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Headcount: o que é e qual a sua importância

Headcount é uma expressão em inglês utilizada na gestão de pessoas. E tão essencial quanto o significado são os benefícios que esse indicador pode trazer para o negócio.

Isso porque, ele pode garantir a saúde financeira ou abalar sensivelmente o caixa, por isso, exige atenção.

Na gestão de pessoas, os indicadores são decisivos sob muitos aspectos e influenciam outros departamentos. No entanto, para ser eficiente e útil para o planejamento estratégico, o headcount deve ser calculado e projetado com precisão. 

Neste artigo, mostraremos o conceito de headcount, porque é fundamental acompanhar esse indicador e como calculá-lo. Ainda, entenderemos quais fatores considerar para definir e de que forma ele impacta no lucro organizacional. Continue a leitura e aprenda tudo sobre o assunto!

O que é headcount?

Trata-se do termo usado para se referir ao número total de pessoas que trabalham em uma determinada empresa, departamento ou equipe.

Como estratégia de RH, geralmente, o headcount é usado para dimensionar a força de trabalho de uma organização.

Nesse sentido, pode expressar um número absoluto ou relativo. Isso em relação a outros indicadores de gestão, como a receita ou o lucro da empresa.

Ainda, o headcount pode incluir tanto funcionários em tempo integral quanto em tempo parcial.

Além dos terceirizados, estagiários e outros colaboradores que trabalham diretamente para a companhia, desde que essas pessoas estejam na folha de pagamento. 

Essa é uma medida básica para a administração de Recursos Humanos, especialmente nas tomadas de decisão sobre aumentar ou enxugar a folha.

O headcount deve ser monitorado de perto pelos gestores para garantir que a organização tenha a quantidade adequada de pessoal para, assim, atingir seus objetivos de negócios.

Como calcular o headcount?

O cálculo do headcount é bastante simples e envolve apenas a contagem do número de funcionários. Encontra-se na folha de pagamento da empresa. Basta seguir os passos:

  • Determine o período para o qual você deseja calcular o headcount (por exemplo, um mês, um trimestre, um ano);
  • Acesse a lista de remunerações da empresa e conte o número de funcionários registrados no período escolhido;
  • Some os funcionários em tempo integral, funcionários em tempo parcial e temporários;
  • Não inclua estagiários, trabalhadores temporários ou terceirizados que não sejam registrados na folha de pagamento da empresa;
  • O número resultante é o headcount da empresa para o período escolhido.

Vale lembrar que o headcount é uma métrica importante que deve constar no planejamento estratégico das empresas.

Ele auxilia os gestores a tomarem decisões sobre o recrutamento de pessoal e as ações que não precisam de investimento monetário.

Ainda, o headcount ajuda a determinar o orçamento do RH e da empresa, a previsão de faturamento e lucro, além da previsão de efetividade por setor e lucro por colaborador. 

Como usar os dados de headcount?

Ao realizar o cálculo do headcount, o gestor de RH tem dados suficientes para tratar determinadas questões. Assim, o analista de Recursos Humanos deve considerar também as áreas da empresa com desempenho baixo, pois elas serão apontadas pelo headcount. 

O indicador consegue apontar quais as funções mais críticas no momento e quais poderão ser menos produtivas no futuro.

Ainda, se a mão de obra disponível é suficiente para atender às demandas. Por fim, mostra se é necessário investir em capacitações ou treinamentos

O que considerar na hora de calcular o headcount?

Antes de calcular esse indicador, as lideranças e gestores precisam considerar a estratégia de crescimento da empresa.

Desse modo, a quantidade de colaboradores mostra se há mão de obra suficiente para as demandas e objetivos. 

O headcount exige uma análise paralela das atribuições, nível de competência e eficiência dos times. Por isso, o analista de RH deve ter um olhar amplo sobre toda a organização e observar além do organograma

Sendo assim, a gestão orçamentária também utiliza os dados obtidos com o headcount. Uma vez que ele vai ajudar a definir plano de cargos e salários, folha de pagamento, horas extras, FGTS, INSS, 13º salário e férias. Todos esses dados devem constar no checklist de planejamento de headcount

Essa visão holística do negócio inclui outras áreas, entre elas, o relacionamento com fornecedores e clientes, a filosofia da marca e a integração das equipes.

Esses fatores influenciam o retorno dos investimentos. Vale incluir na análise os desafios atuais e futuros, além das oportunidades para o negócio. 

Qual a importância do indicador headcount para as empresas?

Após entender como calcular o headcount e quais fatores têm influência sobre esse indicador, fica a pergunta: qual a relevância dele para a gestão de RH? Listamos três áreas onde o número total de colaboradores impacta diretamente. Confira! 

Planejamento estratégico

O headcount contribui para a projeção de cenários corporativos, apontando a necessidade de reestruturar áreas ou orçamentos. O analista de RH sabe que a construção de uma cultura organizacional de planejamento deve estar presente em todos os departamentos da empresa. 

Tenha em mente que o cálculo do headcount permite desenvolver planos de ação estratégicos que preparem o negócio para enfrentar diferentes cenários. Assim, independente do momento, o RH tem condições de prever contratações, promoções ou demissões. 

Recursos Humanos

As pessoas representam o alicerce de qualquer empresa e, com o headcount, os gestores conseguem tomar decisões com segurança quando surge necessidade de reestruturar a equipe. 

Sendo assim, o setor de RH tem indicadores reais para promover, capacitar ou recrutar colaboradores. Com o número correto fornecido pelo headcount, elimina-se a possibilidade de errar na decisão. 

Projeção de orçamentos

O setor financeiro também se beneficia desse indicador, uma vez que ele auxilia quando é necessário fazer projeções ou controlar gastos com pessoal. 

A projeção inclui promoções, aumento de salário e benefícios, além de contratações, desligamentos e pagamento de encargos trabalhistas. Essas são questões que implicam diretamente no orçamento, por isso, devem estar sob controle para manter a saúde financeira da empresa. 

O headcount influencia diretamente no lucro das empresas?

Com base no que tratamos no tópico anterior, podemos responder com propriedade: sim, o headcount tem impacto direto na margem de lucro. Isso significa que um erro na contagem de pessoas pode trazer prejuízos e afetar o caixa. 

Um exemplo comum de equívoco capaz de afetar o lucro é o pagamento de encargos trabalhistas, comissões e custos de desligamentos.

Trata-se de valores variáveis que exigem o dobro de atenção, portanto, o indicador correto auxilia muito e reduz a margem de erros.

Por isso, o headcount é um indicador capaz de tornar a empresa mais estratégica na gestão de pessoas e fornece dados essenciais com impacto na saúde financeira, no lucro e no crescimento da organização. 

Checklist para planejamento de headcount

Agora, veja um checklist para utilizar o headcount corretamente.

Alinhe o planejamento à estratégia do negócio

Ao pensar no futuro da empresa, devemos começar o plano de ação. Sendo assim, a gestão de RH precisa compreender muito bem os objetivos do negócio, conhecer as estratégias e metas de crescimento. Após obter essas informações, será possível entrar no planejamento organizacional. 

As lideranças devem participar de reuniões periódicas para monitorar, com o Recursos Humanos, as necessidades e objetivos de cada setor.

Lembre-se de projetar áreas que poderão ser criadas futuramente e observe como estão as lideranças. 

Identifique lacunas avaliando o quadro de colaboradores

É fundamental conhecer os times que formam o quadro total de pessoas na organização. Busque identificar características deles para identificar se estão alinhadas com os objetivos do negócio. 

Nesse sentido, conversar com líderes auxilia na compreensão das demandas e desafios de cada setor. Essa avaliação permite projetar o crescimento da empresa e verificar se a mão de obra dará conta. 

Logo, é fundamental conhecer os times, níveis de engajamento e aspirações profissionais, implementando ações como gestão por competências para fomentar o crescimento individual. 

Tenha controle sobre o headcount

Com as informações coletadas até aqui, é possível prever a demanda, controlar o crescimento das equipes e projetar custos que o aumento de colaboradores pode trazer.

Mas o cálculo de headcount permite ir mais além, inclusive, para compreender a qualidade das contratações, se a gestão de pessoas está sendo assertiva ou não. 

Além de mostrar o valor do processo de recrutamento e seleção para os diretores, o RH se destaca como área verdadeiramente estratégica.

Isso porque, ele acompanha de perto métricas como performance das equipes, habilidades e competências existentes e crescimento do quadro de funcionários. 

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Aprimore o recrutamento e seleção

Apenas identificar déficits de competência nas equipes não é suficiente.

Para o RH, encontrar o profissional mais adequado às necessidades do negócio não é tarefa fácil. Contratações equivocadas geram custos desnecessários, atrasam e desgastam o processo de recrutamento. 

Nesse sentido, é necessário investir tempo e recursos na seleção de candidatos que estejam de fato alinhados com as expectativas da organização.

Para calcular o headcount com êxito, sempre avalie a demanda de contratações para descobrir se ela está ocorrendo conforme o processo de R&S. 

Conheça muito bem a estrutura organizacional em relação às ferramentas, processos e pessoas para identificar pontos de melhoria. Um software de recrutamento ou People Analytics pode otimizar a tarefa. 

Por fim, invista em estratégias para recrutar, aplicando técnicas como testes de seleção, job description, identificação de perfis e habilidades para desenhar cada vaga. 

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Orçamento de RH

Camila Rocha, é uma profissional experiente em publicidade. Com formação pela Fumec, ela coordena atualmente a BU de Educação na Sólides Tecnologia, onde trabalha há 6 anos. Sua expertise em liderança e estratégias de educação corporativa tem sido fundamental para impulsionar o crescimento e o desenvolvimento dos colaboradores.
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