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Integração de novos colaboradores: descubra como realizar de forma eficaz

Entenda quais ações não podem faltar no processo que integra os profissionais que chegam ao seu negócio!

De fato, sempre que um processo de recrutamento e seleção é encerrado, inicia-se uma fase bastante sensível na empresa. Estamos falando sobre a integração de novos colaboradores, um processo de extrema importância para garantir bons resultados e inserir um novo profissional na equipe.

Mas você sabe como estruturar o onboarding e quais treinamentos realizar para garantir que ele alcance seus objetivos? Neste post, explicaremos a importância desse processo e como você pode aplicá-lo em sua empresa. Confira!

O que é integração de novos colaboradores?

Sem dúvidas, o processo de integração ou onboarding de colaboradores é uma ambientação realizada pelo RH com o objetivo de familiarizar o novo funcionário com a empresa, as equipes e os valores da organização.

Ainda, o processo é de extrema importância para garantir bons resultados do profissional desde sua admissão e evitar demissões precoces.

Dessa forma, a integração de novos colaboradores serve para engajar o profissional, garantir que sua atuação esteja dentro do esperado pela organização e otimizar o tempo gasto em treinamentos futuros.

Por que fazer a integração de novos colaboradores?

Por mais alinhado que seja seu processo de recrutamento e seleção, é muito improvável que o novo colaborador chegue completamente preparado, conhecendo tudo e entregando os resultados esperados.

Isso porque, ele precisa de orientações e treinamentos para entender como cada processo funciona na empresa e como deve ser o direcionamento das suas atividades. 

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Dessa forma, os processos de onboarding são importantes para que o novo colaborador entenda como deve ser a sua atuação e consiga uma boa integração com a equipe, sem que sua entrada impacte no clima organizacional.

Mas vale destacar que o RH não é o único responsável. Ou seja, gestores e líderes também precisam preparar seus times para receber o novo integrante, garantindo que ele tenha todo o auxílio que precisar.

Quais são as etapas do processo de integração de novos colaboradores?

Veja como funciona a integração de colaboradores!

Aliás, antes de montar todo o processo de integração de colaboradores novos, é preciso avaliar quais aspectos fazem sentido na sua empresa e como eles devem ser incluídos. Em organizações de grande porte, por exemplo, pode ser necessário realizar um tour pelo espaço, para que o novo funcionário fique melhor orientado.

Desse modo, para facilitar o processo, listamos alguns dos temas que são abordados normalmente. Acompanhe!

Mensagem de boas-vindas

Processos seletivos são momentos tensos e cansativos. Por isso, essa é a hora de parabenizar e recompensar o profissional por seu esforço. Nessa fase, é importante reconhecer o mérito e deixar claro ao colaborador que a empresa está feliz em tê-lo no time.

Afinal, a abordagem de boas-vindas pode variar de acordo com o perfil da empresa. Aliás, algumas optam por uma carta ou declaração oficial do CEO, enquanto outras preferem mimá-lo com um kit presenteável. Seja qual for a escolha, é importante que a mensagem seja sincera e contextualizada.

Apresentação da empresa

É preciso também fazer uma pequena apresentação sobre a organização, sua origem, missão, visão e valores. Além de explicar qual a posição atual do negócio no mercado e quais objetivos deseja atingir.

Esse tipo de alinhamento ajuda a garantir que o colaborador trabalhe respeitando os valores da empresa e também traz mais compreensão sobre os processos já estabelecidos.

Documentos importantes

O processo de onboarding também é o momento de disponibilizar ao trabalhador documentos importantes, como cartilhas de benefícios e convênios, números de ramais, protocolos de procedimentos, termos de confidencialidade, entre outros.

Apresentação sobre produtos e serviços oferecidos pela empresa

Independentemente do setor em que o novo colaborador vai trabalhar, é importante que ele tenha conhecimento sobre o que é comercializado pela empresa. Por isso, é válido incluir uma pequena apresentação sobre os produtos ou serviços oferecidos, explicando onde os esforços da organização se concentram.

Alinhamento de expectativas

O alinhamento de expectativas é outro ponto que deve ser abordado no onboarding. Nesse sentido, é importante passar ao colaborador o que a empresa espera dele em relação a desempenho, comportamento e entregas, além do que deve ser priorizado.

Vale lembrar que, quando falamos sobre metas, é fundamental propor objetivos reais e alcançáveis, para não desestimular o colaborador e minar sua motivação.

Tour pela empresa

Como mencionamos, empresas de grande porte devem investir em um tour guiado pela estrutura, mostrando ao novo colaborador, por exemplo, os times que trabalham em cada sala, quais lugares ele pode acessar e quais são restritos.

Além disso, vale oferecer um guia rápido sobre a região, mostrando onde encontrar restaurantes e outros estabelecimentos próximos.

Apresentação da equipe e funções

Por fim, uma das principais etapas do processo de integração é a apresentação da equipe. Ela é importante para que o novo colaborador se habitue aos colegas e saiba a quem pedir ajuda quando necessário.

Mas além de apresentar os integrantes, mostre quais as funções de cada um e peça para que os membros do time falem um pouco sobre si mesmos, tornando o momento mais descontraído.

Como fazer a integração de novos colaboradores na sua empresa?

Entenda o processo de integração de novos colaboradores de uma empresa!

Sem dúvidas, a integração de novos colaboradores é um processo que deve ser preparado com cuidado e planejamento. Assim, na hora de estruturá-lo, defina quais temas devem ser priorizados de acordo com a rotina e os valores da organização.

O responsável pelo planejamento de onboarding é o RH. No entanto, líderes e gestores podem atuar em conjunto para garantir que todas as informações técnicas necessárias sejam passadas de forma clara.

Além de planejar tudo o que será abordado no treinamento, é importante definir instrutores e materiais de apoio que serão utilizados. Lembre-se que a integração precisará ser aplicada sempre que houver um novo processo seletivo, assim, os custos do treinamento precisam ser colocados no papel.

Saiba mais:

Quais os benefícios de fazer a integração de novos colaboradores?

De fato, como vimos, a integração de novos colaboradores é um processo importante para assegurar bons resultados e um alinhamento de valores e expectativas. Além disso, apostar em um bom onboarding traz outras vantagens para a organização, como:

  • entrega mais rápida de resultados;
  • melhora no clima organizacional;
  • retenção de talentos;
  • maior integração entre as equipes;
  • colaboradores mais engajados e motivados.

Por fim, para garantir mais eficiência em processos de recrutamento, seleção e admissão online, vale a pena apostar em um bom software de RH. Por meio dele, é possível realizar uma engenharia de cargos mais efetiva, além de garantir mais engajamento e retenção.

O que é onboarding de RH?

Não ensinamos nada, onboarding significa simplesmente integração em inglês. É o acompanhamento de um novo recruta dentro de uma empresa, desde o momento da sua contratação até à assunção total do seu posto de trabalho numa abordagem sustentável e cooperativa . Um período de integração em suma.

Processo de Onboarding: saiba como essa estratégia melhora o desempenho de novos colaboradores

Por que o onboarding é importante?

A integração é parte integrante do processo de recrutamento e visa o bem-estar geral dos funcionários. Um novo funcionário que chega em uma nova empresa terá melhor desempenho se for bem recebido nesta última.

De acordo com um estudo conduzido por algumas consultorias de RH, um em cada dois funcionários está pronto para pedir demissão no primeiro mês de trabalho. Para 29,9% deles, uma má recepção é um dos principais motivos que os levariam a sair.

A perda de um novo funcionário é um fracasso para qualquer recrutador, dados os custos utilizados a montante durante o recrutamento. É por isso que mais e mais empresas estão apostando no onboarding.

Resumindo, o onboarding permite:

  • garantir que os funcionários entendam os valores da empresa;
  • que interfiram mais rapidamente na vida e funcionamento de uma equipe;
  • que se sintam reconhecidos e valorizados;
  • criar compromisso;
  • reduzir a taxa de rotatividade;
  • para garantir uma melhor colaboração a longo prazo;
  • para garantir maior eficiência e economia de tempo;
  • melhorar a marca do empregador e a cultura corporativa;
  • otimizar a gestão de talentos.

Um bom onboarding é a continuação lógica e a extensão da experiência de um candidato bem-sucedido.

Se você tem contado com uma ferramenta de recrutamento ou ATS para otimizar seu processo de recrutamento e agilizar a jornada do candidato, não pare por aí!

Como facilitar a integração de um novo funcionário em 7 etapas?

Veja o passo a passo que separamos para você!

Etapa 1: preparar a estação de trabalho do funcionário a montante

A palavra-chave antes de começar qualquer coisa é “preparação”. Nada deve ser deixado ao acaso quando seu novo funcionário entra na empresa. De acordo com a Brillant Ink, 43% dos funcionários disseram que o primeiro dia parecia desorganizado e confuso. Portanto, não dê uma imagem ruim desde o início!

Fale com o gerente ou o departamento vinculado ao seu novo funcionário para determinar sua função exata, com uma lista de suas funções, suas tarefas, enfim, o total! Quanto mais seu novo funcionário tiver informações precisas, mais rapidamente ele entrará no processo.

Cuidado para não confundir quantidade com qualidade. Muita informação no primeiro dia pode sobrecarregar o funcionário.

Etapa 2: entrevistar os gerentes

Como referimos anteriormente, os gestores são os mais qualificados para planear a chegada de um novo colaborador, pois serão eles a quem será necessário referir ao longo da vida da empresa.

É por isso bastante natural (e preferível) que seja o gestor a organizar a boa integração do colaborador.

Passo 3: escolha um mentor

Cada vez mais presente nas empresas, o mentor é a pessoa a quem o colaborador deve recorrer em caso de dúvidas. Ele acompanha o recém-chegado em seu primeiro dia, explicando-lhe todos os fundamentos , apresentando as pessoas do serviço, as ferramentas de trabalho e ajudando-o a se adaptar ao seu novo ambiente de trabalho.

Em suma, o mentor é um guia que deve ter capacidade de comunicação e de escuta e uma certa paciência, nomeadamente para responder aos problemas encontrados pelo colaborador.

Na Appvizer, atribuímos um padrinho ou madrinha a cada novo recruta.

Etapa 4: visita à empresa e aos vários departamentos

Saiba mais sobre integração de funcionários!

É isso, é o grande dia! Suas equipes estão prontas para receber seu novo colega de trabalho. No programa, saudações calorosas e um grande sorriso, mas não só!

O ambiente de trabalho, e principalmente o local, é um fator muito importante para o bem-estar dos colaboradores. Se as suas instalações forem muito grandes, privilegie uma visita de uma hora no máximo para uma assimilação mais eficaz da informação. O resto pode ser visto no dia seguinte ou um pouco mais tarde na semana.

Lembre-se de explicar todas as suas regras de vida durante essa visita, como o funcionamento da máquina de café, a reciclagem de seus resíduos, a localização da geladeira, etc.

Nota Importante: instalações limpas e arrumadas causarão uma boa impressão

Passo 5: organize um almoço com as equipes

Quando seu funcionário está em seu posto de trabalho e já está suficientemente aclimatado ao seu ambiente, é hora de um evento muito mais divertido: o almoço da empresa!

São nessas reuniões que as pessoas da sua empresa trocam, criam vínculos para que se estabeleça uma verdadeira coesão da equipe. É também uma oportunidade de conhecer colegas de trabalho de outros departamentos e porque não fazer-lhes perguntas para ter uma visão global e compreender os problemas.

Da mesma forma, se as coisas não foram discutidas com o gerente antes, agora é a hora de fazer isso de uma forma mais informal, algo para deixar os recém-chegados à vontade.

Etapa 6: fornecer acesso ao treinamento

A chegada a uma empresa é muitas vezes sinônimo de um fluxo ininterrupto de informações: o funcionamento da empresa, os serviços, os meios de comunicação, as ferramentas utilizadas… (ajuda).

Para tranquilizá-lo, organize sessões de treinamento uma ou duas vezes por semana para explicar-lhe passo a passo uma determinada missão com um exemplo de apoio. É também uma oportunidade para o funcionário fazer perguntas. Esses treinamentos são essenciais para sua carreira e sua experiência dentro da empresa.

A gestão de competências, incluindo a formação, promove um trabalho eficiente, o desenvolvimento de competências e a autonomia posterior, por isso não hesite! Você também pode fazê-los com outros novos colegas de trabalho ou pessoas de outro departamento para construir a coesão da equipe .

Passo 7: Faça um balanço regularmente

No final da primeira semana, reúna-se com o seu colaborador para fazer um balanço até ao final do seu período experimental. Ele se adaptou à sua posição? Ele encontrou alguma dificuldade? Quais? Pergunte a ele sobre o andamento de sua integração para poder melhorar as próximas.

Mini-reuniões diárias também são recomendadas dentro do mesmo departamento, como as famosas cerimônias scrum para o comprometimento e satisfação dos colaboradores que podem acompanhar o andamento dos objetivos operacionais.

Como a integração digital pode beneficiar as empresas

integração de colaboradores

A integração digital é uma das principais tendências do mundo empresarial atual. Ela se refere à adoção de tecnologias digitais para conectar e otimizar processos e sistemas dentro das empresas, criando um ambiente mais colaborativo, eficiente e ágil.

A integração é uma parte crítica do ciclo de vida do funcionário, afinal, é por meio dela que o profissional irá decidir se a empresa o condiz com as suas expectativas profissionais. Um processo de onboarding bem estruturado pode efetivamente apresentar o colaborador à cultura de sua organização e prepará-lo para o futuro na empresa.

Os profissionais de RH hoje possuem uma ampla gama de ferramentas e práticas de comunicação que podem ser usadas ao integrar novos contratados. No entanto, é importante garantir que essas ferramentas digitais de RH sejam utilizadas de forma eficaz e integrada com outros canais de comunicação, garantindo mais agilidade nos processos de inclusão.

Como as ferramentas digitais podem ajudar na integração de funcionários?

Tradicionalmente, o processo de integração envolve interações face a face que podem ocorrer entre o gerente, o funcionário recém-contratado e os demais integrantes da equipe. O processo pode envolver sessões educacionais sobre a empresa, preenchimento de documentos de vários tipos e interação com líderes organizacionais e demais colaboradores.

No entanto, esses processos tradicionais não estão apenas consumindo muito tempo e recursos financeiros das corporações, eles estão atrasando os profissionais de RH responsáveis pelo onboarding e o próprio colaborador que ingressou recentemente na instituição.

Com o aumento no número de empresas que aderiram ao home office, os gestores de RH passaram a introduzir o onboarding digital. O objetivo da integração virtual é garantir que os profissionais que atuam de forma remota também passem por um processo de boas-vindas, assim como no modelo presencial.

As ferramentas digitais tornam o processo de onboarding mais econômico e ágil. Se o colaborador já está bem inserido no ambiente e já aprendeu sobre as diretrizes, a própria tecnologia pode apontar o próximo passo, otimizando o tempo do funcionário e do gestor da área. Outro ponto essencial é o registro das atividades: todas as informações estão sendo disponibilizadas de forma online, permitindo seu fácil compartilhamento com os gestores de RH.

A integração digital deve ser feita de forma padronizada para todos os setores da corporação, isso torna os processos de onboarding mais precisos e organizados, evitando possíveis erros.

?Onboarding: como criar materiais que ajudem a integrar um novo colaborador

Continue aprendendo. Inscreva-se em nosso curso Onboarding: fazendo a integração de novos colaboradores e veja como implantar as técnicas certas na sua equipe!

Quais são os benefícios do onboarding digital?

Sem dúvidas, o processo de integração de novos funcionários em uma empresa é um momento crucial para garantir o sucesso da contratação e o engajamento do colaborador.

O onboarding digital, ou seja, a utilização de tecnologias para conduzir o processo de integração, tem se tornado cada vez mais comum nas empresas. Desse modo, com essa abordagem, é possível oferecer aos novos colaboradores uma experiência mais ágil, interativa e personalizada, com benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador. Então, confira alguns benefícios aqui.

Retenção

De acordo com uma pesquisa realizada pela Panopto, as empresas que oferecem integração formal aos funcionários possuem uma taxa média de retenção de 86%.

De fato, o onboarding é essencial na construção de um clima agradável e acolhedor para os novos colaboradores, e esse clima deve ser mantido por todo o ciclo de vida do funcionário.

Tempo 

Outro ponto importante é o tempo. Aliás, os profissionais de RH gastam horas se dedicando ao processo de integração do novo colaborador. Portanto, esse trabalho pode ser feito de forma virtual e padronizada, evitando repetições e garantindo que a equipe de RH se dedique a questões mais estratégicas da organização.

Conhecimento

De fato, um dos maiores desafios do RH é fornecer o conhecimento necessário para os novos integrantes de forma assertiva e prática. Assim, com as ferramentas digitais utilizadas no onboarding virtual, esse processo pode ser otimizado, garantindo que os novos colaboradores tenham acesso a materiais didáticos durante todo o seu ciclo de vida.

A construção da integração digital efetiva

A integração virtual do colaborador visa otimizar a experiência de cada funcionário, porém é um equívoco pensar que a inclusão do colaborador deve ser feita única e exclusivamente pela tecnologia.

Portanto, o onboarding também deve abordar as principais dúvidas, frustrações e o período de ansiedade que o novo colaborador irá enfrentar no início do trabalho. É certo que o processo de inclusão deve ser construído para garantir a máxima eficiência e produtividade, porém, deixar o funcionário apenas com a tecnologia é um erro.

É essencial que os gerentes, gestores de RH e colegas de equipe façam esse acompanhamento em conjunto para que o funcionário seja de fato bem recebido e assistido pela empresa.

Gostou de entender ainda mais sobre a integração digital? Então, que tal conferir o nosso outro artigo sobre integração de RH bem-sucedida: a chave para um funcionário bem integrado!

Como gerenciar a integração de RH remota?

engajar colaboradores remotos

Desse modo, se é uma empresa que adotou uma modalidade de trabalho híbrido, presencial e à distância, ou se parte da sua força de trabalho se encontra noutra região ou no estrangeiro, surge também a questão de como acolher os colaboradores fora das instalações da sua empresa.

Assim como no presencial, a integração de RH remotamente deve oferecer aos seus novos funcionários tudo o que eles precisam para cumprir suas missões: treinamento, familiarização com ferramentas e processos, trâmites administrativos, etc. Ou seja, este é o alicerce essencial para que a relação de trabalho seja construída sobre bons alicerces.

Aliás, aqui estão dicas para integrar seus funcionários remotos:

  1. Comunique-se regularmente.
  2. Ao integrar on-line, faça o possível para evitar que a pessoa se sinta isolada ou desamparada. Apoie a contratação por videoconferência ou chat: esteja disponível para explicar e detectar problemas antes que se tornem graves.
  3. Não se esqueça de transmitir boas práticas sobre o direito de desligar.
  4. Prepare as ferramentas.
  5. Envie um documento resumindo as ferramentas e softwares utilizados, bem como informações sobre os links de conexão, senhas e contatos da equipe de TI.
  6. Planeje o equipamento técnico a ser entregue ao seu novo recruta, idealmente já configurado.
  7. Transmita a cultura corporativa.

Aliás, como disseminar as missões, valores e visão da empresa aos recém-chegados? A comunicação interna será sua aliada (redes sociais corporativas, mensagens, arquivos compartilhados, etc.) e porque não o team building virtual.

Portanto, a atribuição de um patrocinador ou mentor e a produção de um welcome pack também facilitará a assimilação dos novos códigos culturais e sociais da organização. Então, gerencie a administração upstream e cuide das tarefas administrativas antes da chegada do seu colaborador.

Dessa forma, no âmbito do recrutamento no estrangeiro, as formalidades administrativas podem ser mais complexas de respeitar: compliance, legislação laboral, especificidades locais, etc.

Exemplo de um processo de integração bem-sucedido

Veja como elaborar um plano de ação. Siga as dicas:

  1. enviar um e-mail de felicitações ao novo recruta e pedir-lhe informações relativas ao seu recrutamento;
  2. reunir os responsáveis ​​da equipe e do departamento em causa para definir os objetivos do onboarding;
  3. definir o papel e o lugar das partes interessadas no processo de integração;
  4. fornecer um plano de treinamento para apoiar o desenvolvimento de habilidades do novo funcionário (você pode completá-lo, se necessário, quando o funcionário for instalado na empresa);
  5. escolher um mentor e definir os seus objetivos (uma pessoa voluntária com sentido pedagógico);
  6. nomear uma pessoa responsável pelos documentos administrativos relativos ao recrutamento do novo funcionário (departamento de recursos humanos).

Preparando o ambiente de trabalho

  1. organizar a estação de trabalho (mesa, suprimentos, computador, telefone);
  2. preparar os identificadores das várias ferramentas digitais e elementos periféricos como cartão de visita, crachá, viatura da empresa, etc.;
  3. comunicar o horário de trabalho do primeiro dia, os diferentes meios de almoço , ou o código de vestimenta;
  4. envie um e-mail a todos os funcionários para avisá-los da chegada iminente do novo recruta.

Primeiro dia

  1. ofereça um pacote de boas-vindas, brindes se tiver (lápis, chave USB, etc.) ou um livreto de boas-vindas da empresa ,
    visite as instalações;
  2. apresentar a estação de trabalho ao recém-chegado;
  3. explicar como funciona o computador e as ferramentas digitais (apresentar apenas o essencial no início);
  4. fazer uma apresentação das diferentes pessoas dentro do departamento (os outros departamentos podem ser visitados no final da semana);
  5. organizar uma reunião com o gerente e o mentor.

E depois?

  1. organizar almoços de empresa e depois do trabalho para nos conhecermos;
  2. faça uma foto para atualizar as redes sociais profissionais ou o site da empresa;
  3. fazer relatórios semanais para monitorar o andamento dos objetivos e definir novos;
  4. peça feedback sobre o processo de integração da empresa.

Dessa forma, a chave para um funcionário bem integrado é o sentimento de pertencimento e a clareza sobre suas funções e responsabilidades. Além disso, o colaborador deve se sentir confortável para fazer perguntas e buscar ajuda sempre que necessário. O apoio e a orientação da equipe de RH e dos colegas de trabalho também são fundamentais para que o novo colaborador se sinta acolhido e integrado à equipe.

Conclusão: a importância do processo de integração

Podemos, por fim, concluir que o processo de integração não é estático, ele não se limita apenas ao primeiro dia de trabalho do profissional onde serão explicados para ele quais são as condutas, valores e cultura daquela organização, muito pelo contrario, é um processo dinâmico, que vai desde um employer branding forte, fazendo com que talentos olhem pra organização e saibam que aquela empresa valoriza seus colaboradores, passando também por um sistema de endomarketing com uma comunicação efetiva que ajuda a mobilizar os colaboradores a terem uma visão compartilhada sobre como estão diretamente ligados ao negocio da empresa.

Esses valores também marcam presença nas startups, o quanto cada colaborador tem integração com o negócio da empresa. Afinal, isso favorece e muito para que a organização mantenha competitiva frente ao mercado. Ou seja, o processo de integração trás com ele grandes benefícios para o clima organizacional e para as relações interpessoais, isso agrega valor e ajuda na gerir pessoas com mais eficácia.

Portanto, com uma integração de qualidade, a tendência é que os profissionais sejam mais sinceros e fiéis. Aliás, isto também é cientificamente comprovado, a integração pode fazer com que os colaboradores se encantem ainda mais pela empresa e fique felizes.

Aliás, pessoas mais felizes produzem 33% a mais que as não felizes. Então, o que sua empresa ou você precisa neste momento? Faça uma análise e responda no espelho. Não tenho dúvidas de que todas as respostas passarão pelo que você leu neste artigo!

Gostou de saber mais sobre interação de novos colaboradores? Então, continue acessando o nosso blog para ler outros conteúdos como esse!

desenvolvimento e treinamento de pessoas
Formado em Estatística pela Universidade Federal de Minas Gerais e com Especialização em Design Thinking pela University of California e formação em Inovação, também com formação em Empreendedorismo pela Stanford University. Conta com visão estratégica e experiência profissional em tecnologia e gestão de produtos. É o único brasileiro a figurar na ‘Top 50 CEOS de SaaS 2022’. Organizada pela Software Report, a lista reconhece os líderes de empresas mais transformadoras e impactantes do setor.
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