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Veja 5 dicas para acertar na gestão de home office

Mesmo antes da crise provocada pelo coronavírus, o modelo de trabalho home office já se apresentava como uma tendência forte entre as empresas brasileiras. Porém, com a pandemia, que acabou afetando todos os setores da economia, muitas empresas precisaram adotar esse modelo de trabalho, mesmo sem terem feito um planejamento e se preparado para isso.

De maneira geral, a visão tem sido positiva entre as empresas e há pesquisas que estimam que o trabalho remoto deve crescer 30% no Brasil, após a pandemia. Mas, para que essa visão se consolide, as empresas precisam mais do que se adaptar, mas criar condições para que o teletrabalho aconteça de forma saudável e sustentável para todos os envolvidos. Para isso, é fundamental fazer uma boa gestão de home office.

Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto apresenta cinco dicas práticas para realizar uma boa gestão do teletrabalho, incluindo ações de engajamento e comunicação, além do uso de ferramentas que garantem essa atividade. Confira! 

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  1. Estabeleça uma boa comunicação com a equipe

Esse é um dos principais pontos que precisam ser trabalhados para o estabelecimento de uma boa gestão de home office. Com o distanciamento, a empresa não pode permitir que a comunicação rotineira com os funcionários fique precária.

Isso inclui trocas de e-mails, conversas por aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, e chamadas de vídeo. Ao adotar o home office, estabeleça e divulgue para toda a equipe quais são os canais a serem utilizados pela equipe para a troca de informações, principalmente se a sua empresa possui vários setores que precisam se comunicar.

Mesmo que já existam grupos de troca de mensagens da empresa, é importante reforçar a disponibilidade e até mesmo o horário de trabalho de todos, para que cada um saiba quando procurar um colega, já que a rotina está passando por mudanças significativas.

  1. Mantenha as jornadas em horários simultâneos

Esse é um ponto que precisa ser avaliado por cada empresa, dependendo do tipo de negócio. O home office impõe um dia a dia bastante diferente daquele encontrado no ambiente de trabalho e, para muitos, torna-se um desafio manter horários e rotinas estando em casa, principalmente com a necessidade conciliar as tarefas pessoais e profissionais. 

Por exemplo, assim como há pessoas que têm dificuldade em acordar cedo, e isso pode ser reforçado ainda mais com o home office, existem aquelas que passam do horário, às vezes por falta de gestão da jornada, e acabam trabalhando mais do que deveriam.

Por isso, caso seja possível, priorize as jornadas de trabalho em horários simultâneos, por exemplo, dentro do horário comercial. 

Outra possibilidade é criar regras para o novo formato de trabalho, como um tempo máximo para resposta aos e-mails trocados ou criar escalas para saída para o almoço e intervalos, por exemplo.

São detalhes e diretrizes que acabam ajudando a fortalecer a nova rotina de teletrabalho, permitindo que o colaborador se organize. Além de favorecem a produtividade. 

  1. Faça reuniões de acompanhamento 

Essas reuniões são fundamentais. Elas servem não apenas para manter o acompanhamento técnico e produtivo dos colaboradores, mas também para avaliar questões como a saúde física e mental.

Inclusive, durante as reuniões que, preferencialmente, devem ser feitas por videochamada, os gestores podem perguntar se o colaborador está se adaptando ao trabalho remoto, quais as principais dificuldades ele tem encontrado, como está sua motivação para o trabalho e até se tem sentido algum tipo de desconforto ou enfermidade.

Essas reuniões devem acontecer, pelo menos, semanalmente ou em períodos mais curtos, caso a gestão julgue necessário. Crie um calendário de reuniões, com antecedência, para que todos se planejem! 

  1. Incentive a motivação e dê feedbacks

Colaborador motivado produz mais e melhor. E isso deve ser ainda mais considerado durante a gestão de home office.

Além de ser um momento de crise, que pede uma outra postura de todos os envolvidos, é também propício ao surgimento de inseguranças, que podem levar à queda da produtividade e desmotivação.

Por isso, incentive os colaboradores e apresentarem propostas e novas ideias, dê feedbacks sobre o trabalho e promova ações para descontração sempre que possível. 

Como exemplo, há empresas que estão promovendo happy hours online, às sextas-feiras, com envio de bebidas e petiscos, para que os colaboradores se reúnam para um bate-papo descontraído. A criatividade pode e deve ser usada neste momento.

  1. Use ferramentas que permitam acompanhar a jornada de trabalho

Para conseguir colocar em prática todas essas dicas e concretizar uma gestão de home office eficaz, o uso da tecnologia é primordial. Sem ferramentas, a comunicação, a gestão e o trabalho, de forma geral, ficam comprometidos.

Atualmente, existem diversas ferramentas, a maioria delas gratuita, disponíveis para o uso no ambiente de trabalho remoto. Veja algumas:

  • Trello – ferramenta de gestão de tarefas

Quem trabalha com um grande volume de produção e precisa fazer a gestão simultânea de tudo, conhece bem o Trello. Ele permite o monitoramento das atividades que estão sendo realizadas e também distribui tarefas para quem faz trabalho remoto, inclusive, realizando o controle de prazo das entregas. 

  • Slack – ferramenta de comunicação interna

O Slack é ferramenta de comunicação interna que lembra um chat. Ele possui recursos, como chamadas em vídeo e a possibilidade de compartilhar arquivos. Além disso, com essas funcionalidades, as equipes não precisam ficar trocando e-mails, excessivamente, já que tudo pode ser feito pela plataforma. 

  • Zoom – ferramenta de videochamada

Uma das ferramentas mais utilizadas durante a pandemia pelas empresas, o Zoom é uma plataforma que permite realizar videoconferências com várias pessoas ao mesmo tempo. Além disso, ela armazena as gravações das reuniões na nuvem, o que permite que sejam compartilhadas por e-mail, posteriormente. Durante as videochamadas, é possível enviar mensagens pelo chat e até compartilhar a tela de forma online e sem fio. 

Tangerino – ferramenta para controle de ponto online

Com essa ferramenta, a empresa consegue realizar o controle da jornada de trabalho dos funcionários de forma remota, ou seja, o colaborador não precisa estar presente no ambiente físico da empresa para bater ponto. 

Com um aplicativo de controle de ponto, ele pode registrar suas entradas e saídas pelo seu próprio celular.

Conforme a legislação, devido a natureza do trabalho, funcionários em home office não têm a obrigação de registrar ponto. Porém, a tecnologia possibilita que o registro seja feito de forma digital. Além disso, se o trabalho em home office for controlado por execução de tarefas ou atividades, a funcionalidade check-in de atividades possibilita esse controle. Assim, o gestor pode indicar as tarefas a serem feitas para que o colaborador as execute e marque como concluídas. 

A ferramenta também permite que os gestores analisem quanto tempo um colaborador leva para concluir uma tarefa e, com isso, avaliar a sua produtividade.

O que achou das dicas para sua empresa fazer uma boa gestão de home office? Lembre-se que, mesmo com a adoção imediata desse modelo de trabalho, a empresa precisa se planejar e contextualizar os colaboradores. Com o uso de ferramentas de comunicação, gestão e controle de jornada, esse desafio pode ser transformado em uma ótima oportunidade de flexibilização, mesmo após o fim da pandemia do coronavírus. 

O Tangerino é um sistema de gestão e controle de ponto digital. A solução permite que os colaboradores batam ponto de qualquer lugar, tanto na empresa quanto em home office, usando apenas um celular, computador ou tablet. O aplicativo oferece diversas facilidades que transformam o seu RH em uma área realmente estratégica, como gestão de banco de horas, férias e fechamento de folha de ponto otimizado.

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