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Gestão em home office: guia completo

Este guia é um recurso abrangente para gestores que buscam adaptar-se à realidade do home office, garantindo a continuidade dos negócios e o sucesso da equipe.

Gestão em home office tornou-se um aspecto crucial no mundo corporativo moderno, especialmente em face dos desafios trazidos por mudanças globais e avanços tecnológicos. 

Este guia é um recurso abrangente para líderes e gestores que buscam adaptar-se à realidade do home office, garantindo a continuidade dos negócios e o sucesso da equipe em um cenário de trabalho cada vez mais digital e flexível.

Como gerenciar o trabalho remoto?

5 dicas indispensáveis para acertar na gestão de home office

1. Estabeleça uma boa comunicação com a equipe

Esse é um dos principais pontos que precisam ser trabalhados para o estabelecimento de uma boa gestão de home office.

Isso inclui trocas de e-mails, conversas por aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, e chamadas de vídeo.

Ao adotar o home office, estabeleça e divulgue para toda a equipe quais são os canais a serem utilizados pela equipe para a troca de informações, principalmente se a sua empresa possui vários setores que precisam se comunicar.

Mesmo que já existam grupos de troca de mensagens da empresa, é importante reforçar a disponibilidade e até mesmo o horário de trabalho de todos, para que cada um saiba quando procurar um colega, já que a rotina está passando por mudanças significativas.

2. Mantenha as jornadas em horários simultâneos

Esse é um ponto que precisa ser avaliado por cada empresa, dependendo do tipo de negócio.

O home office impõe um dia a dia bastante diferente daquele encontrado no ambiente de trabalho e, para muitos, torna-se um desafio manter horários e rotinas estando em casa, principalmente com a necessidade conciliar as tarefas pessoais e profissionais. 

Por exemplo, assim como há pessoas que têm dificuldade em acordar cedo, e isso pode ser reforçado ainda mais com o home office, existem aquelas que passam do horário, às vezes por falta de gestão da jornada, e acabam trabalhando mais do que deveriam.

Por isso, caso seja possível, priorize as jornadas de trabalho em horários simultâneos, por exemplo, dentro do horário comercial. 

Outra possibilidade é criar regras para o novo formato de trabalho, como um tempo máximo para resposta aos e-mails trocados ou criar escalas para saída para o almoço e intervalos, por exemplo.

São detalhes e diretrizes que acabam ajudando a fortalecer a nova rotina de teletrabalho, permitindo que o colaborador se organize. Além de favorecem a produtividade. 

3. Faça reuniões de acompanhamento 

Ilustração de uma profissional gerenciando trabalho remotamente de casa, simbolizando a prática eficaz da gestão em home office.

Essas reuniões são fundamentais. Elas servem não apenas para manter o acompanhamento técnico e produtivo dos colaboradores, mas também para avaliar questões como a saúde física e mental.

Com o distanciamento, a empresa não pode permitir que a comunicação rotineira com os funcionários fique precária.

Inclusive, durante as reuniões, os gestores podem perguntar se o colaborador está se adaptando ao trabalho remoto, quais as principais dificuldades ele tem encontrado, como está sua motivação para o trabalho e até se tem sentido algum tipo de desconforto ou enfermidade.

Essas reuniões devem acontecer, pelo menos, semanalmente ou em períodos mais curtos, caso a gestão julgue necessário.

Crie um calendário de reuniões, com antecedência, para que todos se planejem! 

4. Incentive a motivação e dê feedbacks

Colaborador motivado produz mais e melhor. E isso deve ser ainda mais considerado durante a gestão de home office.

Além de ser um momento de crise, que pede uma outra postura de todos os envolvidos, é também propício ao surgimento de inseguranças, que podem levar à queda da produtividade e desmotivação.

Por isso, incentive os colaboradores e apresentarem propostas e novas ideias, dê feedbacks sobre o trabalho e promova ações para descontração sempre que possível. 

Como exemplo, há empresas que estão promovendo happy hours online, às sextas-feiras, com envio de bebidas e petiscos, para que os colaboradores se reúnam para um bate-papo descontraído.

A criatividade pode e deve ser usada neste momento.

5. Use ferramentas que permitam acompanhar a jornada de trabalho

Para conseguir colocar em prática todas essas dicas e concretizar uma gestão de home office eficaz, o uso da tecnologia é primordial.

Sem ferramentas, a comunicação, a gestão e o trabalho, de forma geral, ficam comprometidos.

Atualmente, existem diversas ferramentas, a maioria delas gratuita, disponíveis para o uso no ambiente de trabalho remoto. Veja algumas:

  • Trello – ferramenta de gestão de tarefas

Quem trabalha com um grande volume de produção e precisa fazer a gestão simultânea de tudo, conhece bem o Trello.

Ele permite o monitoramento das atividades que estão sendo realizadas e também distribui tarefas para quem faz trabalho remoto, inclusive, realizando o controle de prazo das entregas. 

  • Slack – ferramenta de comunicação interna

O Slack é ferramenta de comunicação interna que lembra um chat. Ele possui recursos, como chamadas em vídeo e a possibilidade de compartilhar arquivos.

Além disso, com essas funcionalidades, as equipes não precisam ficar trocando e-mails, excessivamente, já que tudo pode ser feito pela plataforma. 

  • Zoom – ferramenta de videochamada

Uma das ferramentas mais utilizadas durante a pandemia pelas empresas, o Zoom é uma plataforma que permite realizar videoconferências com várias pessoas ao mesmo tempo. 

Além disso, ela armazena as gravações das reuniões na nuvem, o que permite que sejam compartilhadas por e-mail, posteriormente.

Durante as videochamadas, é possível enviar mensagens pelo chat e até compartilhar a tela de forma online e sem fio. 

Tangerino – ferramenta para controle de ponto online

Com essa ferramenta, a empresa consegue realizar o controle da jornada de trabalho dos funcionários de forma remota, ou seja, o colaborador não precisa estar presente no ambiente físico da empresa para bater ponto. 

Com um aplicativo de controle de ponto, ele pode registrar suas entradas e saídas pelo seu próprio celular.

Conforme a legislação, devido a natureza do trabalho, funcionários em home office não têm a obrigação de registrar ponto.

Porém, a tecnologia possibilita que o registro seja feito de forma digital. 

Além disso, se o trabalho em home office for controlado por execução de tarefas ou atividades, a funcionalidade check-in de atividades possibilita esse controle.

Mãos trabalhando em um laptop com gráficos de negócios, retratando gestão em home office produtiva.

Assim, o gestor pode indicar as tarefas a serem feitas para que o colaborador as execute e marque como concluídas. 

A ferramenta também permite que os gestores analisem quanto tempo um colaborador leva para concluir uma tarefa e, com isso, avaliar a sua produtividade.

Como continuar motivado trabalhando em home office?

Como manter o engajamento dos colaboradores com esse novo formato de trabalho?

A diretora de Gente & Gestão (RH) da Tecnobank, Michaela Vicare, aponta alguns exemplos práticos que podem ser aplicados em empresas de diversos portes e segmentos.

Escritório virtual

Em algumas empresas, os colaboradores se reúnem virtualmente todos os dias, a qualquer hora, sem impacto no dia a dia de trabalho e no andamento do negócio.

“Pode-se criar um ‘escritório on-line’ completo, com salas virtuais para cada equipe, nas quais se trabalhe como se estivesse na própria sede. 

Qualquer funcionário pode ‘visitar’ a sala de outra área e, dessa forma, é possível manter o engajamento, a comunicação e o relacionamento entre todos”, explica Michaela.

Manutenção e adaptação de benefícios 

Outra medida que contribui diretamente com o engajamento dos colaboradores e a manutenção da cultural organizacional das empresas é o olhar cada vez mais humano para as necessidades individuais de cada um.

“Benefícios ‘regulares’ podem ser adaptados, em diversos casos. 

Um exemplo é a opção para que cada colaborador distribua o crédito dos valores referentes a Vale-Refeição e Vale-Alimentação de acordo com suas necessidades.

Em vez de apenas creditarmos os valores padrões, permitir que as pessoas apontem como preferem essa divisão, afinal, com mais tempo em casa, o consumo em supermercados é maior do que aquele em restaurantes”, sugere a diretora.

Preocupação genuína 

Asaúde das pessoas deve vir em primeiro lugar. Para Michaela, o incentivo a campanhas, como a de vacinação contra a gripe, é uma excelente iniciativa.

Para as empresas que puderem estender o subsídio também aos dependentes legais, os resultados são ainda melhores. 

Confraternizações 

Incentivar a realização de happy hours, cafés da manhã e treinamentos, todos feitos virtualmente, é, segundo Michaela, fundamental.

Com o apoio da tecnologia, isso pode ocorrer sem prejuízos ao diálogo e ao aprendizado. 

“Atitudes como essas, que podem ser adotadas por empresas de quaisquer portes e segmentos, contribuem diretamente com a produtividade e o engajamento nesse período e demonstram o respeito da companhia para com os seus colaboradores”, enfatiza.

Como funciona o papel do gestor de pessoas no estilo home office?

Planejamento de projetos em um tablet, uma prática comum na gestão eficaz de home office.

No estilo home office, o papel do gestor de pessoas passa por uma transformação significativa, adaptando-se às peculiaridades do trabalho remoto.

O foco se desloca para a manutenção da produtividade e engajamento da equipe, mesmo à distância. 

Isso inclui a realização de reuniões regulares, seja individualmente ou em equipe, para acompanhar o progresso, estabelecer metas e discutir desafios. 

Além disso, um aspecto crítico é a confiança. O gestor deve confiar em sua equipe para trabalhar de forma autônoma, sem a supervisão presencial.

Isso exige um equilíbrio entre dar liberdade aos funcionários e garantir que eles permaneçam focados e produtivos. 

O gestor de pessoas também deve estar atento às necessidades individuais e ao bem-estar dos membros da equipe.

Isso enquandra oferecer suporte e recursos para um ambiente de trabalho em casa eficiente e saudável.

3 dicas para realizar treinamentos com a sua equipe home office

Certamente você já deve ter ouvido sobre a importância de contar com um bom treinamento de equipe, especialmente quando sua empresa está em home office, não é mesmo? Certo?

Afinal de contas, o bom desempenho de uma equipe é um fator fundamental para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador, mesmo que seja à distância.

No entanto, desenvolver treinamentos eficientes não é uma tarefa tão simples.

Para isso, é importante que os funcionários estejam alinhados com o objetivo da empresa e queiram alcançar bons resultados em tempos de crise.

Dessa forma, é essencial dedicar os seus esforços em sua equipe e aplicar treinamentos que focam não somente nos processos empresariais, mas também em trazer o bem-estar e a motivação dos funcionários.

Com isso, é possível aumentar o desempenho do seu time sem precisar realizar grandes investimentos!

E se você quer ter sucesso com a melhora de desempenho da sua equipe, então nós elaboramos este post e vamos te mostrar como é possível realizar treinamentos de sucesso durante o home office.

Quer saber mais sobre tudo isso? Confira essa 3 dicas para realizar treinamentos e melhorar sua gestão de home office!

Executivo liderando uma discussão sobre gestão de home office com sua equipe.

1. Saiba dos objetivos do seu negócio

Antes de mais nada, fazer com que todos os colaboradores saibam sobre os objetivos do seu negócio é uma tarefa essencial.

É importante que os objetivos sejam compartilhados com frequência durante os treinamentos entre os funcionários, uma vez que, durante a crise, as demandas podem ser alteradas e o mercado entre em transformações constantes.

2. Interaja com seus colaboradores durante a reunião

Outro ponto fundamental para realizar treinamentos com a sua equipe em home office é sempre promover o engajamento por meio de interações.

É fato: colaboradores motivados trabalham muito melhor.

E a melhor maneira de fazer isso é mostrar a importância dos funcionários para a empresa.

Lembre-se também de, na hora do treinamento, mostrar o papel de cada um na organização, fazendo com que o time entenda a importância de sua participação para o crescimento do negócio. 

3. Invista em sistemas otimizados

Os sistemas otimizados são ideias para promover uma rotina de trabalho mais agradável e alinhado. Mesmo em home office, todos devem estar integrados e com uma boa comunicação.

E isso pode ser feito com o uso dessas ferramentas.

Assim, opte sempre por sistemas que satisfaçam as necessidades do seu time. Você pode, por exemplo, investir em um CRM ou sistemas de compartilhamento em nuvem, entre outros.

Veja também:

Cinco dicas para manter a produtividade durante o home office

Espaço de home office com um laptop, ilustrando um ambiente calmo para gestão de trabalho remoto.

Segundo a especialista em gestão e CEO da Future Minds, Lilian Cidreira, ao estabelecer o trabalho remoto, existem dois perfis diferentes de pessoas.

Há aquelas que simplesmente não conseguem trabalhar em casa, porque focam em outras coisas, como assistir televisão, estar com a família e mexer no celular. 

E também aquelas que são super focadas em gerar resultado e, devido a isso, acabam se perdendo e desenvolvem uma jornada de trabalho mais extensa do que deveria.

Baseado nisso, a especialista elencou cinco dicas necessárias para que os colaboradores encontrem o equilíbrio entre os dois perfis citados.

Crie uma rotina dentro da sua casa

É importante estabelecer horários de início e fim das atividades. Qual o melhor horário para acordar e o que deve ser organizado para que esses horários possam ser respeitados. 

É comum que, de início, as pessoas queiram acordar mais tarde, mas deve-se tomar cuidado.

Afinal, nesse tempo, há uma série de atividades como arrumar suas coisas, tomar café da manhã, se arrumar e organizar o ambiente de trabalho para começar efetivamente a produzir.

Organize sua lista de tarefas e crie intervalos

Colocar um despertador no celular a cada uma hora para levantar é uma ótima solução para lembrá-lo de dar uma volta ou comer alguma coisa. 

Todas essas ações são necessárias para que você possa movimentar o corpo e não fique muito sedentário dentro de casa, o que pode interferir na sua produtividade.

Defina um ambiente para trabalhar

Muitas pessoas acabam se perdendo em ambiente home office.

Isso porque ficam trancadas dentro de casa mudando constantemente de ambiente, dá início às atividades na mesa de jantar, em seguida passa para o sofá e depois vai ao quarto, por fim, a casa toda se torna um ambiente inteiro de situações de trabalho. 

Definir um local, seja um setor da mesa de jantar, alguma poltrona específica ou um quarto, onde ali vai ser o ambiente de trabalho, auxilia no foco, tanto no momento de trabalho, quanto nas pausas. 

Por isso,  ao sair desse ambiente, não deve levar nenhuma atividade do trabalho para fora, como laptop ou agenda, para que, dessa forma, consiga ter aquele local como um espaço de concentração e os outros como locais de descompressão.

Usufrua de ferramentas on-line

Existem hoje várias ferramentas online que ajudam as pessoas a trabalhar e fazer gestão de rotina de forma virtual. Inclusive ferramentos como acompanhar equipes, acompanhar sua rotina, gestão de tarefas, entre outros.

Assim, o uso dessas ferramentas pode ser um bom aliado para manter o foco e administrar o tempo de trabalho. 

Trello, Asana e Slack são algumas ferramentas que estão entre as indicações da Lilian, além do Google Hangouts, que é escolha pessoal da especialista para reunião de equipe a distância. 

Criar o hábito dos horários de rotina

Profissional feminina gerenciando suas tarefas de home office com eficiência usando dispositivos digitais.

O horário de almoço e de finalização do expediente, por exemplo, são horários que devem ser respeitados mesmo no home office. 

Você deve entender que parar para almoçar é importante, saia assim como você sairia se estivesse em seu escritório, ir para outro ambiente da casa ajuda a pessoa a fazer uma descompressão mental e então conseguir voltar a ser produtiva, por isso, não almoce na mesma mesa em que trabalha. 

Mesma coisa no momento do fechamento, qual horário você acredita que normalmente você para de trabalhar no seu escritório e qual horário, a partir disso, você vai tentar estabelecer como uma rotina de encerramento das atividades? 

Porque como não há o deslocamento, você não tem que voltar pra sua casa, é normal que acabe se perdendo nesse processo e acabe trabalhando mais do que deveria, então criar esse final, colocar um despertador no relógio do celular, por exemplo,  ajuda.

Como liderar uma equipe em home office?

Liderar uma equipe em home office exige uma abordagem adaptativa e empática, centrada na comunicação eficaz e no estabelecimento de confiança. 

O líder deve manter a equipe conectada e engajada através de reuniões regulares, utilizando ferramentas digitais para assegurar que todos estejam alinhados com os objetivos e prioridades da empresa. 

É crucial estabelecer expectativas claras e fornecer feedback contínuo, mantendo um equilíbrio entre autonomia e responsabilidade.

Além disso, é importante estar atento ao bem-estar dos membros da equipe, oferecendo suporte e recursos necessários para um ambiente de trabalho remoto eficiente. 

Assim, promover uma cultura de abertura, onde os funcionários se sintam confortáveis para compartilhar ideias e preocupações, também é essencial.

Saiba mais: confira nosso curso Gestão de Equipes Remotas e aprenda a como implementar o trabalho remoto na sua organização e como realizar a gestão dos colaboradores que estão em home office, focando em suas necessidades e formas de estímulo, assim como nas maneiras adequadas de integrá-los ao contexto de produção como um todo.

Saúde do trabalhador: como fazer gestão de pessoas em home office?

Gestão de saúde no teletrabalho é essencial para evitar doenças físicas e psicológicas. Com a maior adesão ao home office, a gestão da saúde do trabalhador também precisa passar por adequações.

O médico destaca que a pressão por resultados longe dos olhares do gestor pode acarretar doenças do trabalho de difícil caracterização.

“O teletrabalho pode ocasionar males físicos e psíquicos, mais difíceis de caracterizar como doença ocupacional.

Mulher profissional trabalhando de casa, exemplificando a multitarefa na gestão em home office.

Doenças como lesões na coluna ou lesão por esforço repetitivo (LER) são decorrentes da falta de condições ergonômicas adequadas para a realização do trabalho em casa.

Já a falta de um espaço adequado, somado a jornadas exaustivas, pode causar aumento do estresse, resultando em adoecimento psíquico”, alerta o diretor da OnCare e presidente da ABRESST.

O especialista lembra que gerenciar a saúde do trabalhador é uma responsabilidade das empresas, mesmo que ele esteja em home office. 

“A empresa permanece responsável pela manutenção do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos) e do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), assim como pelos exames ocupacionais, admissional, periódicos, relativos à mudança de função e ao retorno de afastamentos.

Também cabe ao gestor prevenir a “Zoom fatigue”, termo ligado à exaustão mental provocada pelo excesso de videoconferências, ferramenta amplamente utilizada pelas empresas para manter o contato com seus funcionários”.

Conclusão

A gestão de home office representa um marco significativo na evolução do ambiente de trabalho contemporâneo.

O sucesso na gestão de home office não reside apenas na adoção de ferramentas tecnológicas, mas também na capacidade de manter a equipe engajada, produtiva e equilibrada. 

Portanto, ao abraçar as práticas eficazes de gestão de home office, as organizações não apenas se adaptam às circunstâncias atuais, mas também se preparam para o futuro, criando um ambiente de trabalho mais resiliente, inclusivo e produtivo.

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