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Gestão de contratos: O que é, tipos e etapas para aplicar

Descubra como manter os seus contratos em dia, sem acabar se prejudicando de forma jurídica, pois deixou um assunto do seu contrato sumir.

No setor empresarial, a gestão de contratos é essencial para que todos os documentos e relações com parceiros e fornecedores estejam organizados de forma a serem cumpridos todos os compromissos administrativos.

Porém, nem todas as empresas sabem como fazer isso e, por isso, neste post iremos trazer um conteúdo onde abordaremos tudo sobre a gestão de contratos.

Vamos lá?

O que é fazer gestão de contratos?

A gestão de contratos é um processo que acontece na empresa, está relacionado a criação de um processo de monitorar todas as etapas da execução de um documento, como:

  • Padronizar os termos em todos os contratos;
  • Organizar corretamente os documentos que demonstram o cumprimento de contratos;
  • Oferecer uma visão maior de todos os contratos da empresa;
  • Minimizar riscos empresariais.

Mesmo que muitas pessoas encarem a gestão de contrato como algo simples de ser realizado, passar por todos os ciclos de vida de um contrato não é tão simples.

Quais os tipos de contratos trabalhistas que uma empresa deve fazer a gestão?

Existem dois modelos de contratos trabalhistas a serem geridos em uma empresa: por tempo determinado e por tempo indeterminado. Ao passo que dentro da primeira opção há ainda o contrato de experiência. Veja a diferença entre eles:

Gestão de contratos trabalhistas por tempo indeterminado:

Conforme diz o nome, não existe prazo definido para o encerramento da prestação de serviço. É prevista a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), que deve ser devolvida em até 48 horas.

Gestão de contratos trabalhistas por tempo determinado:

O prazo para início e encerramento da prestação de serviço (de natureza transitória) já está determinado.

Sua duração máxima é de dois anos, sendo permitida eventualmente a prorrogação, uma única vez, por até mais dois anos. Se ultrapassar esse tempo, o contrato será considerado por prazo indeterminado.

Gestão de contratos trabalhistas de experiência:

Enquanto modalidade do contrato por prazo determinado pode ter duração de 45 dias, prorrogável por até igual período, totalizando 90 dias. Visa verificar a aptidão do trabalhador para o desempenho das funções.

Contrato de Trabalho Intermitente:

Contrato de Trabalho Intermitente: a prestação de serviços subordinados não é contínua, ocorrendo com alternância de períodos de atividade e de inatividade.

Aprovado no governo Michel Temer e criado a partir da reforma trabalhista de 2017, nele a prestação de serviços subordinados não é contínua, ocorrendo com alternância de períodos de atividade e de inatividade.

Além disso, não há exclusividade, podendo o trabalhador prestar simultaneamente serviços a outros empregadores.

Estes períodos são determinados em horas, dias ou meses, independentemente do tipo de atividade do empregado e do empregador, exceto para os aeronautas, em virtude de legislação própria.

As vantagens são tanto para o empregador quanto para o empregado.

Do ponto de vista do empregador, o contratante pode solicitar o serviço do funcionário apenas quando a sua demanda aumenta, o que diminui de fato os seus custos com pessoal.

Do ponto de vista do trabalhador, há a oportunidade de trabalhar para diferentes contratantes e o poder de recusar propostas de acordo com seu cronograma ou agenda.

Contrato de Representação Comercial:

Regido pela Lei 4.886/65, com alterações posteriores através das Leis 8.420/92 e 12240/10, no contrato de representação comercial, o trabalhador é uma pessoa jurídica que presta serviços externos sem vínculo de emprego.

Há o acordo entre ambas as partes sobre o que será feito e prazos para entrega de resultados, porém o trabalhador não possui alçada sobre o representante comercial nem relação de subordinação.

As vantagens do ponto de vista do empregado são que ele passa a ter direito a comissão, rescisão contratual e, indenização garantidos por lei.

Já para o empregador, bem como no exemplo acima, não há obrigatoriedade, podendo ser solicitado o serviço apenas quando necessário, e como resultado há a diminuição do custo fixo.

Contrato de Parceria:

Contrato de Parceria: O contrato de parceria empresarial é um acordo com o propósito de que duas ou mais pessoas criam uma relação de parceria

O contrato de parceria empresarial é um acordo com o propósito de que duas ou mais pessoas criem uma relação de parceria e dão início a um empreendimento em conjunto, visando obter lucros ou aumentar o engajamento ao público.

As vantagens são:

  • O aumento do poder de alcance da empresa;
  • A redução de custos com fornecedores;
  • A otimização de tarefas e processos operacionais;
  • A oferta de melhores preços para o cliente.

Contrato de Sociedade Simples ou Contrato Social:

O contrato de sociedade é um documento legal utilizado no momento do registro de abertura de uma empresa aberta por dois ou mais sócios. No Brasil, ele é mais conhecido como contrato social.

As vantagens desse modelo são:

  • Poder de decisão em conjunto e igual para todos os sócios;
  • Distribuição de lucros simplificada;
  • Pró-labore para os sócios com cargos de direção ou administração;
  • Autonomia para investir os lucros da empresa;
  • Separação da vida pessoal e profissional dos sócios.

Contrato de Terceirização:

O contrato de terceirização dispõe da contratação de trabalhador que presta serviços a uma terceira empresa, sem vínculo empregatício com a contratante do serviço.

Em outras palavras, o contratante possui uma demanda por um serviço especializado, que pode ser de consultoria, manutenção, serviços, etc.

O contrato é feito com base no serviço, entre duas pessoas jurídicas – a contratante e a prestadora. Esta última, por sua vez, é responsável por delegar as atividades a profissionais que compõem o seu quadro de colaboradores.

Vantagens deste modelo de contratação:

  • Funcionários especializados;
  • Melhor uso dos recursos;
  • Segurança jurídica no que se refere a ações trabalhistas;
  • Contratação de serviços de acordo com a demanda do mercado.

Como funciona a gestão de contratos?

Como funciona a gestão de contratos?

A gestão do contrato em si, ocorre de forma progressiva dentro da empresa, ou seja:

1.  Ela tem seu início através de uma administração mais simples, visando apenas o cadastro dos contratos, de prazos, documentos, vencimentos e alçadas.

2.  Depois, segue para um cenário mais completo de CLM – Contract Lifecycle Management, que nada mais é que a Gestão do Ciclo de Vida do Contrato, que parte da solicitação da elaboração do contrato pelas áreas de apoio, como suprimentos e vendas.

3.  A última etapa, geralmente o pagamento e recebimento dos valores associados ao escopo do contrato.

O CLM, em muitos casos, está associado à gestão de:

  • Fornecedores;
  • Capacidade técnica;
  • Certidões;
  • Adequação às normas e ISSO;
  • Entrega de mercadorias;
  • Adequação às políticas de boas práticas ao meio ambiente;
  • Proteção ambiental,
  • Medição de serviços e fornecedores.

Porém, é possível que ele seja utilizado apenas para gestão financeira do contrato, como:

  • Contratos imobiliários, de venda;
  • Compra de mercadorias e serviços;
  • Leasing;
  •  Prestação de serviços, entre outros.

A automatização da gestão do ciclo de vida do contrato permite um controle mais eficiente de versionamento de arquivos.

Dessa forma, é possível ter acesso ao histórico dos pareceres emitidos por todos os agentes que participam do processo, inclusive, no caso de haver uma análise simultânea do contrato por pessoas diferentes.

Mais uma vantagem é que todos os participantes dessa cadeia visualizam a mesma versão do documento, a partir de diferentes dispositivos, como tablets, computadores e smartphones.

Por que é importante ter uma boa gestão de contratos?

A importância da gestão de contratos na empresa vai bem além da necessidade da organização e do acesso a informações: ela tem impacto direto no processo de transparência e governabilidade, ou seja, entre o que foi previsto e o que foi realizado.

O objetivo é deixar ético os processos diretos entre a empresa e seus vários parceiros, como fornecedores, clientes, funcionários diretos e indiretos, credores, bancos, entre outros.

O impacto direto de uma boa gestão dos contratos assegura:

  • Redução dos custos de manutenção dos mesmos;
  • Propicia adequação dos melhores fornecedores e as melhores práticas de mercado,
  • Facilita a antecipação de correção de rota nos contratos não cumpridos;
  • Mitigação dos riscos;
  • Maior visibilidade dos acordos;
  • A obtenção de melhores ganhos e melhores parceiros comerciais.

Isso é comprovado por um estudo divulgado em 2010 pela Associação Nacional dos Gestores de Contratos, no qual 30% das corporações pesquisadas declararam que já tiveram perdas de até R$ 500 mil, ocasionadas por falhas na gestão documental.

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Conclusão

A gestão de contratos é uma prática essencial para empresas que buscam garantir a eficiência e a conformidade em suas relações laborais. Dentre os diversos tipos de contratos trabalhistas que uma empresa deve gerenciar, destacam-se os contratos por:

  • Prazo determinado;
  • Prazo indeterminado;
  • Temporários;
  • Terceirizados.

A gestão desses contratos envolve a implementação de processos eficientes, desde a elaboração até o encerramento, abrangendo aspectos legais e regulamentares.

Além disso, é importante ressaltar que uma boa gestão de contratos vai além do aspecto legal, abrangendo também a otimização de recursos e a promoção de relações mais transparentes e saudáveis entre empregadores e colaboradores.

Por fim, a importância desse processo reside na criação de bases sólidas para o desenvolvimento sustentável da empresa e na construção de um ambiente de trabalho seguro e confiável.

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