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Dá Um Tempo, Por Favor

Outro dia estava navegando pela Internet e comecei a ficar impaciente porque a página que pesquisava estava demorando mais de um minuto para acessar. Em outra ocasião me percebi incomodado com a demora de mais de cinco minutos na fila para comprar um ingresso no cinema, que absurdo. Comecei a reparar que assim como eu as pessoas vem cada vez mais se tornando intolerantes com a demora. O trânsito está mais “nervoso”. As pessoas conversam rapidinho, pois tem outro compromisso logo em seguida. Conclusão: parece que tudo está mais lento, que a pizza leva uma infinidade para chegar, que falta treinamento de atendimento ao público para que os serviços sejam melhor realizados e que as conexões por telefone, Internet, tv e etc nunca funcionam do que jeito que precisamos.

A verdade é que o tempo continua o mesmo, mas nós é que fazemos muito mais coisas. Temos que ser polivalentes, multicompetentes, superprofissionais, pais e mães modelos, amigos perfeitos para todas as horas e com tudo isso não sobra tempo para nós mesmos. Há quanto tempo você não tira férias? Quando foi sua última viagem com mais de sete dias? O que fez no último feriado? E quando sobra aquele tempinho extra você sabe o que fazer com ele – sabe aproveitá-lo?

Esse ritmo tresloucado é cada vez mais presente tanto no mundo corporativo, quanto no cotidiano de todos nós. O mundo moderno trouxe e continua trazendo diversos benefícios para administrarmos melhor nosso tempo, mas também novas exigências. Aquele que sabe aproveitar bem o tempo consegue melhor qualidade de vida. Quanto melhor a qualidade do tempo que temos melhor nosso rendimento no trabalho, nas relações familiares e com os amigos, enfim, enriquece a nossa saúde bio-psico-social.

Se você chegou aqui e ainda tem dúvidas sobre sua forma de organizar o próprio tempo responda a pergunta a seguir: ao final de um dia normal como é que na maioria das vezes você se sente?

(a) meu tempo foi utilizado para as minhas prioridades críticas, mas eu estava sob muita pressão em relação aos meus prazos.

(b) meu tempo foi utilizado em minhas prioridades mais importantes e fui capaz de equilibrar as outras coisas que precisava fazer durante o dia.

(c) Meu tempo foi consumido em coisas que precisavam ser feitas, mas que me privaram de trabalhar em minhas prioridades importantes.

(d) Meu tempo foi consumido em trabalho atribulado e em coisas que eram apenas urgentes.

(e) meu tempo foi totalmente desperdiçado em coisas que não eram 
urgentes e muito menos importantes.

Se sua resposta foi a letra “b” parabéns! Você possui um bom domínio da maioria da situações do dia-a-dia e tem grandes possibilidades de conquistar tudo o que almeja. Caso contrário é imperativo que repense seu cotidiano e a forma como lida com seu tempo.

Diante de tudo isto é notável a importância de organizar o tempo, afinal ninguém chega a lugar nenhum se não tiver controle do próprio tempo e metas definidas. É necessário se organizar e aprender a lidar com o seu tempo, o trabalho cotidiano e mesmo o telefone. Porém, nem todos têm o conhecimento ou habilidade para lidar com o gerenciamento eficaz do tempo e para que você possa aproveitá-lo melhor sugiro dez ações simples que podem mudar e muito sua forma lidar com o tempo:

1. Para começar faça um plano diário do que você quer realizar. Escreva em uma agenda ou em um papel e deixe visível para que possa acompanhar o desenvolvimento das atividades. Procure cumprir rigorosamente este plano e esteja certo que parte dele será para lidar com os imprevistos – e como eles aparecem. Cuidado para não virar refém destes.

2. Desenvolva uma lista de metas a atingir (diárias, semanais, mensais e anuais). Isto o ajudará a cumprir melhor tudo aquilo que quer, inclusive as férias, o passeio com os filhos, a viagem tão aguardada, a promoção, etc.

3. Tenha prioridades, e aprenda a pesar as suas contra as de seu chefe. Não aceite passivamente metas que você sabe que não poderá atingir. Para isto aprenda a dizer não. Um dos fatores que mais prejudica a organização do tempo é acumular mais atividades do que pode realizar. Negocie com os envolvidos os prazos e forma de cumprimento dos projetos que chegam até você.

4. Tenha horário para trabalhar só e outro onde você está aberto para receber pessoas. Procure definir estes horários de forma a conciliar suas necessidades e a dos demais. Um exemplo prático é usar as primeiras horas da manhã para o trabalho solo, pois muitas pessoas fazem o mesmo ou ainda estão em trânsito.

5. Aproveite a tecnologia – computadores, Internet, agenda eletrônica, reunião virtual, e-mail, chat e telefone celular. A tecnologia deve transformar-se em um poderoso aliado na gerência do nosso tempo, pois permite agilizarmos diversos processos e também as relações, portanto, aproveite.

6. Diminua o tempo gasto com leitura de negócios. Aprenda a folhear ou faça leitura dinâmica. Informação em excesso não é sinônimo de conhecimento, mas sim o uso que você faz dela. Use seu tempo com leituras realmente importantes para o seu negócio e dia-a-dia. Tenha certeza que sua capacidade de saber sobre tudo é finita, então relaxe e aproveite o necessário!

7. Sua empresa adora reuniões? Geralmente elas são improdutivas? Participe somente de reuniões importantes. E antes de agendar alguma selecione quem realmente deve participar e não use mais do que sessenta minutos.

8. Atividade física é importante para aliviar sua cabeça e recuperar as energias. Organize seu tempo fazer exercícios físicos pelo menos trinta minutos por dia. Alongamento e atividades aeróbicas ajudam o corpo, o mente e o espírito a enfrentar os desafios do cotidiano.

9. Evite o perfeccionismo! Cuidado com o preciosismo, porque o perfeito é inimigo do adequado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforços que não valem a pena. O perfeito deve ser buscado só quando realmente for imprescindível.

10. Por fim saiba diferenciar urgente de importante. Há pessoas que confundem tudo e priorizam o que é urgente deixando para depois o que é importante. Faça primeiro aquilo que é importante, pois se você não fizer poderá ter graves conseqüências delegue as demais. Utilize o seu tempo e esforço para aquelas metas que só você tem a autoridade ou habilidade de fazer.

Gerenciar o tempo e extrair dele o melhor não é tarefa simples, mas um hábito que se aprende e aperfeiçoa diariamente. Para isto siga as dicas acima e vá acrescentando novas técnicas até criar sua própria fórmula de administração do tempo e de metas. 

Rogério Martins
rogerio.martins@personaconsultoria.com.br 
Graduado em Psicologia e possui Pós-Graduação em Recursos Humanos e Psicodrama

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