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E-social – Os Desafios De 2014: Informativo De Estabilidade

Neste artigo, Viviane Gomes, Rodrigo Leite e Fábio Almeida, consultora e sócios da Consulcamp Auditoria e Assessoria, respectivamente, falam sobre as inovações do projeto eSocial relacionadas aos eventos trabalhistas relativos à estabilidade dos trabalhadores.

*Por Viviane Gomes, Rodrigo Leite e Fábio Almeida

O ano de 2014 será no mínimo emocionante! Ano de Copa do Mundo, Eleições e finalmente, um dos projetos mais complexos da Família SPED, o eSocial. Esse projeto do Governo Federal visa unificar o envio das informações pelo empregador em relação aos seus empregados, tornando eletrônica a forma de geração, envio e compartilhamento das informações. Essa obrigação conta com 42 eventos trabalhistas e mais de 1.500 campos! A sua empresa está preparada para atender essa nova obrigação acessória?

Os caminhos para implantação são os mesmos já conhecidos e aplicados nos demais projetos (EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, ECD etc.), iniciando com um Grupo Técnico de Estudo interno para avaliação da legislação e seus impactos na organização, com o envolvimento das diversas áreas internas: tecnologia da informação, recursos humanos, departamento pessoal, contabilidade, financeiro etc.

Estudos recentes evidenciam uma grande preocupação das empresas com relação ao tema, cuja implantação se dará agora em 2014, incluindo informações das obrigações acessórias trabalhistas, folha de pagamento, documentos fiscais de serviços (cessão de mão-de-obra), processos trabalhistas, obras, entre outras, não menos importantes.

Com base nas informações disponibilizadas pelo Governo Federal, apresentamos abaixo as principais inovações desse projeto:

RET (Registro de Eventos Trabalhistas) – As informações apresentadas nos eventos trabalhistas alimentarão uma base de dados. Os eventos posteriores passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET;

DCTF-Prev. – Unificação dos procedimentos no âmbito da RFB de cobrança, parcelamento, compensação, restituição e certidão negativa;

Sistema de consulta da escrituração/declaração – Portal do Empregador;

Folha de Pagamento Digital Simplificada – Escrituração Simplificada na Web para pequenos empregadores (MEI, Segurado Especial, Empregador Doméstico, Pessoa Física equiparada à empresa e Simples Nacional).

O processo de adaptação das empresas a esse projeto não pode tardar, assim, é hora de revisar os processos, controles e procedimentos trabalhistas e previdenciários, nesse projeto que não é apenas do “RH” e sim corporativo!

É importante ressaltar, que o eSocial não altera a legislação em vigor, e sim, muda a forma de como as obrigações acessórias serão apresentadas pela empresa ao Fisco. Grande parte destas informações já são entregues mensalmente (SEFIP, CAGED) ou anualmente (RAIS, DIRF), assim, com o eSocial haverá a unificação destes envios por meio de um único sistema.

Dentre os eventos trabalhistas, destacamos aqueles relativos a Estabilidade dos Trabalhadores. Dentre os principais motivos que geram a estabilidade aos colaboradores podemos citar: Mandatos de CIPA, Acidente de Trabalho, Cláusulas de Convenção Coletiva e Maternidade. Dessa forma, os empregadores deverão utilizar os eventos S-2340 e S-2345 para indicar, respectivamente, a entrada (início) e a saída (término) da condição de estabilidade por parte do trabalhador.

As informações enviadas passarão por uma validação no RET (Registro de Eventos Trabalhistas) para verificação dos dados de CPF e NIT do trabalhador. As empresas que constatarem eventos enviados com informações incorretas, poderão realizar a retificação através dos próprios eventos (S-2340 e S-2345) ou para o caso de envio indevido, poderão excluir a informação utilizando o evento S-2900.

O eSocial exigirá informações detalhadas e para alguns eventos, a apresentação será tempestiva, aumentando assim, a exposição das empresas e os riscos de autuações trabalhistas e previdenciárias.

Nesse cenário, propomos abaixo algumas reflexões para o processo de adaptação e implantação desse projeto, representando os pontos de atenção necessários:

1. Conscientização da Alta Gestão da Empresa;
2. Definição do Cronograma e Atribuição de Responsabilidades;
3. Análise dos Requisitos do eSocial – Diagnóstico;
4. Avaliação dos Riscos e Proposta de Soluções;
5. Análise e Consistência dos Dados Cadastrais;
6. Capacitação e Treinamento – Processo Contínuo;
7. Disseminação Interna do Conhecimento;
8. Revisão Periódica e Acompanhamento – Controles Internos.

É importante se atentar a todos os requisitos do eSocial, bem como os cronogramas de início de obrigatoriedade, de forma que as empresas se organizem para cumprir os prazos que serão exigidos e possam se adaptar ao processo de geração e envio dessas informações!

Autores:

*Viviane Silva Gomes é Consultora da Área de Especialidade Tributária da Consulcamp Auditoria e Assessoria, Pós-graduanda em MBA – Controladoria pela Faculdade Anhanguera de Campinas, Graduanda em Direito pela Faculdade Politécnica de Campinas e Graduada em Ciências Contábeis pela Faculdade Anhanguera de Campinas.

*Rodrigo Romanato Leite é Sócio da Consulcamp Auditoria e Assessoria, Mestre em Controladoria Empresarial pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, Pós-Graduado em Auditoria e Controladoria pela PUC-Campinas, Graduado em Ciências Contábeis pela PUC-Campinas e Professor do Programa de Pós-Graduação da PUC-Campinas.

*Fábio da Silva e Almeida é Sócio da Consulcamp Auditoria e Assessoria, Mestre em Ciências Contábeis e Atuariais pela PUC – São Paulo, Especialista em Controladoria, Contabilidade e Auditoria pela PUC – Campinas, Graduado em Ciências Contábeis pela PUC – Campinas, Extensão em Economics and Finance (IFRS) pela University of Cambridge – Inglaterra e Universidade de Lisboa – Portugal, Especialização em Tributos pelo IBPT – SP; Especialização em IFRS e Normas Internacionais de Auditoria pela FIPECAFI-USP, Professor de Graduação e Pós Graduação nas áreas de Finanças, Contabilidade e Tributos da PUC – Campinas e PUC – Goiás.

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