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Gestão de Documentos: invista e garanta a segurança dos dados

gestão de documentos

Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados em nosso país, sabemos que as empresas passaram a ter o dever de cuidado maior com a segurança de documentos que contenham informações pessoais e um aliado muito importante na manutenção dessa segurança é a gestão de documentos.

Isso porque, a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD – traz como obrigação que todo aquela que utilize dados pessoais deve ser responsável pela manutenção da segurança das informações pessoais a que tiver acesso. E, quando pensamos em um documento, vislumbramos que é algo que geralmente contém muitas informações pessoais.

Por sua vez, a gestão de documentos é uma técnica que envolve o conjunto de processos que visam a garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de documentos, simplificando, trazendo organização e controle ao uso desses.

E aqui quero chamar atenção que, a todo momento que for falado documento, estaremos tratando de documentos físicos ou digitais, certo?

Como é que uma gestão de documentos pode auxiliar na proteção de dados?

O primeiro ponto é que a gestão de documentos traz controle para a empresa, a respeito do que essa tem de documentos em seu arquivo. E a empresa ter esse conhecimento é muito importante quando pensamos em dados pessoais.

Isso porque, um dos direitos trazidos pela LGPD para o titular de dados é o direito de acesso, que é aquele que garante ao titular o poder de questionar à empresa quais dados seus ela tem acesso. E essa tem que responder de forma completa, detalhada e, de acordo com a lei, num prazo curto.

Assim, a gestão de documentos facilita essa resposta e faz com que ela seja rápida e precisa.

Outro direito trazido pela LGPD aos seus titulares – e um dever imposto às empresas – é a transparência: com base nela, uma empresa deve informar ao titular de dados, de forma prévia, os motivos pelos quais ela terá os seus dados, como ela os utilizará, por quanto tempo: ou seja, deve prestar informações a respeito do uso dos dados que pretende tratar.

Assim, uma vez que, por conta da gestão de documentos, ela já tenha isso mapeado, esse dever de informação se torna mais facilitado.

Outro ponto que a gestão de documentos auxilia na segurança de informações pessoais é que ela possibilita um controle de quem acessa esses documentos e isso é muito importante, pois, segundo a LGPD, é dever da empresa garantir que os dados pessoais estejam livres de acessos indesejados ou não autorizados. Com esse controle, fica mais fácil de segmentar o acesso.

Além disso, a gestão de documentos traz organização aos processos que os envolvem. Desse modo, esses documentos só permanecem nos arquivos da empresa enquanto forem úteis, descartando aqueles que sejam desnecessários. Isso também está em perfeita conformidade com a LGPD e seu princípio da necessidade.

Segundo esse princípio, a empresa só deve utilizar e manter nos seus bancos de dados aquelas informações que são úteis e estritamente necessárias, devendo eliminar toda aquela que não tiver mais utilidade. A gestão de documentos auxilia nessa análise de necessidade.

Por fim, outro ponto importante de destacarmos aqui é a questão da eliminação de documentos. Conforme mencionado no parágrafo anterior, a gestão de documentos auxilia na determinação de um “prazo de validade” desses documentos, mas, mais que isso, ela também orienta em como deve ser feita a eliminação.

Conforme a LGPD, essa eliminação deve ocorrer de forma segura e que destrua, completamente, as informações pessoais. Com a gestão de documentos pode-se criar a melhor maneira possível de eliminação de informações, a fim de que seja garantida a segurança dos dados até no momento posterior ao final da utilização dos documentos.

Esses foram apenas alguns pontos escolhidos para demonstrar como a gestão de documentos pode auxiliar no processo de segurança de dados da empresa.

Mas, para além desses, é importante sabermos que uma gestão de documentos bem-feita é, ainda, fundamental na organização dos procedimentos internos, aumentando, assim, a eficácia e eficiência da empresa.

E aí, você já investe em gestão de documentos na sua empresa? E a proteção de dados, como anda? Deixe aqui nos comentários.

*Por Letícia Sell, Advogada e Consultora de Proteção de Dados, Especialista em Direito Empresarial, Palestrante na Área de Proteção de Dados, levando conscientização às empresas

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Advogada e Consultora de Proteção de Dados, Especialista em Direito Empresarial, Palestrante na Área de Proteção de Dados.
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