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Controle sobre os processos

Controle sobre os processos.
Jone Luiz Barreto B. Da Silva.
Experiência na área de vendas,Gerente comercial atuação em empresas de grande porte, Multiplicador de treinamento de vendas.Graduando Recursos Humanos pela UNOPAR.
Artigo:

Atualmente as organizações vêm passando por diversas mudanças, com a evolução do tempo, aumento da competição e o surgimento de novas tecnologias uma das formas de se impor ao mercado que está mais exigente, e vêm buscando solução rápida e lucrativa, essas companhias enxergam a “ilusão do controle” como parâmetro de acompanhamento dos números, dos processos administrativos e organizacionais. Esses procedimentos são intermináveis que atrapalham o bom desenvolvimento funcional onde o correto seria simplificar o simplificado. Criar um novo método que todos pudessem se adequar para o bom entendimento, estimulando a criatividade, inovação de maneira mais fácil e compreensível gerando a gestão do conhecimento. As incertezas, as mudanças tecnológicas dos próximos anos serão ainda mais rápidas do que os acontecimentos passados; apenas as empresas que estiverem atentas às inovações e transformações poderão ter condições de crescer.
As organizações incapazes de absorver as mudanças simplesmente desaparecerão neste cenário em que as empresas atuais estão inseridas. Os principais objetivos para a sua própria sobrevivência serão o planejamento, a execução e o controle de suas necessidades financeiras, mas através de procedimento burocrático é um dos fatores que poderão dificultar a boa execução das tarefas por seus funcionários. Nessa nova fórmula empresas do futuro serão aquelas que descobrirem como fazer com que as pessoas se comprometam e queiram aprender, desde a função mais simples, porém importante, até a alta gerência. Para isso as companhias deverão ser mais coerentes com a criatividade e a humanização, que vão além dos carimbos, autenticações e planilhas das organizações as quais mais parecem ser cartórios super burocráticos de reconhecimento e abertura de firmas e vários processos intermináveis num sistema fechado da informação.
As empresas deverão permitir aos funcionários terem uma visão pessoal e holística das companhias, concentrando novas energias ao mesmo tempo apresentando a forma mais eficaz e eficiente na elaboração de novos processos através da gestão participativa. A organização que conseguir extrair do colaborador seus conhecimentos também ganha através do processo rápido e humanizado, pois tornará seu saber tácito, caso a mesma esteja aberta a nova fórmula organizacional. As companhias devem estar acessíveis a quebra de paradigmas e necessitam disseminar a informação através do compartilhamento, sabendo que o que importa é o grupo e não o individuo. O diálogo é o facilitador, sendo este um canal aberto da informação onde seus colaboradores aumentarão seus conhecimentos e os conhecimentos acerca da organização.
As organizações estão em busca constante de qualidade e eficiência, mas enquanto a eficiência estiver condicionando os profissionais às normas e as regras repetitivamente e exatamente igual ao processo sem questionamentos e sem olhares críticos, elas estarão desmotivando e permitindo aos funcionários buscarem por oportunidades em outras organizações. Talvez a falta de opção do funcionário faça-o encontrar meios de facilitar, burlar sistemas e processos, transformando-o assim em “hacker do bem”, não que fará estragos em empresas, mas como forma de facilitar o seu trabalho. Na atualidade a quantidade de profissionais que deixam de utilizar o seu próprio senso critico por que sabem que não podem ser diferentes e encontrarem outras soluções é grande.
Os gerentes e diretores deveriam cultivar o senso critico e assumirem que responder através de normas, procedimentos e regras são formas de esconderijo quando na verdade deveriam questionar se os processos correspondem às necessidades dos seus subordinados e colegas. Um exemplo clássico é depois de um sistema de auditoria interno para contagem de estoque e encontrado inconformidade, entram novos processos e programas de T.I que impossibilitam mais ainda a correção do problema. As organizações não percebem que esse pode ser um problema da própria empresa, através das ferramentas usadas e do treinamento não direcionado aquele setor; a baixa de um produto com avaria não pode ser dada porque o manual de procedimento da empresa não permite.
Diz-se que as regras e os procedimentos são maneiras de melhor atender a coletividade, mas na realidade ninguém fica satisfeito. Criar um padrão de atendimento, robotizar e não ter um contato amigo com um cliente, um slide que é apresentado com uma cor de fundo mais escura, uma quantidade maior de página ou menor, são pontos mal vistos em reuniões gerenciais, pois estão fora dos padrões de apresentação, checagem de gavetas, papéis sobre a mesa, formulários de avaliação de setor programa de 5 s forçado, métodos de pagamentos e contas a receber. Existem fórmulas eficientes que não precisam protocolar tudo ou até uma autenticação virtual eletrônica que vêm a favorecer as companhias. A ilusão de controle está presente em especial em contextos nos quais as relações de poder são importantes, o que obviamente inclui o universo da política e o mundo corporativo.
Toda e qualquer organização depende, em maior ou menor grau, do desempenho humano para seu sucesso; não se faz todas as atividades das organizações sozinho, a exigência é maior quando a empresa passa de micro a média de média a grande de grande a multinacional, simplificando as rotinas burocráticas vividas diariamente nas grandes organizações é o caminho para que o funcionário fique mais livre para criar e que não sobrecarregue com procedimentos intermináveis catalogados em arquivos PDF e livros financeiros encontrando a fórmula correta dos processos robotizados.
Gestão de pessoas é a maneira pela qual uma organização se orienta e gerencia o comportamento humano no ambiente de trabalho. Para isso, a organização se estrutura definindo princípios, estratégias, políticas e práticas de gestão. O problema central está na estrutura organizacional, essas perspectivas estão centradas na organização ao invés de estarem direcionando os usuários; as pessoas precisam de mudanças naturais de acordo como elas atuam. A mudança deve começar pelos gestores, boa parte das empresas estão com o controle máximo de tudo, essa idéia já não é mais a verdadeira, conceitos e teorias criadas sem a participação dos colaboradores do “chão da fábrica” não pode passar mais despercebido. Poucos gestores que não buscam a ilusão do controle, os altos executivos não gostam que se desafie a ilusão de que controlam tudo podendo fazer o funcionário perder o seu cargo. Frequentemente as pessoas têm essa ilusão do controle quando julgam serem detentoras de poderes e habilidades que favorecem sua capacidade de tomada de decisão. A ilusão de controle transforma a empresa em tabu, esse tipo de ilusão obriga os que estão no topo a falar o mínimo necessário por já ser uma cultura dentro da organização e respeitar seus superiores e sendo assim não têm a iniciativa de quebrar os velhos paradigmas.
A Gestão empresarial sempre sentiu a necessidade de controles efetivos e atuantes na organização, com o intuito de obter suporte para o processo de tomada de decisões dos gestores nas organizações. As implementações de controles internos eficazes para assegurar o funcionamento de qualquer empresa com bases sólidas, em tempos de mudanças tornam-se necessários, pois são fundamentais para minimizar erros, fraudes e desperdícios, coibindo assim perdas, falta de credibilidade que podem comprometer a própria viabilidade financeira da empresa. É de suma importante ter o controle gerencial e financeiro mais a participação na formação de processo por parte do colaborador também há de ser necessário. Percebe-se a importância de um procedimento de conferência de produto que chega para o funcionário final, seria mais interessante ele excluir cinco processos executando apenas um que seja tão eficaz quanto os cinco junto, diminuindo tempo e deixando-o livre para criar. Os funcionários não terão a necessidade de virarem “hackers do bem” se existir um sistema limpo, aberto que respeite a legislação vigente mais encontrando formas operacionais que facilitem o trabalho de todos, incentivando a criatividade, contratando consultorias para verificar e avaliar o ambiente de trabalho e assim criar uma equipe de trabalho de alto desempenho, possibilitando a não perda de tempo que é tão precioso, além de humanizar a gestão da empresa.

Por: Jone Luiz

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