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Ferramentas de Qualidade na busca de soluções de problemas

Descrição e apresentação da autora: Darlene Castro, 27 anos, Assistente de Recursos Humanos, 3 anos de experiência na área de RH,especialista em Administração de Recursos Humanos pelo Instituto Ateneu de pós graduação.

O desenvolvimento de organizações que buscam qualidade total depende basicamente da habilidade de identificar situações problema, analisar dados reais e estabelecer soluções.
Solucionar problemas, a princípio, parece ser uma tarefa difícil e que faz com que muitos líderes deixem a desejar. O que acontece é que esses líderes desconhecem ou não utilizam métodos de resoluções como, ferramentas de qualidade, e nem buscam soluções criativas. A falta de conscientização da utilização de métodos nesse sentido pode prejudicar todo um processo. A prova disso é que, diante dos mais diversos tipos de problemas, as pessoas tendem, naturalmente, a seguir o caminho mais rápido a procura da solução. No entanto, as consequências também são as mais variadas como, o custo, a ausência de viabilidade e muitas vezes acabam tornando-se pouco ou nada eficientes. Não se pode descartar ainda a idéia de que problemas mal resolvidos possam trazer a possibilidade de gerar novos.
Muitos líderes dizem que sempre existem problemas a ser resolvidos e à medida que resolvem uns, outros deles aparecem. Constantemente passam a imagem de que assumem a posição de “bombeiros” apagando incêndios e sempre em alerta para os próximos que possam vir a aparecer. Abordagens desse tipo ameaçam o sistema de gestão na mesma proporção que desfragmentam o trabalho em equipe colocando em risco todo o processo de gestão.
Faz-se necessário desenvolver essa habilidade para obter o desenvolvimento e objetivos esperados utilizando ferramentas de qualidade e criando soluções inovadoras, insólitas, particulares de cada um ou da equipe. Líderes abertos a mudanças, ao aprendizado, se beneficiam e se desenvolvem com mais eficácia nesse processo. O que é necessário é uma leitura maior do ambiente, uma percepção do todo.
Perguntaram a Einstein o que ele faria se tivesse uma hora para salvar o mundo. Ele respondeu: “Eu gastaria 55 minutos para definir o problema e 5 minutos para resolvê-lo.”. Certamente Einstein, nesta citação, se refere à definição do problema, o saber o que realmente pode ser considerado um. Definir significa conscientizar-se de que a barreira existe, de como ela passou a existir e de que tem que ser levada a sério e resolvida a qualquer custo. Essa etapa é uma das mais importantes para uma boa solução. Cometer falhas nessa fase do processo pode ocasionar perdas de tempo e de investimentos. Sabe-se que, normalmente, perceber corretamente e definir a situação é mais difícil que propriamente a solução dela. Falconi (1996, p.196) define problema com sendo um resultado indesejável, uma meta não atingida.
É fato que existem problemas em todas as áreas de atuação: problemas econômicos, familiares, operacionais, gerenciais, de saúde e nem os existenciais ficam de fora. Claro que cada um com a sua particularidade e necessidade de resolução. Porém, apesar das suas distinções, existe semelhante característica entre eles: A necessidade de resolução.
Cerqueira (1997, pág. 16) conclui que o método científico baseado na filosofia de René Descartes explora uma estruturação do raciocínio humano na busca pela resolução de seus problemas. É considerado, portanto, um método cartesiano, universal. Concorda que, para ponderar, resolver ou mesmo diminuir os resultados indesejáveis de um problema, a aplicação do MASP – Método de Análise e Solução de Problemas é realmente indicada e apropriada.

O primeiro era não receber jamais como verdadeira qualquer coisa sem antes a conhecer evidentemente como tal; isto é, evitar cuidadosamente a precipitação e a prevenção, e não incluir nos meus julgamentos nada que se não apresentasse tão clara e distintamente ao meu espírito que não tivesse nenhuma ocasião de o por em dúvida. O segundo, dividir cada uma das dificuldades que tivesse que examinar no maior número possível de parcelas que se tornassem necessárias para melhor as resolver. O terceiro, em boa ordem os meus pensamentos, começando pelos objetivos mais simples e mais fáceis de conhecer, para subir pouco a pouco, como por degraus, até ao conhecimento dos mais complexos, e admitindo mesmo certa ordem entre aqueles que não precedem naturalmente uns aos outros. E no último, fazer a propósito de tudo recenseamentos tão completos e revisões tão gerais que me sentisse certificado de nada omitir. (DESCARTES 1973- pág. 45)

Na citação acima, Descartes descreve muito bem os passos básicos do MASP, e deixando bem claro, ao final, que o ideal é se certificar de que todas as possibilidades de soluções existentes foram utilizadas para a resolução do problema.
Concordam Cerqueira (1997) e Mattos (1998) que a metodologia baseia-se na obtenção de dados que justifiquem ou comprovem teorias ou hipóteses previamente levantadas. Através da utilização de algumas ferramentas, busca-se identificar as causas que possam estar relacionadas ao problema em estudo.
O MASP – Método de Análise e Solução de Problemas foi desenvolvido para solucionar os problemas de maneira mais eficiente, colocando este assunto dentro de um processo correspondente de análise, e fornecendo aos líderes meios para:
•Avaliar e priorizar os problemas.
•Identificar algumas circunstâncias que demandam cautela;
•Estabelecer o domínio em determinadas ocasiões.
•Projetar tarefas que serão executadas.
•É um processo funcional na busca de soluções para uma determinada situação
Na aplicação do MASP, três atores da Organização para Qualidade têm papel relevante (Cerqueira, 1997, p. 26-27):
•Os Conselhos da Qualidade;
•Os Times de Trabalho;
•Os Gestores de Processos.
Cada ator interfere em fases distintas do método e é responsável por um tipo diferente de mudança de paradigma visando evoluir em relação ao estado atual da organização.
O Método fundamenta-se nas seguintes etapas: (Cerqueira, 1997, p. 17)
•IDENTIFICAÇÃO
Definir cuidadosamente o problema e tendo a certeza de que é claro o objetivo de estudo ou análise;
•PLANEJAMENTO
Estabelecer um plano para a coleta dos dados necessários e adequados á análise ou ao estudo que será feito;
•COLETA
Coletar os dados;
•ANÁLISE DE INFORMAÇÕES
Analisar e interpretar os dados, formulando hipóteses e estabelecendo teorias que possam, ao serem comprovadas, se transformem em informações;
•BUSCA DE SOLUÇÕES
Confirmar as teorias e relatar as conclusões de maneira clara, para que possam ser utilizadas por quem for tomar decisões.
Segundo Falconi(1992, p. 45), não se pode mais garantir a sobrevivência da empresa apenas exigindo que as pessoas façam o melhor que puderem ou cobrando apenas resultados, hoje são necessários métodos que possam ser utilizados por todos em direção aos objetivos de sobrevivência da empresa.
Não existe um guia para identificar qual ferramenta de qualidade seria a mais adequada nas fases do MASP. Cerqueira (1997, p. 54) deixa claro que o que pode ajudar nessa escolha é o problema envolvido, as informações obtidas através dos dados coletados, enfim do que se conhece do processo em questão.
São variadas as ferramentas disponíveis para utilização entre elas: Brainstorming, Fluxograma, Coleta de Dados, Diagrama de Causa e Efeito, Análise de Pareto, matriz de relação, Diagrama da Arvore, 4Q1POC, Estratificação, entre outras. Cada uma com sua particularidade e utilidade própria.

Por: Darlene De

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