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Gestão do tempo: o que é, quais as vantagens e como colocar em prática

Gerir o tempo no trabalho pode ser uma tarefa difícil, principalmente para o profissional de RH. Normalmente o dia a dia do setor demanda diversas atividades. Por isso, é necessário que você se organize para conseguir elaborar todas as tarefas com um bom desempenho.

Para isso, é fundamental fazer uma boa gestão do tempo! Assim, você vai conseguir planejar melhor o seu dia a dia tanto no ambiente de trabalho, como na vida pessoal.

O que é a gestão do tempo?

A gestão do tempo é uma prática que ajuda as pessoas a organizarem suas atividades. Assim, é possível desenvolver o trabalho com maior dedicação, alcançar melhores resultados e até mesmo precisar de um período de tempo menor do que o comum.

Essa é uma maneira de você conseguir planejar e melhorar sua qualidade de vida no trabalho. Por isso, é importante que, como profissional de RH, além de implementar a gestão na sua vida, você ajude os colaboradores da sua empresa a também aplicar essa prática.

Quais são as vantagens da gestão do tempo?

Gerir o seu tempo de forma correta com certeza irá resultar em muitos benefícios para a sua vida profissional. Quando você organiza suas atividades, estabelece metas e prioridades, tudo tende a funcionar de maneira mais simples. Você conseguirá como resultado:

  • Fazer as entregas no prazo certo;
  • Aumentar sua produtividade;
  • Finalizar projetos que normalmente ficam incompletos;
  • Organizar o setor e as suas atividades;
  • Otimizar o seu tempo.

Além disso, você também gera benefícios para a sua vida pessoal, evitando problemas como:

  • Irritabilidade;
  • Frustração por não terminar demandas;
  • Problemas de saúde;
  • Estresse.

Como fazer uma boa gestão do tempo?

Agora que você entendeu o que é a gestão do tempo  e quais são as suas vantagens para o seu dia a dia, vamos te mostrar como colocá-la em prática. Gerir o tempo não é tão difícil quanto parece, você só precisa ter disciplina e se organizar para conseguir encaixar todas as suas atividades. Veja agora algumas dicas para fazer isso:

como estruturar o seu RH do zero

1.     Estabeleça prioridades

Se você tem muitas tarefas para fazer, é necessário determinar qual deve ser feita primeiro e qual pode ser adiada. Uma maneira fácil de fazer isso é classificando as atividades em três categorias: alta, média e baixa prioridade.

    • Alta prioridade: aqui devem entrar as atividades que não podem ser adiadas de maneira nenhuma, que precisam ser feitas o mais rápido possível.

    • Média prioridade: essas tarefas são as que podem esperar um tempo menor para serem feitas e não comprometem a execução das atividades de alta prioridade.

    • Baixa prioridade: às atividades de baixa prioridade não têm urgência para serem executadas, podendo ser deixadas para outro momento.

Quando as prioridades das atividades são estabelecidas, você não ficará mais perdido nas demandas.

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2. Planeje as atividades do setor

Planejar todas as atividades que você precisa executar no RH é muito importante para a gestão de tempo. Dessa maneira, você conseguirá enxergar de forma clara tudo que tem para ser feito no setor. Lembre-se que delegar tarefas e até entender o que precisa ser desenvolvido com mais urgência.

Mas esse planejamento precisa ser feito de forma constante! Ao longo do tempo, as tarefas vão mudando, algumas saem do escopo, outras entram e a estruturação das atividades é alterada. Diante disso, é preciso definir uma periodicidade para que esse planejamento seja feito. E isso vai depender da empresa em que você está – não existe um tempo certo: pode ser 15 dias, 1 mês, 6 meses, você que irá decidir de acordo com as necessidades do departamento.

Além disso, com o planejamento pronto você consegue criar um cronograma das suas atividades, conseguindo se organizar e otimizar seu tempo.

3. Conte com a ajuda da tecnologia

Ter o auxílio da tecnologia para conseguir se organizar e otimizar seu tempo é uma ótima opção! Atualmente, existem diversas ferramentas que vão te ajudar a gerir o seu tempo de trabalho e planejar suas atividades, além de sistemas para automatizar os diversos processos de RH, como recrutamento e seleção, pesquisa de clima organizacional, avaliação de desempenho, controle de dados dos colaboradores, entre outros.

A gestão do tempo é uma prática extremamente válida para que você consiga melhorar sua performance profissional e, consequentemente, a do setor de recursos humanos. 

Com isso, você melhora os resultados do departamento e da empresa e mantém uma rotina de trabalho muito mais agradável.

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Por mais que o modo de vida atual nos sobrecarregue de tarefas e afazeres, os dias permanecem com as mesmas 24 horas de sempre, as semanas, com sete dias — e assim sucessivamente.

E todos sabemos que não se pode lutar contra a velocidade com que os minutos passam e, muito menos, viver como se o dia tivesse 30 horas — porque ele não tem e, até prova em contrário, nunca terá.

Embora aparentemente simples, a solução para este desafio contemporâneo exige uma boa dose de sabedoria. Afinal, como definir a gestão do tempo destinado a cada compromisso, de modo a cumprir todas as obrigações pessoais e profissionais?

4. Organize listas de atividades

Em meio a imensas listas de coisas por fazer, é comum as pessoas terem dúvidas sobre o que priorizar: o que é mais urgente (e por vezes mais complicado) ou o que é mais fácil (mas nem sempre o mais urgente)?

A primeira coisa a se ter em mente é que questões urgentes — leia-se, com prazos quase esgotados —, precisam ser resolvidas de forma imediata. E o seu caráter de urgência independe do tipo de compromisso, seja ele pessoal ou profissional.

Por exemplo: se o prazo para inscrição em um concurso vai até amanhã, este é um ponto que não pode ser protelado, ao contrário daquele relatório do trabalho que pode ser entregue até o final da semana que vem.

Qual a importância da gestão do tempo?

profissional fazendo gestão do tempo em sua rotina de trabalho.

Deve-se ter em mente o grau de importância de cada um dos compromissos assumidos. Dessa forma, você saberá que alguns precisam ser olhados de forma diferenciada.

Essa análise de prazos e do nível de relevância de cada tarefa a ser cumprida é um ótimo ponto de partida. A análise permite a definição da ordem de execução das tarefas e da gestão do tempo (em horas, minutos, dias etc.) que será destinado a cada uma.

Além de estabelecer o cronograma de ação, é preciso ser disciplinado. Afinal, é fundamental executar o que foi definido.

Caso contrário, o próprio tempo utilizado no planejamento terá sido jogado no lixo. Além disso, estará comprometendo parte das ações previstas para todo o período.

Boa gestão do tempo é fundamental na rotina e qualidade de vida

Se por um lado os dias atuais trazem obrigações, é inegável que também nos oferecem ótimas ferramentas para a organização da nossa rotina.

Neste sentido, a tecnologia é uma ótima aliada, com os mais diversos aplicativos disponíveis para o planejamento e a organização das demandas de acordo com o tempo de que dispomos. Se possível, tenha a tecnologia como aliada.

Não basta apenas organizar-se para os deveres. É necessário olhar também para os direitos. Se temos obrigações profissionais e pessoais a cumprir, é preciso que destinemos algumas horas do dia a algo de que gostamos e que nos traz apenas descanso, prazer, descontração e relaxamento.

Saber dosar os períodos destinados ao trabalho e ao estudo com o tempo dedicado ao lazer, ao sono, ao repouso e ao entretenimento é fundamental para a redução do nível de estresse e, por consequência, para a nossa qualidade de vida.

Quando necessário e justo, é preciso saber dizer “não”. Nem toda tarefa que nos é repassada no trabalho é, necessariamente, de nossa alçada. Ou ainda, pode não ser possível de ser realizada em prazos tão curtos.

Diante da nossa escassez de tempo, saber dizer “não” – quando este não for aplicável – é um aprendizado necessário.

Com essas ideias, aliadas a uma boa organização e disciplina, é possível otimizar o tempo disponível, vencendo o inato hábito humano da procrastinação e aumentando a produtividade e eficiência. É possível administrar melhor o tempo destinado a questões profissionais e pessoais.

Dessa forma, estará usando a vida – sim, tempo é vida, não só dinheiro – disponível para as coisas que realmente têm importância.

Quais são os principais passos para gerir seu tempo?

Gerir bem o tempo pessoal é peça fundamental em nossa carreira, permitindo-nos fazer mais coisas importantes e com isso ter melhores resultados.

Nem todos, porém, administram bem o seu tempo no lado profissional e muito menos no pessoal, até porque a percepção do tempo é relativa segundo Albert Einstein: “Quando pomos a mão em um fogão aceso por um minuto, parece uma hora, e quando estamos sentados ao lado de uma linda rapariga por uma hora, parece um minuto”.

O tempo é “invisível”, “insubstituível”, “Consumido logo que recebemos”, “Não é possível de não se utilizar”, “Não passível de compra, aluguel, fabricação ou reciclagem”.

Enfim, é algo que precisamos saber gerir gostemos ou não. Para Peter Drucker: “O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais poderá ser gerido…”.

Normalmente as pessoas excelentes em suas respectivas carreiras são profissionais que parecem ter mais de 24 horas em seus relógios. São pessoas que parecem fazer mais coisas que um ser humano convencional.

Porém o que simplesmente acontece é que estas pessoas têm uma disciplina maior com a gestão do que farão, por ordem de prioridades, visto que possuem algo importante para a gestão do tempo: sabem DIZER NÃO para coisas que consomem minutos preciosos. Além disso, sabem priorizar até mesmo a hora de não fazerem nada.

É importante observar que dentro das empresas existem pessoas prolixas, que levam 30 minutos para falar coisas que outras levam 5 minutos, o que atrapalha o trabalho desta pessoa, mas também atrapalhará o seu; sendo assim, não perca tempo com rodeios.

Estas pessoas entendem que “a distribuição do tempo varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário”.

Quais são os princípios da gestão do tempo?

Um dos elementos a que precisamos ficar atentos continuamente são os ladrões do tempo, pequenos eventos que acontecem diariamente que nos tiram do foco do trabalho, como mensagens instantâneas, barulhos, telefonemas inesperados, colegas ao lado, enfim, elementos que nos distraem no dia a dia.

Não acho que as pessoas tenham que ser um robô que não vê nada ao seu redor, até porque o bom profissional está atento ao ambiente em que está inserido, e é exatamente aí que está uma das grandes virtudes das pessoas que administram bem o que devem fazer, pois a linha é muito tênue entre estar observando o ambiente e estar SOMENTE observando o ambiente.

Quando você está “somente” observando o ambiente, não está fazendo as suas coisas que precisam ser feitas, está prestando mais atenção no todo do que na parte que lhe compete.

O contrassenso é quando você está apenas fazendo a sua parte, sendo assim um bom tarefeiro, mas não está vendo o ambiente mudar, o que pode ser péssimo para a carreira.

A importância de falar não

Desta forma, é importante aprender a ser excelente executor do que precisa ser feito. Além disso, é preciso dizer NÃO para tudo o que observar que está tomando o seu tempo sem propósito.

Por exemplo, se está executando uma tarefa muito importante e dois colegas que sentam ao seu lado lhe colocam numa conversa que estão tendo, dá para você notar em segundos se o tema é relevante; caso não seja, deve dizer claramente que precisa retornar ao que estava fazendo, desperdiçando assim muito pouco tempo.

Outro consumidor forte de tempo são as reuniões. Muitas pessoas não sabem preparar e coordenar reuniões, tornando este momento demorado e improdutivo. É importante se ter uma pauta clara e objetiva, mas mais importante ainda é ter um horário para começar e acabar sendo seguidos rigorosamente.

Um outro consumidor de tempo relevante são os subordinados que não possuem autoridade ou coragem para tomar decisões.

Em grande parte das vezes o problema está no líder que não se sente confortável em delegar uma tarefa por insegurança ou autoestima. Portanto, é muito importante entender o que se pode delegar com segurança.

Como fazer a gestão do tempo no trabalho?

Isso acontece com todos os seres humanos: nem tudo o que temos que fazer é o que gostamos de fazer, e aí começa um grande problema, pois se temos uma lista de tarefas para o dia, semana ou mês.

Afinal, a tendência natural é irmos executando o mais legal, bacana, que dominamos mais, em que brilhamos mais, que nos torna mais reconhecidos.

Dessa forma, vamos jogando para o final da execução o que não gostamos, o que está fora de nossa zona de conforto.

Então, uma dica muito importante é você ter a sua lista de tarefas classificada pelo que precisa ser feito independente de gostar ou não.

Coloque em ordem numérica, e na medida que vá executando, observe se está deixando para trás coisas de grande importância. Isso o fará refletir o quanto está perdendo o foco no que realmente precisa ser feito. Isso o ajudará até mesmo a pedir apoio aos outros para executar algo extremamente relevante.

Cuidado com a procrastinação

Não jogue para frente o que é prioridade. Defina as prioridades por dia, semana e mês. Dessa forma, sempre saberá o que precisa ser feito em cada dia.

Lembre-se que ao deixar algo importante para amanhã, esta coisa se tornará urgente nos próximos dias e com isso complicará o seu tempo.

Procrastinar uma coisa que precisa ser feita traz problemas. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos.

É importante perceber quando enganamos a nós mesmos com justificativas sem sentido para procrastinar.

Na grande maioria dos casos trata-se apenas de uma forma de empurrar a coisa para o amanhã por perfeccionismo.

O processo de gestão do tempo tem a ver com disciplina. Crie o hábito de analisar no final do dia a sua lista de tarefas executadas, analise o que fez, mas mais importante ainda é analisar o que não fez – com isso entenderá rapidamente quais foram as coisas que tiraram o seu foco e consumiram o seu tempo.

A cada dia que fizer estas reflexões estará criando um mecanismo mental para se proteger dos ladrões do tempo. É importante lembrar da forte influência do subconsciente no comportamento humano. 

Portanto, é necessário entender claramente, todos os dias, o que está consumindo o nosso tempo, fará com que no próximo dia a sua gestão melhore. A grande maioria das pessoas simplesmente não administram o dia.

Elementos para distribuir seu tempo melhor

Sendo assim forme os seus hábitos de distribuição do tempo com estes elementos:

– Quais demandas gostamos e não gostamos?

– O que é mais rápido e o que é mais lento de ser feito?

– O que é mais fácil e mais difícil de ser executado?

– Quais atividades sabemos e não sabemos fazer, mas precisa ser feito?

– O que é urgente e o que importante?

Todas as tarefas e atividades que estiverem no quadrante A, deverão ter alta prioridade, pois são Importantes e Urgentes: estas devem ter atenção redobrada. Cada tarefa que estiver dentro de um determinado quadrante deve ter a atenção proporcional à respectiva importância e urgência.

Gestão do tempo: conheça outro método

Outro método importante é o GTD ( Getting Things Done), muito aplicado nos EUA, que consiste resumidamente em três elementos:

• Use uma agenda: a agenda deve conter tudo que você tem que fazer, lembrar ou cobrar em um determinado dia ou semana. O critério para os agendamentos é “do or die” (“faça ou morra”) e não uma lista de desejos.

• Faça um planejamento semanal: escolha uma hora de qualquer dia e faça um planejamento semanal bem estruturado.

Revise a semana que passou; cheque quantas reuniões você tem; se precisar preparar algo para reuniões, bloqueie o calendário; revise sua lista de projetos e questione-se o que você precisa fazer para cada um deles na próxima semana; revise outras listas e verifique as respectivas providências.

“Se a semana ficou factível, você terá uma semana produtiva. Do contrário, retire algumas tarefas do seu calendário”, recomenda Welter.

• Crie uma biblioteca de informações: formule diversas listas – de todos os projetos, com tarefas a fazer ou documentos a providenciar; dos assuntos a tratar com terceiros; das atividades de trabalho pontuais, sem data nem horário.

Das tarefas da sua vida pessoal; de itens que esperam resposta; de tópicos variados, como livros que deseja ler ou filmes que quer assistir.

Então não deixe que coisas IMPORTANTES se tornem coisas URGENTES – isso destruirá o seu planejamento e consumirá um tempo excessivo.

Agora, quando vir um profissional fazendo mais do que é possível, não ache que o mesmo é um workaholic (profissional que só pensa em trabalhar); tente entender como o mesmo administra o seu tempo no trabalho e no pessoal. 

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