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O que é o eSocial e como ele é essencial à sua empresa

eSocial

Você já viu esse termo em algum lugar ou ouviu falar sobre o que é o eSocial, certo? É bem provável que sim, já que ele está diretamente relacionado aos trâmites burocráticos realizados pelas empresas.

Mesmo que seja um assunto bastante comentado, pode ser que você não saiba exatamente do que se trata e qual é a sua relação com as empresas. Se for esse o caso, chegou a hora de conhecer!

Neste post, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o que é o eSocial para que você entenda exatamente porque ele foi criado e conheça os benefícios que pode trazer ao seu negócio. Confira!

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O que é o eSocial?

A primeira pergunta a ser respondida neste post é: o que é o eSocial?. O termo significa Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Tributárias. Ele foi instituído pelo Governo Federal por meio do Decreto nº 8.373/2014.

Com esse sistema, a comunicação dos empregadores com o Governo em relação a informações referentes aos trabalhadores, como folha de pagamento, aviso prévio, contribuições previdenciárias, vínculos e afins é unificada na mesma plataforma eletrônica.

O intuito é simplificar a maneira de prestar as informações obrigatórias e, assim, diminuir a burocracia, sem a necessidade de ter que preencher e entregar declarações e formulários separadamente para cada órgão.

Nesse sentido, os seguintes órgãos e entidades relacionados ao Governo Federal atuaram em conjunto para o estabelecimento do eSocial:

  • Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
  • Caixa Econômica Federal (CEF);
  • Ministério do Trabalho (MTb);
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Quais são as obrigações unificadas pelo eSocial?

Agora que você já sabe o que é eSocial e os órgãos relacionados ao Governo Federal, descubra as obrigações unificadas. Todas as documentações seguintes poderão ser comunicadas ao Governo Federal de maneira unificada, as quais estão dispostas em ordem alfabética:

  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), para controlar admissões e demissões de colaboradores que estão sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
  • CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
  • CD (Comunicação de Dispensa);
  • CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  • DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
  • DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • Folha de pagamento;
  • GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS [Fundo de Garantia do Tempo de Serviço] e de Informações à Previdência Social);
  • GPS (Guia da Previdência Social);
  • GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
  • LRE (Livro de Registro de Empregados);
  • MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
  • QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).

Até então, cada sistema de informação possuía sua própria forma de envio de declarações e formulários, que poderia ser tanto digital quanto física. Agora, todos poderão ser enviados através do eSocial e estarão à disposição dos respectivos órgãos.

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Quem é obrigado a usar o eSocial?

Agora que você o que é o eSocial e as obrigações dele para o RH, fique por dentro sobre a adoção. É válido lembrar que ela ocorreu em diferentes etapas, as quais passaram a ser vigentes nas respectivas datas:

  • 1º de janeiro: empregadores e contribuintes cujo faturamento apurado no ano de 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões;
  • 1º de julho: demais empregadores e contribuintes, independentemente de qual tenha sido seu faturamento anual;
  • 10 de janeiro do outro ano: Microempreendedores Individuais (MEIs) que têm empregado. Os que não têm estão dispensados da prestação de informações ao eSocial.

Logo, as únicas empresas que não devem utilizar o sistema, agora que todas as datas já se cumpriram, são os Microempreendedores Individuais que não têm empregado.

Quando devo começar a usar o eSocial?

Sancionado em 2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Tributárias (eSocial) foi implementado gradualmente. 

A partir de 2018, o governo determinou que MEIs, micro e pequenas empresas deveriam começar a utilizar algumas funções do programa. Para isso, foram definidas etapas de implementação. 

Na primeira, empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões ficaram obrigadas a utilizar o eSocial. Na última, a partir de janeiro de 2019, as empresas tiveram que enviar dados referentes à segurança e à saúde do colaborador.

A implantação ocorreu de forma gradual, justamente para possibilitar que empresas e cidadãos se acostumassem com o uso da plataforma. 

Em 2021, uma portaria conjunta estabeleceu um novo cronograma de implementação sobre o que é o eSocial. A versão simplificada entrou em operação em julho do mesmo ano. Ainda em 2021, o programa apresentou duas novidades importantes. A primeira foi a produção do eSocial Simplificado. 

Além disso, o envio da folha de pagamento tornou-se obrigatório para o terceiro grupo — formado por empresas menores, incluindo aquelas optantes pelo Simples e empregadores pessoas físicas. Este público representa o maior grupo de obrigados do eSocial. 

Com isso, as versões 2.5 e S-1.0 do programa continuam operando concomitantemente, até 9 de março de 2022. 

Como devo me preparar para utilizar o eSocial?

Mesmo sabendo agora o que é o eSocial, você sabe como se preparar para utilizá-lo? O cronograma para implementação do eSocial foi organizado em etapas para permitir que as empresas pudessem se adequar. Nesse sentido, ainda que os períodos fossem amplos, as organizações precisaram se preparar e aderir com agilidade.

Afinal, o RH não pode inserir informações erradas, capazes de prejudicar a empresa e os funcionários. Portanto, é fundamental seguir orientações para a transição ocorrer com segurança e tranquilidade:

  • organize toda a documentação dos colaboradores e da organização com antecedência;
  • destaque cada documento relevante e todos os registros dos funcionários, pois o histórico de cada um deve entrar no sistema;
  • converse e mantenha contato com a pessoa responsável pelas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
  • durante a implementação do eSocial, o sistema pode requerer informações adicionais sobre os contratos de trabalho — por exemplo, histórico cadastral e contratual, nome social do colaborador, dados pessoais de funcionários estrangeiros, registro das contribuições sociais, modalidade aviso-prévio, entre outras;
  • tenha em mãos informações sobre contratações recentes para registrá-las imediatamente;
  • profissionais responsáveis pelos processos do RH e pela Contabilidade da empresa devem estar sempre atualizados sobre o que acontece nesses setores;
  • providencie um certificado digital para a empresa. Ele representa uma assinatura eletrônica para garantir que as operações realizadas pela internet são legais; 
  • certifique-se que os arquivos são compatíveis. O sistema digital utilizado na empresa (folha de pagamento, registro de horas extras etc.) deve gerar arquivos aceitos pelo programa eSocial;
  • informe-se sobre o eSocial diretamente no site do sistema ou consulte profissionais contábeis. 

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Vale a pena utilizar o eSocial?

Sim. O objetivo do Governo Federal, junto aos órgãos e entidades envolvidos (INSS, CEF, MTb e RFB), foi tornar mais prático o envio e o recebimento das informações de cada uma das obrigações vistas anteriormente.

Tais atividades eram capazes de trazer sérias complicações às companhias, que precisavam se atentar aos critérios e procedimentos de cada um dos sistemas de informação, sendo alguns deles digitais e outros físicos, o que poderia trazer ambiguidades e dúvidas.

Mas é importante citar que tais obrigações tinham que ser cumpridas para cada um dos trabalhadores, ou seja, as dificuldades aumentavam na mesma proporção que a equipe.

A situação é diferente com o eSocial, sistema em que todas as informações devem ser enviadas. Assim, cabe a cada órgão responsável coletar os dados ali presentes, sem a necessidade de ter que recorrer a diferentes formulários e declarações.

Ainda, há que se ressaltar a redução de erros nos cálculos tributários, os quais antes tinham que ser feitos manualmente e, portanto, poderiam conter falhas humanas, além de eventuais cálculos realizados de maneira indevida.

Logo, seu uso é indicado não apenas por ser obrigatório para as empresas, mas sim porque realmente traz mais praticidade, agilidade e segurança aos seus procedimentos, em especial nos setores tributário e de Recursos Humanos.

O trabalhador e os órgãos públicos também ganham com o eSocial?

Sim. O sistema é benéfico para todas as partes e as ajuda a ter mais praticidade, agilidade e segurança.

Além disso, o trabalhador tem mais garantia de que seus direitos trabalhistas e previdenciários serão cumpridos e que os contratos serão claros, ainda, que as demais informações, como de pagamento, condição de trabalho e até mesmo os riscos que corre no desempenho de suas funções estarão registradas.

Os órgãos públicos, por sua vez, poderão acessar as informações imediatamente no momento em que tiverem sido enviadas pelos empregadores, diferente do que ocorria anteriormente, em que havia variação entre os sistemas de informação disponíveis.

Quais são as vantagens do eSocial?

Sabendo o que é o eSocial é importante também saber suas vantagens. Pode-se dizer que essa tenha sido uma das decisões mais impactantes tomada pelo Governo Federal nos últimos anos, com potencial de beneficiar todas as partes envolvidas sob os aspectos fiscais, previdenciários e tributários.

Mas é preciso um tempo para se adaptar a essa nova realidade, assim como acontece com qualquer outra novidade, porém os benefícios trazidos por ela fazem cada esforço valer muito a pena.

Com o conhecimento do que é eSocial e suas vantagens, é importante saber que aproveitar tudo que o ele tem e note, de imediato, uma redução na burocracia e um aumento de produtividade, agilidade, eficiência e segurança!

Agora que você já sabe o que é o eSocial, o que acha de entender como calcular o acerto trabalhista corretamente? Acesse nosso artigo e fique por dentro do assunto!

 

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