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3 desafios para as empresas superarem em tempos de home office

Especialista dá dicas para que a transição de modelo de trabalho que se vê em meio à pandemia de coronavírus (COVID-19)

O isolamento social recomendado pela OMS (Organização Mundial da Saúde) para conter a disseminação do coronavírus está promovendo uma adoção em massa do home office. As empresas que já contavam com políticas de trabalho flexível, ainda que restrito a algumas áreas de negócio ou grupos de colaboradores, tendem a se adequar com mais facilidade, mas as outras acabam enfrentando dificuldades na adaptação ao novo modelo de trabalho.

A adesão ao home office envolve questões jurídicas e da área de Recursos Humanos, mas a situação crítica obriga as organizações a pensar fora da caixa, segundo Roberta Hodara, especialista em Workplace da JLL. “O momento é de flexibilidade e adaptação à mudança”, afirma.

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Ela acredita que esta é uma oportunidade de as empresas que ainda não têm políticas flexíveis de trabalho refletirem sobre dar esse passo à frente. “Workplace é algo estratégico nas organizações. É uma maneira de atrair e reter talentos. Quem não oferece essa possibilidade pode perder colaboradores para a concorrência”, alerta.

A especialista da JLL listou três desafios que as empresas estão enfrentando neste momento de transição de modelo de trabalho e deu dicas de como superá-los. Confira abaixo.

1. Tecnologia

A tecnologia tem papel fundamental no trabalho à distância. Os colaboradores precisam de equipamentos, conexão de qualidade à internet, ferramentas seguras (de comunicação, de compartilhamento e armazenamento de arquivos) e treinamentos para aprender a usá-las. Afinal, uma tecnologia que pode parecer muito simples e amigável para uma pessoa pode ser difícil para outra.

Dica: é necessário fazer investimentos em tecnologia e em ferramentas adequadas para a adaptação total ao novo modelo de trabalho. “O ideal é que o foco não seja em custos, mas em proporcionar uma experiência completa e confortável para todos os colaboradores. Sem tecnologia robusta, o trabalho remoto é prejudicado”, diz Roberta.

2. Liderança à distância

Nem todos os gestores gostam ou conseguem exercer a liderança à distância. Muitos precisam ver sua equipe desempenhando sua função no escritório para se sentirem confortáveis. No entanto, presença física não é sinônimo de produtividade.

Dica: é hora de os líderes repensarem sua forma de atuar e de aproximar as pessoas. “Para ter uma equipe motivada e produtiva, é importante se empenhar na construção de relacionamento, de confiança, de conexão entre as pessoas”, indica.

3. Adaptação dos colaboradores

Assim como gestores podem ter dificuldade em exercer a liderança à distância, alguns colaboradores também podem demorar para se adaptar a exercer suas tarefas em casa. Seja pela falta de uma área de trabalho adequada, por conta de ruídos, pela presença da família, tarefas domésticas, enfim, as distrações são muitas.

Dica: em um primeiro momento, é natural que as pessoas se desestruturem um pouco com a mudança, o que pode afetar o rendimento. Mas há uma curva de aprendizado e, em geral, é questão de tempo para que elas se adaptem ao novo ambiente e passem a trabalhar de forma eficiente. “Cabe dar atenção especial e entender as necessidade de cada um da equipe, na medida do possível”, declara Roberta.

Algumas ações podem ajudar a tornar o home office mais produtivo:

– Defina seu espaço: é importante delimitar uma área de trabalho. Organize a mesa de maneira funcional e garanta a privacidade para evitar distrações.

– Sinais de “não perturbe”: se você mora em um espaço compartilhado com a sua família, é necessário estabelecer os momentos em que pode ser interrompido. Assim, fica mais fácil manter a concentração e o fluxo de trabalho.

– Tenha uma rotina: a tentação de ficar de pijama o dia inteiro é grande e parece fácil diminuir o ritmo de trabalho quando se está em casa. Por isso, é vital estabelecer uma rotina que permita acompanhar a saúde física e mental. Estabeleça um cronograma rigoroso de refeições, intervalos e, mais importante ainda, um horário para finalizar o trabalho.

– Lista de tarefas: ao fim do expediente, defina todas as atividades que devem ser realizadas no dia seguinte e agende ligações, reuniões, acompanhamentos, lembretes e tarefas que devem ser concluídas.

– Programe o tempo entre as reuniões: defina com antecedência quais tarefas estão pendentes e separe um espaço entre as reuniões ou ligações para concluí-las.

– Mantenha sua agenda atualizada: coordene com sua equipe para manter os calendários atualizados e compartilhados, não apenas em reuniões e chamadas, mas também em
termos das atividades que precisam ser concluídas. Assim, eles podem ser contatados nos espaços que têm livres.

– Seja proativo no contato com clientes e colegas: é importante manter contato com equipes e clientes, mesmo quando não estamos pessoalmente com eles. Defina lembretes para comunicação via e-mail ou telefone para manter contato. Se estiver trabalhando em um grupo ou no meio de um projeto, envie atualizações para a equipe e clientes para que eles saibam em que fase ou estágio estão trabalhando. Vocês podem combinar previamente qual será a frequência e a forma das atualizações.

– Faça intervalos: programe pausas para se levantar e tomar um pouco de ar, para almoço e lanches. Isso significa que você deve ter um tempo para desconectar e não trabalhar continuamente mais do que o necessário.
Sobre a JLL
A JLL (NYSE: JLL) é líder na prestação de serviços imobiliários e em gestão de investimentos. Moldamos o futuro do mercado imobiliário por um mundo melhor, usando as mais avançadas tecnologias para criar oportunidades recompensadoras, espaços incríveis e soluções sustentáveis para nossos clientes, nossas pessoas e todos que nos cercam. A JLL é uma empresa Fortune 500, com receita anual de US$ 18 bilhões, operações em mais de 80 países e uma força de trabalho de 93 mil pessoas em todo o mundo (em 31 de dezembro de 2019). JLL é marca registrada da Jones Lang LaSalle Incorporated. No Brasil desde 1996, a JLL tem sede em São Paulo e escritório regional no Rio de Janeiro, contando com uma equipe de cerca de 900 profissionais prontos para atuar em todo o País. Nosso portfólio de serviços no Brasil oferece: Locação | Aquisição e Vendas | Consultoria e Avaliação | Gerenciamento de Propriedades | Gerenciamento de Facilities | Engenharia e Manutenção Predial | Projetos e Obras | Design & Build. Setores de atuação: Escritório | Industrial | Varejo | Hotel | Healthcare | Educação | Data Center | Life Sciences. Para mais informações, visite o site da JLL Brasil, jll.com.br

Por: Solides Tecnologia

A Solides é uma plataforma de gestão de talentos com people analytics e gestão comportamental.

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