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Gestão de tempo e produtividade: conheça e veja 5 dicas

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A gestão de tempo e produtividade podem ser consideradas, hoje, um dos bens mais valiosos de empresas e profissionais. Aproveitar melhor o tempo disponível e conseguir ser o mais produtivo possível é uma meta que todos visam alcançar.

Com o aumento considerável da prática do home office nos últimos dois anos, especialmente em função da pandemia da Covid-19, as empresas passaram a entregar mais autonomia, independência e “menos vigilância” aos funcionários, o que pode ser a chave para o sucesso de muitos colaboradores, mas um ponto de atenção para outros. 

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E a linha entre essas duas realidades é justamente a capacidade de gestão de tempo e como ela impacta na produtividade de cada funcionário. 

Para ajudar você a se organizar melhor e aproveitar o tempo com mais entregas e resultados, o Tangerino – controle de ponto digital traz neste artigo o conceito de gestão de tempo e sua importância, suas vantagens e dicas de ferramentas e comportamentos. Confira!

Entenda o que é gerenciamento de tempo e porque ele é essencial

A gestão do tempo é um processo que demanda priorização e organização por meio do planejamento e execução, com o objetivo de aproveitar da melhor maneira possível o tempo investido, o que tende a resultar em mais produtividade e eficiência.

É a capacidade de administrar as tarefas e demandas com base no tempo disponível, assim, o funcionário terá condições de alcançar um bom desempenho junto ao bem-estar no ambiente de trabalho, sem sobrecargas e tarefas entregues fora do prazo.

Atualmente, o ser humano passa praticamente 24h conectado e precisa aprender a lidar com as diversas possibilidades de distração e interrupções, que podem vir da vida pessoal e até da profissional.

Ao optar por adotar estratégias de gestão do tempo e produtividade, uma pessoa consegue mapear suas tarefas, definir prioridades e estabelecer prazos e qual será a energia gasta para cada um dos seus projetos. 

Além de entregar mais e melhores resultados em pouco tempo, realizando uma comparação com uma pessoa que não pratica a gestão do tempo, esse hábito afeta diretamente o bem-estar e a saúde mental do profissional.

A ideia, por fim, é fazer com que, por meio da gestão de tempo e produtividade, ao final do dia, da semana ou do mês, tenha-se a sensação e veja na prática como esse processo de organização é fundamental para entregar um trabalho de qualidade.

Conheça 5 dicas de comportamentos e ferramentas que auxiliam na gestão de tempo

No dia a dia do trabalho, com as demandas rotineiras e aquelas que podem surgir de forma inesperada, o profissional precisa dar conta de muita coisa para, de fato, mostrar-se produtivo.

Para isso, existem alguns comportamentos, hábitos e ferramentas que tornam a prática da gestão de tempo e produtividade mais fácil e tranquila de ser aplicada e que podem ser utilizadas por profissionais e, principalmente, incentivadas e incorporadas pelas empresas. Veja alguns exemplos:

1. Organize uma rotina planejada com base no seu dia a dia

Todo processo de gestão deve começar pelo planejamento, principalmente o que trata do tempo e da produtividade. 

Para isso, conheça sua rotina, observe se no seu dia a dia aparecem muitas demandas inesperadas ou se é possível se organizar com antecedência para entregar as tarefas dentro do prazo. 

Caso o seu trabalho e função exijam a disponibilidade para “apagar incêndios”, conte com a possibilidade de lidar com isso no dia a dia, de forma que não se perca com outras tarefas já programadas.

2. Estabeleça metas e determine as prioridades

Depois de conhecer e entender bem a dinâmica da sua rotina, comece a organizar um cronograma de produção e entregas, estabelecendo as prioridades.

Sempre que observar que precisará de mais prazo para entregar uma tarefa, converse com seu gestor com o máximo de antecedência possível, assim, não interferirá no trabalho dos demais membros da equipe. 

Estabeleça metas de produção, considerando suas horas de trabalho e as tarefas que tem. Em um dia que estiver mais tranquilo, antecipe demandas cujo prazo ainda estão longe de vencer para que consiga encaixar possíveis urgências que surgirem.  

3. Faça pausas e tire um tempo para o autocuidado

Um dos principais erros cometidos no contexto da gestão de tempo é achar que trabalhar sem parar é o caminho para alcançar a produtividade. Esse hábito deixa o profissional mais cansado e estressado e, em determinado momento, ele não conseguirá produzir mais.

É muito importante que sejam feitas pausas para um lanche, beber água e ir ao banheiro. Inclusive tirar alguns minutos para movimentar o corpo e até praticar hábitos de ergonomia. As empresas, inclusive, devem recomendar e incentivar esse hábito entre seus funcionários.

São pequenas atitudes que quebram a tensão do trabalho e permitem um autocuidado para que a rotina não se torne pesada e cansativa.   

4. Conte com uma solução de controle de ponto digital

Empresas que contam com um sistema digital de controle de jornada de trabalho dos funcionários acabam conseguindo diversas vantagens para si e para seus colaboradores.

Especialmente para aquelas que contam com equipes atuando em home office, esse sistema permite que o controle seja realizado por meio de um aplicativo, instalado no tablet, smartphone ou notebook do funcionário, e ele mesmo consegue marcar o seu ponto, além de poder visualizar seus horários, conhecendo, por exemplo, seu banco de horas e horas extras.

Além disso, o líder da equipe consegue visualizar a razão entre o tempo trabalhado e qual a quantidade de tarefas realizadas pelo colaborador, para que consiga entender sua produtividade e agir a partir dessa informação.

Outro ponto positivo é que o software apresenta ao Recursos Humanos todo o controle de horas do trabalhador, de forma segura e sem fraudes, para fechamento de folha de ponto sem erros.

5. Utilize ferramentas de gestão de tarefas

Outra dica muito útil no contexto da gestão de tempo e produtividade é contar com ferramentas que auxiliam na gestão de tarefas, por meio da tecnologia. 

Algumas muito conhecidas, como o Asana ou Trello, possuem versões gratuitas e pagas para desktop e celular e permitem que sejam inseridas as tarefas e feito todo o monitoramento do andamento das demandas para que o profissional não perca os prazos.

Essas ferramentas permitem, por meio de um layout de fácil compreensão, que todos os interessados acompanhem, em um só lugar, os prazos, aquelas que estão em aprovação, solicitar alterações e concluir um trabalho de forma organizada.

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Veja algumas vantagens de uma boa gestão de tempo

Com a gestão de tempo e produtividade, tanto a empresa quanto os funcionários começam a perceber benefícios que vão surgindo com a prática. Veja abaixo algumas vantagens ao adotar esses hábitos na rotina:

  • Aumento da pontualidade e disciplina com a produção e entrega das tarefas;
  • Mais geração de resultados efetivos;
  • Acarreta no aumento da confiança para o dia a dia de trabalho;
  • Permite o alcance das metas e objetivos de forma mais ágil e com consistência;
  • Aumenta, comprovadamente, o nível de produtividade;
  • Diminui a stress e a ansiedade dos funcionários, melhorando a saúde mental no trabalho;
  • Melhora o ambiente de trabalho e a percepção que o colaborador tem sobre sua importância na empresa;
  • Interfere, positivamente, na vida pessoal, com mais tempo para que a pessoa faça o que gosta com sua família e amigos.

Empresas e profissionais que investem, de fato, na gestão de tempo e produtividade, além de conseguirem alcançar resultados realmente diferenciados, tendem a trazer benefícios para sua vida pessoal, alcançando um equilíbrio que é fundamental para a saúde mental e o bem-estar das pessoas.

 

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