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Folha de Pagamento: entenda o que é e como calcular

folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento é uma das funções mais importantes do Departamento Pessoal e exige muito cuidado e organização. Isso porque, o documento conta com diversas especificidades e variantes que precisam ser consideradas antes de efetuar o pagamento dos colaboradores.

Mas você conhece todos os fatores que precisam ser incluídos e sabe como calcular a folha de pagamento? Neste post, tiramos as principais dúvidas sobre o assunto. Confira!

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O que é folha de pagamento?

Trata-se de um documento que é emitido pelo Departamento Pessoal todos os meses e contém todas as informações sobre valores recebidos e descontados dos colaboradores. Logo, é uma forma de mostrar aos gestores os custos da equipe mensalmente.

Ainda, a folha de pagamento tem previsão legal e é calculada com base nas informações de jornada dos colaboradores, incluindo seus benefícios e adicionais. Por isso, no documento são informados os salários bruto e líquido, ou seja, o valor que consta na carteira de trabalho e aquele que é pago efetivamente após descontos e adicionais.

Portanto, calcular a folha de pagamento corretamente é fundamental para evitar conflitos e até mesmo processos trabalhistas, logo, essa tarefa deve ser feita com cuidado e muita atenção.

Além disso, quanto maior a empresa e mais colaboradores ela tiver, mais trabalhoso será realizar o cálculo. Assim, é recomendado contar com ferramentas de automação que facilitem o controle e evitem falhas.

Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

Conceitualmente, os dois documentos são a mesma coisa, no entanto, chamamos de holerite a prestação de contas que a empresa oferece ao trabalhador, ou seja, um resumo de seu pagamento.

Nesse sentido, no holerite são apresentados todos os descontos, benefícios e bases utilizadas para cálculo, possibilitando que os colaboradores acompanhem a sua remuneração e tenham ciência de tudo o que foi pago e descontado.

Além disso, o holerite também pode ser utilizado como um comprovante de renda, para solicitações de crédito, financiamentos e outras situações.

Qual a importância da folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma obrigação fiscal e trabalhista para as empresas, por isso, ela deve ser gerada conforme a lei. No entanto, o documento não é importante apenas para cumprir as obrigações, ele também é uma forma da organização manter um melhor controle sobre os custos dos funcionários.

Além disso, o documento é uma prova de que a empresa efetua os pagamentos de todas as verbas trabalhistas corretamente, respeitando prazos e descontando os impostos devidos.

Quais itens compõem a folha de pagamento?

O principal item da folha de pagamento é o salário, ou seja, o valor de remuneração acordado no contrato de trabalho. É a partir dele que são calculados os outros benefícios que compõem o recebimento mensal dos colaboradores.

Mas além do salário, existem mais itens que compõem a folha de pagamento, conforme veremos a seguir.

Descontos

Na folha de pagamento, é possível encontrar alguns descontos fixos, como INSS, IRRF e o vale-transporte, além de outros que são variáveis, por exemplo, descontos por faltas, atrasos e contribuição sindical. Vamos explicar melhor cada um deles. 

INSS

O INSS é um benefício previdenciário descontado de todos os colaboradores em CLT. Trata-se de uma contribuição obrigatória e fundamental para que o profissional possa se aposentar no futuro, solicitar auxílio-doença ou outro benefício da previdência social.

Ainda, a contribuição previdenciária é descontada com base em todos os vencimentos do funcionário e o percentual varia de acordo com os ganhos do colaborador.

Assim, para realizar os cálculos corretamente, é preciso consultar a tabela divulgada pelo próprio INSS no início de cada ano. Quando o colaborador ganha mais do que o teto estabelecido, é descontado o valor limite da tabela. 

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é obrigatório e determinado pelo Governo Federal, sendo descontado sobre o rendimento do colaborador.

No entanto, seu desconto não acontece para todos os colaboradores, já que depende do valor do salário. A alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada profissional, respeitando a tabela divulgada pela Receita Federal.

Vale-transporte

Apesar do vale-transporte ser um benefício oferecido ao trabalhador, a empresa pode dividir os seus custos com o funcionário, descontando até 6% do salário para representá-lo.

Mas é importante que a informação do desconto seja indicada no holerite e que os colaboradores estejam cientes dessa participação, uma vez que muitas pessoas desconhecem a legislação.

Faltas, atrasos e saídas antecipadas

Sempre que o colaborador faltar ao trabalho sem justificativa, a empresa pode descontar o valor do dia e do descanso semanal remunerado (DSR) de seu salário. Contudo, é importante ficar atento ao que diz a legislação, já que existe uma série de situações em que o colaborador pode se ausentar sem prejuízos.

Além disso, a empresa pode estabelecer um limite de minutos em que o colaborador pode chegar atrasado e efetuar o desconto caso esse limite seja ultrapassado.

Contribuição sindical

A contribuição sindical foi um dos itens alterados pela Reforma Trabalhista. Antes, ela era descontada de forma obrigatória para todos os colaboradores, no entanto, agora, o desconto deve acontecer apenas para os profissionais que optarem por fazer a contribuição.

Proventos

Além dos descontos e do salário acordado em contrato, outros itens que precisam ser incluídos na folha de pagamento são os proventos adicionais, nos casos em que se aplicam. A seguir, listamos os principais.

Hora extra

As horas extras devem ser pagas quando o colaborador exceder sua jornada de horas diárias. O cálculo do valor deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o profissional está inserido. Isso significa que, em uma mesma empresa, as horas extras de dois colaboradores podem ter valores diferentes, caso atuem em diferentes setores. 

Nesse caso, normalmente, as horas extras de dias de semana são remuneradas em 20% ou 30%, enquanto as de sábado costumam ser pagas com 50% a mais e aos domingos com 100%.

Adicional noturno

Colaboradores que trabalham no período entre 22 horas e 5 horas da manhã, também têm direito a receber um adicional noturno. O percentual de adição é de 20% sobre a remuneração básica do empregado.

Adicional de periculosidade e insalubridade

Esses adicionais ocorrem quando o profissional trabalha exposto a um ambiente perigoso ou insalubre. No caso do adicional de periculosidade, é aplicado em atividades consideradas altamente perigosas, em que os colaboradores ficam expostos à energia elétrica, produtos inflamáveis ou explosivos, por exemplo. O valor do adicional é de 30% em seu salário.

Já a insalubridade é aplicada em ambientes que não são saudáveis para o trabalhador e que podem trazer danos à saúde com o passar dos anos. O valor do adicional varia de acordo com o grau de insalubridade ao qual ele é exposto, podendo ser de 10%, 20% ou 40%.

Como calcular a folha de pagamento?

Como vimos, o cálculo da folha de pagamento é uma tarefa minuciosa e que depende de muitas variáveis. Assim, é importante que ele seja feito por uma pessoa detalhista e organizada. Para facilitar o processo, a dica é seguir alguns passos.

Confira os registros de admissão e demissão

O primeiro passo para calcular a folha de pagamento é verificar se ao longo do mês a empresa teve novas contratações e/ou desligamentos. Esse tipo de conferência é muito importante para que não ocorram pagamentos indevidos para quem não faz mais parte do quadro ou atrasos para novos funcionários, o que pode gerar insatisfação.

Além disso, é essencial organizar os registros e verificar se existem profissionais de diferentes categorias dentro da empresa. Isso porque, algumas bases de cálculo podem variar de acordo com a convenção coletiva da categoria.

Faça o fechamento do controle de ponto

O registro de ponto é uma parte crucial para o cálculo da folha de pagamento. Para tanto, ele informa quantas horas foram trabalhadas por cada colaborador e se existe a necessidade de pagamento de horas extras ou descontos por faltas e atrasos.

Para ajudar nesse controle, a empresa pode investir em relógios de ponto ou no ponto eletrônico. Além disso, vale lembrar que as horas dos profissionais em home office também devem ser controladas.

Faça o cálculo dos benefícios e remunerações variáveis

Nem todos os benefícios são aplicados para todos os colaboradores. Alguns deles podem ser oferecidos de acordo com o desejo de adesão, como é o caso dos adiantamentos, vale-transporte e planos de saúde. 

Assim, é necessário manter um arquivo organizado para não realizar descontos indevidos ou deixar de descontar algo necessário. Outro ponto para ficar de olho são as remunerações variáveis, como as comissões de venda e bônus por resultados.

Considere os demais descontos e proventos

Além dos benefícios, é preciso realizar o desconto do INSS e do IRRF, de acordo com as tabelas vigentes. Assim, é necessário incluir proventos, como horas-extras e adicionais. 

Para isso, você deve calcular o valor-hora do colaborador, dividindo o valor total do salário pelo número de horas contratadas. Com base no valor da hora, é possível chegar à remuneração dos adicionais e da DSR.

Ao finalizar os cálculos, é importante separar os valores do salário bruto e do salário líquido, para deixar claro quais são os valores devidos e não fazer confusão na hora do pagamento.

Como otimizar o cálculo da folha de pagamento?

Como vimos, o cálculo da folha de pagamento envolve muitos detalhes e variáveis, logo, realizar de forma eficiente e organizada pode ser um desafio para muitas empresas, ainda mais quando existe um grande número de colaboradores.

Para facilitar essa tarefa, a dica é apostar em softwares de gestão, que contam com integração no sistema da folha de ponto e automatizam as contas, minimizando erros e prejuízos.

Agora você já sabe como calcular a folha de pagamento de uma empresa. Quer aprender também a realizar uma implantação de RH mais estratégica? Participe de nosso curso gratuito.

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