Artigos

Delegação Para Energização





Nova pagina 1

Um dos mais poderosos instrumentos de ajuda na
administração do tempo é a delegação especialmente pelo que ela represente
em termos de energização (Empowerment) e motivação dos subordinados, com
evidentes conseqüências no aumento da qualidade de atendimento para os
clientes interno e externo. Conceitualmente delegação é a transferência de
autoridade e responsabilidade para execução de uma tarefa que, no entender do
delegante, será mais propriamente executada pelo delegado.

O próprio conceito de delegação merece
alguns comentários:

  • Delegação é essencialmente resultado de
    uma análise comparativa, só se pode e deve delegar a partir de uma visão
    de conjunto

  • Delega-se o urgente para ficar com o
    importante; o programável, para reter o não programável; o rotineiro,
    para ficar-se com o que requer inovação, criatividade

  • Delegar o que não é do nosso agrado pode
    ser perigosíssimo, na medida em que essas tarefas possam ser importantes,
    inovadoras

  • A delegação da responsabilidade será
    sempre parcial; perante a organização o delegante será sempre o responsável
    final. Delega-se a responsabilidade DE, nunca a
    responsabilidade
    PERANTE.

PORQUE DELEGAR?

As razões para delegação não se relacionam
apenas com os temas produtividade ou administração do tempo, mas também com
energização, motivação, treinamento, qualidade de atendimento a clientes
etc.

Delega-se para:

  • Desenvolver aptidões específicas dos
    subordinados

  • Treinar subordinados
  • Motivar subordinados
  • Aumentar o grau de iniciativa/energização
    dos subordinados

  • Incrementar a qualidade do que se tem a
    fazer

  • Aumentar a criatividade, inovação a partir
    das contribuições dos subordinados

  • Ter tempo para execução da atividade mais
    importante

 

CAUSAS MAIS COMUNS DA NÃO-DELEGAÇÃO

Causadas pelas Chefias

  • Falta de visão sistêmica do trabalho.
    Delegar é comparar o mais importante com o menos importante, para tanto é
    necessário que se tenha diante de si um registro das atividades
    desenvolvidas durante o dia e/ou semana

  • Medo de perder poder. O gerente é avaliado
    pela quantidade/qualidade de trabalho de seus subordinados, pela sua
    capacidade de coordenação e não pela sua habilidade na execução direta
    de determinadas tarefas. É sempre bom lembrar que gerentes imprescindíveis
    não são promovidos

  • Medo de errar. Errar na escolha de pessoas
    ou na seleção de tarefas a serem atribuídas a uma determinada pessoa.
    Admita a possibilidade de que você também errou no passado, que outras
    pessoas podem executar aquela tarefa até mais eficientemente que você
    mesmo. Admita, por último, que o erro é inerente ao processo de
    aprendizagem

Causadas pelos Subordinados

  • Não pedir delegação, não tomar a
    iniciativa de avocar a execução de tarefas novas

  • Delegar para cima, devolvendo à chefia a
    decisão, evitando assumir riscos

  • Incapacidade (técnica, psicológica etc.),
    não ter habilitação, ou competência para execução da tarefa
    solicitada, preferir a segurança da rotina à ambigüidade/incerteza gerada
    pela execução de novas tarefas

ERROS NA DELEGAÇÃO

  • Delegar o que fazer, mas dizer também como
    deve ser feita a tarefa, impedindo o subordinado de escolher seus próprios
    caminhos, em muitos casos mais adequados que os anteriormente usados

  • Delegar responsabilidade (o que), mas não a
    autoridade correspondente. Admite-se a delegação gradual de autoridade, mas
    sempre existindo um mínimo de autoridade

  • Indefinição dos limites quanto a prazo, início
    e término da tarefa, grau de autoridade

  • Abdicação: Não quero ver mais isso.
    A chefia impede a colocação de dúvidas por parte do subordinado, aumentando
    a possibilidade de eventuais problemas na fase inicial da delegação

  • Não definir previamente formas de controle.
    É preciso definir o controle como uma forma de ajuda, não como sintoma de
    desconfiança, em relação ao subordinado

  • Expectativa ideais/perfeccionismo. Esperar
    algo do subordinado, mas não clarificar isso com ele; depois cobrar, como se
    tudo já fosse do seu conhecimento

  • Esperar que o subordinado execute a tarefa
    igual ou melhor que a chefia (a curto prazo)

 

DELEGAÇÃO EFICIENTE

  • Faça os subordinados saberem que você
    verificará periodicamente o andamento das tarefas; defina os tipos de relatório
    que deseja, sua periodicidade etc.

  • Mostre interesse em ajudar os subordinados a
    solucionar problemas importantes para eles (embora, às vezes, corriqueiros
    para você como gerente). Esteja acessível para responder perguntas

  • Conceda margem de erros. Não repreenda ninguém
    por reportar um erro. Use o erro como oportunidade para treinamento, nunca
    esquecendo de pesquisar as causas do que aconteceu

  • Determine prazos realistas, que poderiam ser
    cumpridos por você mesmo se fosse executar a tarefa

  • Partilhe os seus pensamentos e as suas
    expectativas com os subordinados a fim de que tenham uma base inicial para a
    tomada de decisões

  • Defina até onde vai a autonomia de ação/decisão
    de cada subordinado para cada tarefa

  • Não estruture demasiadamente a tarefa a ser
    desenvolvida pelos subordinados; deixe margem para que eles escolham os próprios
    caminhos

Por último, se você acha que já delega
suficientemente proponha a si mesmo as seguintes questões:

  • Quando você viaja ou entra de férias seu
    departamento/unidade funciona mais devagar, chegando até a parar?

  • Seu substituto eventual, na sua ausência,
    resolve apenas 10% dos problemas que aparecem?

  • Freqüentemente você é interrompido para
    tomar decisões sobre assunto que já ocorreu no passado, cuja decisão, na
    época, foi do conhecimento do seu interlocutor?

Se a resposta é afirmativa para duas ou mais
perguntas, você deve questionar se não está delegando pouco. Provavelmente
estará!

Consultor –  L A COSTACURTA
JUNQUEIRA / VICE PRESIDENTE DO INSTITUTO MVC – M. VIANNA
COSTACURTA
ESTRATÉGIA E HUMANISMO

Por:

Deixe um comentário

avatar
  Subscribe  
Notify of