturais ou problemas de transporte público, garantindo a continuidade das operações.

Gostou de saber mais sobre o modelo de trabalho híbrido? Então, continue acessando o nosso portal para ler outros conteúdos como esse!

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