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INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: QUAIS E COMO ANALISAR

indicadores de recrutamento e seleção

Entender como funciona o processo de recrutamento e seleção dentro da sua empresa é o primeiro passo para desenvolver novas técnicas de contratação. Uma boa forma de mensurar a qualidade dos métodos é por meio dos indicadores de recrutamento e seleção, construídos e estabelecidos de acordo com as necessidades da sua equipe e da organização como um todo.

A definição de indicadores de recrutamento e seleção é tão importante que esse é um dos critérios para a obtenção de selos de gestão da qualidade, certificações que asseguram o alto nível organizacional da sua empresa e fazem com que ela se torne referência no mercado.

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Ao longo desse artigo, você entenderá melhor o que são os indicadores de efetividade do processo de seleção, quais são as principais métricas que devem ser consideradas, como analisar cada resultado e qual a importância disso para a qualidade do recrutamento.

Por isso, não deixe de acompanhar o artigo até o final!

QUAL É A DIFERENÇA ENTRE MÉTRICAS E INDICADORES?

As métricas estão ligadas às atividades e os indicadores abrangem os processos e as atividades. Ou seja, as métricas estão ligadas ao nível tático e operacional, são dados brutos, que podem ser representados por números precisos ou não.

Já os indicadores dependem de um conjunto de métricas específicas. Ou seja, são as medidas calculadas a partir das métricas e servem para avaliar o desempenho da empresa, expressos de forma clara por percentuais e probabilidades.

O QUE SÃO INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO?

Os indicadores de recrutamento e seleção são métricas utilizadas para determinar a eficiência de um processo. Por exemplo, se você trabalha com um blog, eles podem ser a quantidade de visitantes que entram no seu site, os comentários deixados, compartilhamentos e tempo de permanência na página.

FUNÇÃO DOS INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO

Os indicadores de recrutamento e seleção são dados que comprovam a eficiência das suas estratégias e o sucesso dos resultados. Existem alguns critérios que definem a qualidade dos mesmos. Assim, você pode se fazer algumas perguntas antes de começar a mensuração, como por exemplo:

  • Eu consigo calcular essa métrica facilmente?
  • Quanto tempo eu gasto para reunir os dados e esse retorno de investimento vale a pena?
  • Todas as pessoas envolvidas no processo conseguem entender o meu indicador e todos os resultados?
  • Existe um plano de ação que pode ser definido de acordo com os resultados obtidos?
  • É possível gerar um histórico, criando uma visão periódica de resultados alcançados?
  • O meu indicador gera valor para o meu processo?

Se a resposta para as perguntas foi positiva, então o indicador que você estabeleceu realmente trará resultados positivos para o aprimoramento do fluxo de trabalho.

Essas métricas são utilizadas para medir a qualidade dos candidatos contratados, o esforço exigido de cada profissional da sua equipe e os custos que envolvem cada processo.

Com essas informações em mãos, é possível estabelecer planos de ação para melhorar o processo e identificar falhas eventuais.

QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO?

Conheça os principais métricas:

1. TEMPO PARA CONTRATAÇÃO

Antes de mais nada, você deve ter em mente que vagas diferentes exigem modelos distintos. Isso significa que não existe uma fórmula universal para contratação e isso deve ser levado em conta na análise.

Isso significa que não existe uma resposta certa de quanto tempo deve ser gasto em cada processo: ao mesmo tempo que o preenchimento rápido de uma vaga pode implicar em uma decisão errada de contratação, a demora pode atrapalhar a execução das atividades diárias da empresa.

O indicador de tempo para contratação deve ser medido desde o momento em que a vaga é aberta e considerar todas as etapas do processo seletivo, como:

  • O tempo levado para divulgar a vaga nos canais de comunicação;
  • O período disponibilizado para que os candidatos interessados entrem em contato;
  • A duração do processo, considerando etapas como ligação, envio de e-mails, agendamento de dinâmicas de grupo e entrevistas de emprego, envio de feedbacks e etc;
  • O tempo de contratação, considerando o recebimento do feedback, envio de documentos e assinatura de contratos.
  • A contagem do tempo deve ser feita para todos os processos seletivos que você realiza, possibilitando o cálculo de uma média de duração do fluxo completo. Isso pode ser definido pela seguinte equação:

Tempo gasto para preencher as vagas/número de vagas disponíveis = tempo para contratar.

2. CUSTO DA CONTRATAÇÃO

Todos os processos geram custos para o orçamento da empresa, como o aluguel de salas de reunião para dinâmicas de grupo e entrevistas individuais, o custo de ligações, alocação de colaboradores, contratação de agências e headhunters, investimento em softwares e etc.

O cálculo desses custos é definido pela equação:

Total gasto nos processos de recrutamento/Vagas preenchidas = Custo de contratação

Otimizar o dinheiro gasto em processos seletivos é uma forma de economizar e garantir o melhor custo/benefício.

3. FUNIL DE CONTRATAÇÃO

Encarar o processo de contratação como um funil ajuda você a criar uma visão sistêmica do processo e identificar pontos de melhoria.

São consideradas as seguintes etapas do funil, do topo para o fundo:

  • Recebimento de currículos;
  • Triagem de currículos;
  • Dinâmicas de grupo;
  • Entrevistas com o RH (Recursos Humanos);
  • Entrevistas com o gestor;
  • Contratações.

Lembre-se de que essas etapas podem variar de acordo com o processo de cada empresa, considerando que muitas organizações exigem etapas de testes, entrevistas com diferentes níveis de hierarquia, recolhimento de dados sobre os candidatos e etc.

Definir o seu próprio funil de contratação permite que o seu departamento de gestão de pessoas visualize indicadores isolados para cada etapa e também métricas interligadas, ajudando a medir o sucesso do processo.

O funil também está intimamente ligado com o tempo de contratação, já que os candidatos precisam passar por todas essas etapas antes de chegar efetivamente à contratação. É por isso que a visualização ajuda a entender melhor os indicadores utilizados para a elaboração de planos de ação que ataquem os pontos fracos do processo.

4. PERCENTUAL DE VAGAS FECHADAS DENTRO DO PRAZO

Um indicador muito fácil de ser analisado e controlado é o percentual de vagas fechadas em um prazo. Ele diz respeito à quantidade de vagas que são abertas no período pré-estabelecido e quanto tempo demoram para ser preenchidas, criando uma relação entre os processos.

Por meio deste indicador, é possível analisar quantos processos foram concluídos dentro do prazo e quantos ultrapassaram o deadline.

O cumprimento de prazos é essencial não apenas por questões burocráticas, mas também porque uma vaga em aberto significa que a empresa está sendo prejudicada no que diz respeito à execução das atividades necessárias para o andamento do negócio.

O atraso significa falhas operacionais e/ou dificuldade na atração de candidatos, o que torna necessária a implantação de um plano de ação desenvolvido para remediar a situação.

5. MOTIVOS PARA FECHAMENTO FORA DO PRAZO

Para chegar ao percentual de vagas fechadas em atraso, basta dividir o número de ocorrências pelo total de vagas e, depois, multiplicar o resultado por 100.

Os softwares também permitem a automatização desse cálculo, eliminando o trabalho manual e otimizando a gestão de tempo da sua equipe.

Lembre-se também de analisar os motivos para que as vagas sejam fechadas fora do prazo. Sistematizar essas informações facilita a identificação dos problemas e a criação de soluções inovadoras para que as próximas vagas não sejam impactadas por atrasos na contratação.

6. TURNOVER EM CONTRATAÇÕES RECENTES

O turnover é um termo em inglês que significa renovação. No caso do recrutamento, esse geralmente é um indicador negativo, já que o turnover representa a porcentagem de pessoas que deixaram a empresa durante o período de experiência.

A análise do turnover indica efetivamente a qualidade do processo seletivo, ou seja, se o departamento de recursos humanos conseguiu atrair e contratar o candidato certo de acordo com tudo o que era esperado para vaga.

É por isso que ressaltamos a importância de analisar diferentes critérios além do simples currículo impecável: a experiência prévia de um candidato e os conhecimentos técnicos que ele possui nem sempre são o suficiente para que ele seja a escolha ideal.

A cultura da empresa é um dos fatores que mais aumentam o turnover. Ao contratar um candidato, é preciso ter a certeza de que ele se encaixa no perfil da empresa e concorda com a missão, visão e valores definidos pela organização.

Os testes de personalidade são ótimos aliados para garantir essa integração, conhecida como fit cultural. Ao conhecer melhor a personalidade dos profissionais, é possível definir se ele realmente combina com a identidade da organização.

Além disso, é preciso considerar também o perfil da equipe de pessoas com as quais esse profissional trabalhará. A sinergia é essencial para o trabalho em equipe e bom funcionamento das atividades, por isso não pode ser deixada de lado durante o processo.

Outra forma de diminuir o turnover é manter contato com o gestor da vaga durante todo o processo. Ele será capaz de identificar os melhores profissionais de acordo com o que ele espera, assim como fornecer informações relevantes para a execução das tarefas.

Um turnover muito alto implica em retrabalhos, ou seja, a vaga ficará novamente em aberto e será necessário repetir todo o processo de contratação, aumentando os custos para a organização.

Esses são alguns dos principais indicadores que você pode começar a analisar para melhorar a forma como os colaboradores são contratados.

Além dos itens citados acima, você pode analisar também a rotatividade de funcionários, que diz respeito não apenas ao processo seletivo, mas também o número de pessoas que deixam a empresa por motivos diversos.

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COMO ELABORAR INDICADORES DE RH?

Para acompanhar os indicadores de recrutamento e seleção é necessário o uso de alguns recursos. Planilha de controle de recrutamento e seleção, acompanhamento dos resultados com o recrutamento e seleção, mensuração das despesas com recrutamento e seleção, além de muitos outros indicadores de RH.

1. PLANILHA E SOFTWARE PARA ACOMPANHAMENTO

Fazer uma planilha de indicadores de recrutamento e seleção excel ou investir em softwares? Ambos são importantes e podem ajudar a sua empresa.

Os programas ajudam a sua equipe a economizar muito tempo, liberando espaço para a análise qualitativa dos candidatos, além de permitir muito mais economia

Afinal, por meio dessas plataformas é possível eliminar etapas presenciais pela realização de testes online e o envio de perguntas em vídeo. Você também consegue enviar feedbacks em larga escala por e-mail, reduzindo os gastos com as ligações telefônicas,

O software também pode substituir a terceirização do processo, eliminando os custos de contratação de headhunters e agências. Contar com a ajuda da tecnologia é uma ótima dica para diminuir os gastos com o processo.

Além disso, você pode fazer o controle de recrutamento e seleção excel. Com o programa é possível criar uma planilha de indicadores de recrutamento e seleção. Com a planilha recrutamento e seleção fica mais fácil entender cada uma das métricas.

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2. PLANO DE AÇÃO DE ACORDO COM OS INDICADORES

Quando você começa a analisar indicadores periodicamente (pode ser algo feito semanalmente, mensalmente, por trimestre, enfim, tudo depende da sua necessidade), você começa a identificar pontos de melhoria nos processos.

Os planos de ação são desenvolvidos justamente para corrigir essas “falhas”, garantindo a qualidade do processo seletivo, diminuindo custos, evitando a necessidade de recontratações e de prejuízos nas atividades da empresa.

Desenvolver o ataque aos pontos de melhoria é algo muito particular de cada empresa, então é imprescindível que você conheça a fundo todos os processos da organização para entender o que poder ser feito para melhorar as contratações.

Como já mencionamos acima, uma boa dica para melhorar os indicadores definidos por você é o investimento em um software. Essas plataformas automatizam o processo e evitam erros operacionais, além de diminuir significativamente o tempo e custo de contratação.

Existem diversos modelos disponíveis no mercado com funcionalidades diferentes para atender às necessidades de todas as empresas. A pesquisa e análise de qual é a melhor opção para a sua área pode ser o primeiro passo para a melhoria das métricas estabelecidas e a criação de times eficientes e vencedores dentro da empresa.

Agora que você já conhece a importância dos indicadores de recrutamento e seleção, quais são as métricas mais utilizadas pelos profissionais de recursos humanos e como é possível criar um plano de ação para melhorar os fluxos internos, chegou a hora de conversar com os seus colegas de trabalho sobre as melhores práticas de análise e controle dos processos seletivos.

Em pouco tempo, você será capaz de perceber mudanças significativas na gestão de pessoas e qualidade do quadro de colaboradores. Acredite, vale a pena!

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Por: FELIPE STEVSON DE LIMA NUNES

Executivo Sênior , Especialista em Novos negócios, Recrutamento & Seleção e Terceirização de mão de obra temporária e efetiva, Operação de RH, RH estratégico, Indicadores, Política, Rotinas, Projetos, Análise comportamental, Endomarketing, Employer branding. Sempre exercendo atividades com resultados de alta performance. Especialista em Negociações B2B, Implantação de nova unidades de negócios, Gestão de Projetos, Recursos Humanos, Planejamento, aumento de Market Share em grandes empresas nacionais e multinacionais. Certificações internacionais em PMI, PMP, Análise Comportamental, Marketing Direto, Recursos Humanos e Change Management. Carreira desenvolvida em grandes empresas dos mais diversos segmentos, atuando como Business Partner. Responsável pelo gerenciamento de projetos de alta complexidade em ambientes em constante evolução, inclusive de naturezas diferentes. Resiliente, perfil hands on, nexialista por resultados, focado em resultados de alta performance, acompanhamento, fidelização e auditoria de projetos. Apaixonado por Gestão e desenvolvimento de pessoas, acompanhamento e direcionamento estratégico. Altamente qualificado em coaching, mentorias, treinamentos, networking estratégico, criação de planos de ação, resolução de conflitos e liderança de pessoas multiculturais de alto desempenho na criação, organização e execução de resultados inovadores, auspiciosos e de alta performance. Prospero em desafios, gerenciamento de tempo, liderança servidora e detalhes em ambientes competitivos e me destaco na entrega de resultados excepcionais, enquanto recalibro as percepções das pessoas para elevar o nível de forma eficiente. Amplo conhecimento em análise, implantação e gestão dos mais diversos KPI´s, stakeholders, processos de benchmarking, dimensionamento de layout, criação de estratégias operacionais.

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