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Você sabe quais são as obrigações de final de ano? A gente explica!

Enquanto um ano se encerra e outro começa, o RH e o DP precisam estar por dentro das obrigações de final de ano, que auxiliam as áreas a se preparar para o próximo ano, avaliando o que deu certo e o que pode mudar. Além de cumprir com o pagamento das obrigações trabalhistas. Saiba mais!

obrigações de final de ano

As obrigações de final de ano são muitas e merecem a atenção do Recursos Humanos e do Departamento Pessoal. Muitas delas podem render multas por atraso, enquanto outras são decisões da própria empresa, como alguns benefícios.

Além disso, os setores precisam estar atentos às obrigações, sendo que muitas já começam a valer logo em janeiro de 2023, preparando um completo planejamento para não se sobrecarregarem ao longo do ano.

Neste artigo, o Tangerino by Sólides – Software para Departamento Pessoal – traz as principais obrigações de final de ano que merecem atenção do RH e do DP, com o objetivo de auxiliar as áreas para fecharem 2022 e começarem 2023 da melhor maneira. Confira!

Quais são as principais obrigações de final de ano?

Chega o final do ano e o RH e o DP precisam estar atentos a vários processos, pagamentos e benefícios que precisam ser feitos aos funcionários. Alguns deles de forma obrigatória, conforme a lei, e outros de acordo com a decisão da empresa. 

Quais são eles? Confira alguns:

13º Salário

O décimo terceiro, também conhecido como gratificação natalina, é uma das obrigações de final de ano, concedida aos trabalhadores urbanos, rurais, avulsos e domésticos. Além disso, aposentados e pensionistas do INSS também têm direito ao benefício.

A empresa deve pagar a primeira parcela entre 1º de fevereiro e 30 de novembro, enquanto a segunda parcela precisa ser paga até o dia 20 de dezembro. Caso a empresa opte pela parcela única, o pagamento deverá ser feito até o dia 30 de novembro.

É importante esclarecer que, na primeira parcela do 13º, não há incidência do INSS e do IRRF, sendo esses recolhimentos feitos na segunda parcela.

Já o FGTS deverá incidir sobre o valor pago, efetivamente, pelo regime de competência, ou seja, se o pagamento da primeira parcela ocorrer em novembro, o FGTS deverá ser recolhido até o prazo legal estabelecido, junto com a folha de pagamento.

O valor a ser pago pelo 13º deve englobar, além do salário-base, a média de remunerações variáveis, como comissões, horas extras, adicional noturno, entre outros.

A partir de 15 dias de serviço, já é contabilizado um mês para recebimento do benefício, porém, caso o funcionário trabalhe menos de 15 dias em seu primeiro mês de contratação, será adiado para o próximo mês o cálculo do 13º. 

Por exemplo, se o funcionário iniciou seu contrato de trabalho no dia 18 de fevereiro, o 13º passa a ser computado somente em março.

No caso de empregados afastados por auxílio-doença ou acidente de trabalho, a empresa pagará o valor proporcional aos dias trabalhados e os demais serão pagos pela previdência, sendo o cálculo realizado com base nas regras da Lei nº 8.213/91.

Caso um funcionário tenha mais de 15 faltas injustificadas em qualquer mês do ano, perderá o direito à 13ª parcela do salário que diz respeito àquele mês. 

É fundamental que a empresa esteja atenta a todas essas regras, uma vez que o atraso no pagamento do 13º pode resultar em penalidades e até multas.

Férias coletivas

As férias coletivas são aquelas fornecidas a todos os colaboradores da empresa ou de um determinado setor. Elas podem ser gozadas em até dois períodos anuais, não podendo ser inferiores a dez dias corridos.

Por se tratar de opção do empregador, as datas de início e término são determinadas conforme a demanda da empresa. 

Porém, o início não pode coincidir com o período de dois dias que antecede feriado ou repouso semanal remunerado. Assim, considerando os feriados de 25/12 e 01/01, não é permitido iniciá-las em 23, 24, 30 e 31.

Além disso, não é necessário considerar o período aquisitivo de cada funcionário, sendo possível que ele receba férias coletivas mesmo sem ter completado 12 meses a partir da sua contratação.

A empresa pode conceder as férias coletivas em determinado período e o saldo restante de dias pode ser concedido por meio de férias individuais ao longo do ano.

É importante esclarecer que as férias coletivas são muito adotadas em empresas cujo período de final de ano não é movimentado, por exemplo, em escolas e clínicas.

Para que a empresa conceda férias coletivas aos funcionários no final do ano, ela precisa validar essa decisão, com 15 dias de antecedência, das seguintes maneiras:

  1. Informar à Delegacia Regional do Trabalho as datas de início e término das férias coletivas, especificando se será para toda a empresa ou um setor específico;
  2. Comunicar formalmente ao sindicato da categoria sobre a concessão das férias coletivas;
  3. Anunciar a decisão aos próprios funcionários, seja por meio de e-mail, intranet e redes sociais da empresa, sendo obrigatório a disponibilização de aviso visível para todos nos murais da empresa.

É recomendado, ainda, que a empresa se resguarde pedindo que os colaboradores assinem uma declaração dizendo que estão cientes da data de início e fim das férias coletivas.  

Com relação ao pagamento das férias coletivas, é preciso seguir os mesmos parâmetros das férias individuais, assim, o funcionário receberá o bônus de 1/3 duas vezes, proporcionalmente ao valor do salário de férias.

Para os funcionários que ainda não completaram um ano de trabalho, o pagamento será proporcional ao período de férias que ele tem direito e o restante será concedido como licença remunerada.

Programa de Participação nos Lucros e Resultados (PLR)

Esse é um benefício concedido aos funcionários por escolha das empresas, como forma de engajar e reconhecer o trabalho de todos ao longo do ano, e é pago conforme os resultados alcançados pela organização.

É importante esclarecer que, no momento em que a empresa decide concedê-lo, ele se torna parte das obrigações trabalhistas e, consequentemente, torna-se uma das obrigações de final de ano do RH e do DP. 

O benefício é regularizado pela Constituição Federal e consta na Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT.

Apenas funcionários que possuem registro em carteira têm direito ao PLR, dessa forma, estagiários, freelancers, profissionais terceirizados e servidores públicos não o recebem.

Os critérios utilizados para pagar o PLR dependem e cada empresa, podendo ser: 

  • Feito um pagamento diferenciado;
  • Pago um valor fixo para todos os funcionários;
  • Considerando os cargos e salários brutos dos trabalhadores.

A legislação estabelece que o pagamento do PLR deve sei feito, no máximo, em duas vezes por ano ou de acordo com Convenção Coletiva de Trabalho.  

Benefícios

Algumas empresas optam por oferecer aos seus funcionários alguns benefícios de final de ano que não são obrigatórios por lei, mas que fazem parte da política interna da empresa de valorizar e engajar seus colaboradores, entrando nas obrigações de final de ano.

Além de benefícios já citados, como o 13º e o PLR, o primeiro sendo obrigatório e o segundo não, a organização ainda pode incluir na lista de entregas de fim de ano do RH outros itens que não geram multas por atraso, mas devem receber a atenção do setor:

  • Cesta contendo itens natalinos, além de ave e carnes;
  • Vale-compras em dinheiro ou para ser gasto em determinadas lojas;
  • Bônus, com um valor a mais no cartão-refeição ou alimentação;
  • Presente de Natal, como um panetone ou uma bebida alcoólica;
  • Sorteio de prêmios e brindes, como bolsa de estudos e itens para casa;
  • Material escolar para filhos de funcionários;
  • Festa de fim de ano.

Esses são apenas alguns exemplos, dentre outros que podem ser adotados pelas empresas, com o objetivo de presentear seus funcionários e reconhecer o trabalho feito ao longo do ano.

Veja mais: Endomarketing: 6 ações para o fim de ano nas empresas

fim de ano

Recesso de final de ano

Trata-se de um benefício concedido por decisão da empresa, não sendo obrigatória sua concessão. É muito comum que algumas organizações decidam dar um recesso, especialmente entre o Natal e o ano novo.

Nesse caso, os dias não podem ser descontados das férias e a empresa também não pode exigir a reposição desses dias de folga, com aumento na jornada de trabalho.

Também é importante esclarecer que, ao conceder o recesso de final de ano, não pode haver descontos ou adicionais no salário durante esse período.

Diferentemente das férias coletivas, o recesso é autorizado com base em um acordo interno, não sendo obrigatória a comunicação a outras entidades, apenas aos colaboradores.

O que é preciso ficar de olho no começo de 2023?

O ano de 2022 vai ficando para trás e 2023 já chega com diversas obrigações e demandas, referentes a planejamentos internos, pagamentos e índices que merecem a atenção do RH e do DP. Para não perder esses processos, veja abaixo alguns dos mais importantes:

eSocial

O eSocial é uma plataforma que possibilita a comunicação entre os empregadores e o Governo para o envio de informações sobre os trabalhadores. 

Ela foi criada com o objetivo de simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas.

Por meio dela, é feito o pagamento de obrigações acessórias, substituindo o envio de formulários individuais para cada declaração. 

É preciso ficar atento, pois, em 2023, haverá alteração no envio das obrigações dos eventos em Saúde e Segurança do Trabalho – SST para órgãos públicos, organizações internacionais e outros, que integram o grupo 4, começando a partir do dia 1º de janeiro.

Além disso, as pequenas e médias empresas também deverão entregar as informações que constam na Portaria Conjunta MTP/RFB/ME de 19 de abril de 2022 que são:

  • S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
  • S-2240 – Condições Ambientais de Trabalho – Agentes Nocivos.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico de uma empresa deve avaliar os acontecimentos do ano atual para traçar o caminho para o ano seguinte. Por meio dele, são definidas as metas, diretrizes e o que a empresa precisará fazer para alcançar seus objetivos.

É, sem dúvidas, um momento de reunir os resultados alcançados e aqueles projetos que deixaram a desejar, justamente para avaliar se a empresa deve continuar com eles, mudar ou formato ou cancelar e até mesmo apresentar novas propostas.

É muito importante que a empresa tenha em mente que o planejamento comece a ser construído antes do novo ano entrar, para que, já em janeiro, ele possa ser iniciado. 

Planejamento financeiro

Antes de começar um novo ano, é fundamental que a empresa realize um balanço financeiro, observando o que foi cumprido e o que deixou a desejar.

A empresa deve aproveitar o fechamento do ano contábil para analisar os relatórios de encerramento para começar a planejar os passos de 2023.

Assim como no planejamento estratégico, os dados que mostram o desempenham da empresa ao longo do ano que se passou devem servir como base para que o planejamento do próximo ano, considerando o que deu certo e o que precisa melhorar.

Por exemplo, a empresa pode estudar a quantidade de multa e juros que recolheu com o pagamento de contas em atraso. 

Dependendo do montante, é um alerta para melhorar a organização desses pagamentos e analisar a aquisição de softwares que oferecem um bom controle de contas a pagar.

Além disso, contar com uma boa ferramenta de controle dos gastos do negócio e análise do fluxo de caixa é importante para que a empresa alcance seus objetivos. A partir disso, será possível:

  • Planejar gastos com contratações de novos funcionários;
  • Investir em novos equipamentos e até reformas de estruturas físicas;
  • Dentre outros exemplos.

Gestão de férias

A gestão de férias é uma das principais responsabilidades do RH. Trata-se de um processo que tem o objetivo de garantir que todos os colaboradores gozem de seus direitos no período adequado, evitando multas ou mesmo problemas com a justiça trabalhista.

Tudo isso observando as saídas de férias de forma organizada, de forma que a empresa não seja prejudicada pela falta de um colaborador. 

Por isso, a gestão de férias deve se atentar não só a quem já tem o dinheiro de tirar esse período de descanso, mas também ao pagamento dos direitos, como, por exemplo, o ⅓ de férias. 

Para que o RH realize uma boa gestão nesse sentido para o ano de 2023, algumas dicas podem ser aproveitadas:

  • Tenha um histórico de férias dos funcionários;
  • Execute uma política de pedido de férias transparente, para que os funcionários possam tirar suas férias quando precisarem;
  • Organize as equipes para que as entregas não sejam comprometidas e também para que ninguém fique sobrecarregado;
  • Prepare todo o time para se organizar e absorver a ausência daquele funcionário que estará de férias;
  • Conte com um controle de ponto digital com gestão de férias.

Turnover

O turnover é um importante dado que mostra a saúde financeira da empresa. Trata-se de um índice que mede a rotatividade de trabalhadores.

Geralmente, uma taxa de turnover alta indica que pode haver algum problema interno que faz com que os funcionários não queiram permanecer na empresa e prefiram buscar outras oportunidades.

Dessa forma, o ideal seria manter uma rotatividade em que o número de demissões não seja tão alto a ponto de afetar a produtividade e as finanças. 

Assim, é muito importante que o RH trabalhe para criar estratégias e condições para 2023 que possibilitem manter um índice que não ameace os resultados e o futuro da empresa.

O planejamento é, sem dúvidas, a melhor estratégia para que o RH e o DP consigam cumprir todas as obrigações de final de ano, permitindo que tanto a empresa quanto os funcionários comecem um novo ano da melhor maneira possível!

desenvolvimento e treinamento de pessoas
Leonardo é pós-graduado em Ciências da Computação pela PUC Minas e formou-se em Inovação e Empreendedorismo pela Universidade de Stanford. Ao longo de sua trajetória, fundou várias empresas de tecnologia e gestão. Diretor de Novos Negócios na Sólides, ele lidera a frente de DP, Benefícios Corporativos e demais iniciativas de expansão.
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