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Saiba o que é compliance e sua importância no RH

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Você já parou para pensar em como o setor de Recursos Humanos está diretamente ligado ao conceito de compliance? Esse termo, que vem ganhando destaque no mundo empresarial, refere-se a um conjunto de normas que garantem a segurança da organização de várias maneiras

Quer entender melhor o que é o compliance, quais as vantagens de implementá-lo e como ele se relaciona com o setor de RH? Elaboramos este guia completo sobre o assunto para você tirar todas as suas dúvidas. Confira! 

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O que é compliance?

O termo Compliance tem origem no verbo “to comply”, que na tradução para o português significa obedecer, cumprir ou aderir às regras. 

Dessa forma, a palavra é utilizada no contexto corporativo quando falamos sobre agir de acordo com as regras relativas ao cumprimento de obrigações trabalhistas, fiscais, tributárias, contábeis e regulatórias internas e externas. 

Contudo, mais do que isso, o compliance pode ser visto como uma estratégia para guiar o modo como a organização se posiciona diante de seus colaboradores e do mercado como um todo. Assim, consiste em um conjunto de medidas e ferramentas que permitem que a visão, a missão e os valores de uma empresa sejam colocados em prática. 

Qual a importância do compliance?

O compliance é uma importante ferramenta de prevenção. Uma vez que serve para criar mecanismos que podem evitar complicações maiores no futuro, como processos trabalhistas, multas ambientais ou mesmo problemas com a Receita Federal.  

Logo, ele é importante porque assegura que a empresa esteja em conformidade com as obrigações legais e boas práticas de segurança em seus processos. Além disso, garante que todos estejam seguindo as diretrizes da organização, respeitando o código de conduta definido e caminhando para onde se deseja chegar. 

Compliance no setor de Recursos Humanos

Entendendo o conceito de compliance, dá para perceber como ele está intimamente ligado ao setor de Recursos Humanos. Isso porque, quando falamos em um “conjunto de regras” ou em “identidade da empresa”, estamos nos referindo, em partes, à gestão de pessoas

Vale lembrar que a gestão de pessoas é uma das principais rotinas do departamento, o que faz com que ele se conecte a todos os demais setores, já que intermedia as relações entre os funcionários e a empresa. 

A seguir, vamos explicar melhor as relações entre o compliance organizacional e as principais demandas do RH. Acompanhe! 

Recrutamento e seleção

O compliance começa desde o processo de recrutamento e seleção, já que é dever do RH buscar profissionais que, não só tenham a qualificação necessária, mas que também estejam alinhados com as diretrizes da empresa e a cultura organizacional

Além disso, ele tem relação com o desenvolvimento de uma conduta ética no ambiente de trabalho, conduta essa que deve ser seguida, inclusive, nas relações com os candidatos de um processo seletivo.

Comunicação interna

Outro ponto fundamental para que o RH garanta o compliance é a comunicação interna. Nesse sentido, é preciso que os colaboradores conheçam a missão, visão e valores da empresa, bem como saibam quais são as regras internas e externas que devem obedecer. 

Dessa forma, é papel do RH comunicar, com clareza e objetividade, o conjunto de diretrizes da organização e a conduta técnica e não-técnica que é esperada deles, mantendo um canal aberto para dúvidas e trocas de informações. 

Mas além de saber o que fazer, os colaboradores precisam entender por que as medidas de compliance são relevantes e como elas podem impactar na organização. 

Treinamento e desenvolvimento

Ainda que os colaboradores cheguem à empresa preparados no que diz respeito às habilidades técnicas, pode ser necessário criar treinamento interno para alinhar os profissionais com as diretrizes de conduta da organização. 

Nesse caso, o RH é o setor responsável por planejar e executar treinamentos e ações para evitar condutas irregulares e problemas com órgãos reguladores.

Gestão de colaboradores

Por fim, para garantir que as estratégias de compliance tenham resultados, é essencial focar em uma boa gestão de pessoas. Profissionais desmotivados, com baixo engajamento ou que convivem em uma organização com clima organizacional ruim estão mais propensos a cometerem erros ou desvios

Assim, o RH deve se manter perto da equipe, atento a fatores que possam impactar no compliance e planejando ações para garantir sua efetividade. 

Como estruturar o programa de compliance

Como estruturar o programa de compliance?

Nem sempre a empresa já conta com uma política estabelecida de compliance e, nesses casos, o desafio se torna ainda maior. Aqui, uma boa dica é estudar o guia “A Responsabilidade Social das Empresas no Combate à Corrupção”, criado pela Controladoria Geral da União em parceria com o Instituto Ethos.

A publicação é um documento fundamental para quem quer entender melhor como elaborar uma política e garantir o compliance. O guia também discorre sobre as responsabilidades das empresas no combate à corrupção no setor privado e dá orientações sobre como abordar o compliance nas organizações. 

Nesse sentido, ao estruturar o sistema de compliance, o ideal é utilizar três pilares-base: prevenção, detecção e resposta

O primeiro pilar é a prevenção, ou seja, as ações que devem ser feitas para que problemas não aconteçam. Nessa etapa, podem ser implementados treinamentos, comunicados, políticas e controles internos. 

O segundo pilar é a detecção. Nessa fase, os gestores devem monitorar o programa e o quanto as pessoas estão efetivamente seguindo as políticas estabelecidas. Nesse sentido, é preciso criar canais de denúncias, para que os próprios colaboradores ajudem a detectar acontecimentos que ferem os códigos de conduta. 

Por fim, o terceiro pilar é a resposta. Assim, ao serem identificadas violações das normas, a empresa deve responder de forma imediata, aplicando as sanções previstas. 

Dicas para garantir o compliance

Além de elaborar a política de compliance, é importante estabelecer algumas medidas para garantir que tudo esteja ocorrendo como o programado. Para isso, você pode seguir algumas dicas, como veremos a seguir. 

Elabore ou estude o código de conduta da empresa

Se sua organização ainda não tem um código de conduta para o RH, o primeiro passo é elaborar um. Para isso, é preciso considerar a legislação e verificar como se dão os processos internos de contratação, gestão e demissão

Agora, se as diretrizes já foram estabelecidas, é necessário estudá-las e dar visibilidade a elas, assegurando uma boa comunicação interna com todos os setores. 

Fortaleça o monitoramento

Não adianta elaborar um código de conduta excelente e deixá-lo apenas no papel, é preciso que as diretrizes sejam realmente seguidas. Para isso, é necessário revisar processos periodicamente e fiscalizar as atividades em que as regras possam estar sendo quebradas. 

Além disso, é importante promover auditorias internas nos processos de contratação, criar um canal seguro para denúncias e melhorar a transparência das atividades do RH. 

Crie um comitê de ética

Outra boa dica para garantir mais eficiência no monitoramento do compliance é criar um comitê de ética dentro da empresa. 

Esse comitê deve ser formado não só por membros do RH, mas também por gestores de outros setores e precisa apurar denúncias, atualizar regras e determinar se houve quebra do compliance. 

Trabalhe na integração de novos colaboradores

Para garantir que toda a equipe esteja alinhada com as regras da instituição, é preciso implementar um bom processo de onboarding. Então, certifique-se de que quaisquer novos colaboradores sejam informados sobre as políticas internas de integridade e normas de compliance

Além de fornecer as regras documentadas, é importante estabelecer um canal de comunicação, para que os novos integrantes possam tirar dúvidas sobre os principais pontos. 

Quais são as vantagens do compliance?

Até aqui, vimos a importância do compliance para evitar problemas futuros no negócio. Para tornar ainda mais clara essa questão, neste tópico, vamos abordar as vantagens de implementar a estratégia na empresa.

Reduz processos trabalhistas, cíveis e criminais

Com uma política de compliance e monitoramento das diretrizes, a empresa se mantém em situação regular e reduz consideravelmente os riscos de ser exposta e punida legalmente por desvios de comportamento da equipe ou operações ilegais. 

Dessa forma, implementar a política traz mais segurança jurídica para a rotina de trabalho, minimizando riscos de multas, processos administrativos e outros problemas que geram custos e mancham a imagem da organização. 

Ajuda a disseminar a cultura organizacional

Uma das vantagens do compliance que tem maior relação com o RH é a disseminação da cultura organizacional. O cumprimento das regras depende da adoção de uma série de medidas e estratégias que precisam ser comunicadas a toda a equipe. 

Dessa forma, ao estabelecer diretrizes e regras que precisam ser respeitadas por todos os colaboradores, o RH dissemina a cultura e os valores da empresa, garantindo que todos estejam bem alinhados. 

Garante maior eficiência operacional

Com padrões de comportamento estabelecidos e ações voltadas para o atendimento da legislação e das normas técnicas, o funcionamento das operações e a eficiência tendem a aumentar consideravelmente. 

Dessa forma, ao adotar um manual de procedimentos e mapear processos, é possível minimizar riscos para o negócio, diminuindo erros, problemas judiciais e até mesmo acidentes. 

Impacta na produtividade do time

Ao demonstrar comportamentos éticos, a organização influencia positivamente seus colaboradores, aumentando a satisfação da equipe e reduzindo conflitos e atitudes desonestas.

Dessa forma, o clima organizacional se torna mais tranquilo e harmonioso, proporcionando mais motivação e engajamento aos profissionais e, consequentemente, melhorando a produtividade da equipe. 

Melhora a imagem da empresa

Empresas mais organizadas internamente estão menos expostas a riscos, têm um fluxograma de processos mais definidos e maior produtividade. Tudo isso reflete na satisfação do consumidor, o que coloca o negócio em destaque, elevando sua imagem no mercado. 

Além disso, o padrão de conduta dos colaboradores garante um atendimento de qualidade, o que aumenta a confiança dos clientes na marca, evitando uma má reputação e reclamações em órgão de defesa do consumidor.

Compliance e a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados, Lei Federal nº. 13.709/2018, é o marco regulamentador de proteção e transferência de dados pessoais no Brasil. Nos últimos anos, muito se falou sobre ela e outros temas sensíveis relacionados a informações pessoais, big data, transferência de dados e segurança da informação. 

Sendo uma norma estabelecida por lei, a LGPD deve ser considerada ao elaborar um programa de compliance, para garantir que todas as diretrizes estejam alinhadas à legislação. 

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?

A LGPD é fruto de muita reflexão em relação ao tratamento de dados pessoais e o controle dos cidadãos sobre eles. O marco exige, por exemplo, o consentimento explícito do usuário para a coleta e o uso de dados e obriga que as empresas ofereçam opções para que ele possa visualizar, corrigir e excluir esses dados. 

Além disso, outra mudança relevante da lei é a necessidade de autorização do cidadão para divulgação e disponibilização de seus dados, por meio de manifestação do titular. 

Entre os dados protegidos pela LGPD estão tanto os documentos pessoais, como RG e CPF, quanto outros dados que possam identificar origem, raça ou etnia, saúde, religião, entre outros. 

Como adequar a política de compliance à LGPD?

Como vimos, a política de compliance diz respeito, justamente, à adequação de práticas e procedimentos relativos ao cumprimento de obrigações jurídicas. 

Dessa forma, com o surgimento de uma nova legislação que afeta o tratamento de dados e a segurança de informações compartilhadas, é preciso que as normas internas passem por revisões e adaptações. 

Vale ressaltar que é preciso cuidado não só com os dados dos próprios colaboradores, mas também com todos aqueles que a empresa têm acesso, como os de clientes e outros stakeholders. 

A LGPD não é a única mudança na legislação que pode acontecer, por isso, uma boa dica é ter um profissional responsável por compliance, que fique sempre atento às mudanças e necessidades de adaptação, garantindo que os procedimentos internos estejam em conformidade com as exigências. 

Conclusão

O compliance é uma estratégia para guiar a empresa em seu posicionamento, protegendo-a de problemas jurídicos e trabalhistas, garantindo uma padronização de conduta dos colaboradores. 

Assim, ao elaborar uma política de compliance, a empresa deve se atentar às legislações vigentes, adaptando-a ao cenário atual, como vimos no caso da LGPD. 

Agora que você já sabe quais cuidados precisa tomar e como elaborar esse código interno, descubra também como o People Analytics pode ajudar na obtenção de dados e inteligência para a gestão de pessoas.

 

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