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Elaboração De Relatórios

A presente exposição tem por objetivo apresentar, de forma prática, alguns procedimentos que servem de orientação para elaboração de relatórios, uma atividade de fundamental importância, mas que sempre foi considerada por muitos profissionais como uma tarefa desagradável ou mesmo chata.

Em primeiro lugar torna-se necessário conhecer o correto significado de relatório, a partir de sua definição mais ampla e genérica, segundo Aurélio Buarque de Holanda Ferreira – relatório é:

1. Narração ou descrição verbal ou escrita, ordenada e mais ou menos minuciosa, do que se viu, ouviu ou observou.

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2. Exposição das atividades duma administração, duma sociedade.

3. Exposição dos fundamentos de um voto ou de uma opinião.

4. Exposição prévia dos fundamentos duma lei, decreto, decisão etc.

Alguns especialistas definem relatório como sendo uma exposição verbal ou escrita, minuciosa e circunstanciada relativa a um assunto ou fato. Um relatório tem como objetivo comunicar uma atividade desenvolvida ou em desenvolvimento durante uma missão e deve fornecer o relato permanente de um estudo ou de uma pesquisa e a informação necessária, que deve ser global e coerente, capaz de orientar a tomada de decisões corretas. Um relatório sempre deve trazer em seu conteúdo informações, fatos, estatísticas, indicadores e recomendações coletadas por uma pessoa ou grupo, com a finalidade de aperfeiçoar processos ou serviços.

Quando se trata de um trabalho acadêmico ou científico, um relatório se divide em três partes, segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT:

Elementos pré-textuais – capa, folha de rosto, agradecimentos, sumário, índice e o resumo.

Elementos textuais – introdução, desenvolvimento e conclusões.

Elementos pós-textuais – referências, glossário, apêndice(s) e anexo(s).

No dia a dia do ambiente corporativo toda e qualquer forma utilizada para registrar e informar em detalhes sobre o desempenho de uma empresa, diretoria, gerência, coordenação ou equipe profissional é um relatório. E sua forma de apresentação varia de acordo com os aspectos tempo e finalidade.

Geralmente as organizações mais estruturadas dispõem de modelos pré-elaborados para as atividades rotineiras como vendas, controle de veículos, controle de estoque de mercadorias e/ou produtos, controle de material de expediente etc.

Algumas situações específicas exigem uma apresentação mais elaborada. Fazendo-se necessária a aplicação de recursos gráficos, como impressão colorida e encadernação com capa dura. Essas situações são muito comuns quando se trata de apresentação de relatório anual de grandes organizações aos seus respectivos conselhos de administração e acionistas.

Conforme foi citado anteriormente, em linhas gerais, todo relatório tem por objetivo registrar o desempenho de uma atividade. Com a identificação e o detalhamento dos principais fatores internos e externos que contribuíram para o cumprimento ou descumprimento das metas ou objetivos definidos, diagnosticar e corrigir eventuais falhas nas previsões estabelecidas e apresentar sugestões. Visando corrigir distorções e subsidiar futuros planejamentos. Normalmente a metodologia de elaboração de relatórios, excetuando-se as situações específicas, tem como base a análise comparativa do previsto em relação ao realizado.

Para a elaboração de um relatório devem ser observados alguns pontos básicos:

1. É preciso o máximo de critério e responsabilidade no momento da coleta e processamento das informações que serão inseridas no relatório. Uma informação “fabricada” pode mudar drasticamente os destinos de uma organização, levando-a inclusive a uma situação difícil.

2. As sugestões que forem apontadas devem ser racionais e coerentes com a realidade da organização. Para que não sejam estimuladas as ações utópicas ou impossíveis de realizar. Nunca sugira qualquer medida ou ação na qual resida a menor dúvida quanto à sua eficácia. Pois, agindo assim, você estará contribuindo para o desvio do principal objetivo de sua organização. Que é ter resultado positivo ou lucro, no caso da iniciativa privada.

3. A elaboração de um relatório deve ser tratada como uma atividade de fundamental importância para sua área e toda organização. Pois além do que já comentamos você pode conquistar melhorias através de uma justificativa bem fundamentada.

Além dos pontos básicos mencionados acima, é preciso o máximo de cuidado com a linguagem utilizada e a organização do texto. Que deve ter o máximo de coesão e concisão, evitando-se qualquer possibilidade de interpretação dúbia.

Sem a elaboração de relatórios de desempenho é impossível traçar o futuro de uma organização a curto, médio e longo prazo. Se no passado já era importante, nos dias atuais com a velocidade alucinante das mudanças, quando passado, presente e futuro se confundem elaborar relatórios é imprescindível para se evitar, inclusive, a ocorrência de desperdícios.

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Prof. Esp. Alexandre Costa – Pedagogo Organizacional
Personal & Professional Coach

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Por: Prof. Esp.

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