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Gestão por processos: dividir para multiplicar

A gestão no mundo corporativo e na administração pública é feita através do acompanhamento de processos interligados, sejam eles simples ou complexos , como a nossa própria vida. Temos, em nosso cotidiano, processos de sobrevivência básicos, como comer e dormir, para que nos mantenhamos saudáveis e ativos. Tais processos, contudo, podem mudar de acordo com a “demanda” externa, ou seja, com a nossa realidade em determinado momento, os que nos obriga a avaliá-los constantemente.

Nosso modo de vestir e de se alimentar, por exemplo, costuma mudar pelo menos duas vezes por ano. No verão, usamos roupas confortáveis e comemos alimentos leves. No inverno, nosso corpo pede roupas aconchegantes e bebidas quentes. Nas duas estações, temos necessidade de nos alimentarmos, mas o processo “vestir-se” muda em razão das condições climáticas.

Em uma empresa pequena, média ou grande cada processo é constituído de uma cadeia de atividades que devem agregar valor aos produtos e serviços ofertados a um cliente, desde os fornecedores até o ponto de venda. Nele, estão alocados os negócios da organização e o grande desafio é manter rentabilidade e competitividade ao longo dos anos através de uma gestão eficiente, sempre adequada às “condições climáticas”, ou seja, ao mercado e ao cenário macroeconômico em que está inserida.

Uma das ferramentas mais eficientes e inovadoras da administração moderna é a gestão que esmiúça cada processo da organização, denominada “Gestão por Processos”. Ela desenha a organização e coloca em prática o desenho esboçado, com o envolvimento das principais lideranças para a definição dos fluxos entre as funções. E tem como elemento essencial a participação de todas as pessoas envolvidas no desenho de seus próprios processos.

Muito se confunde a Gestão por Processos com Mapeamento de Processos. A diferença básica na gestão é que, a partir dela, a organização pode ter um desenho do seu negócio especificado em procedimentos para melhorar a qualidade , obter maior integração entre as funções e o suporte documental necessário para a realização do trabalho.

Para migrar uma organização para esse tipo de gestão é necessário que todos os segmentos de negócios estejam integrados sob uma mesma filosofia de trabalho, incluindo os fornecedores, canais de distribuição e parceiros como parte efetiva da cadeia de valor. O uso das tecnologias da informação hoje disponíveis facilita esse processo, na medida em que permite a otimização da comunicação.

Na era da informação, adotar esse tipo de gestão é uma questão de sobrevivência, pois ela exige cada vez maior interligação entre pessoas e processos para a multiplicação de resultados e mudança constante nas organizações para que disputem e mantenham mercados cada dia mais competitivos.

Cristina Martins é gestora da Unidade de Qualidade da Keyassociados Soluções Sustentáveis (martins@keyassociados.com.br)

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