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Onboarding: Como criar materiais que ajudem a integrar um novo colaborador

Onboarding

A experiência de onboarding de um novo colaborador deve ser tranquila e bem gerenciada. Mas nem sempre é isso que acontece.

As empresas tendem a tornar o processo complicado e rigoroso, muitas vezes sobrecarregando as próprias pessoas que estão tentando trazer para a equipe. Mas existem maneiras simples de tornar o processo de onboarding algo mais agradável.

Nova call to action

Seguindo essas etapas, você poderá facilmente integrar uma nova contratação em sua equipe, especialmente durante esse período de trabalho remoto.

Crie um kit de boas-vindas

As novas contratações têm uma série de perguntas — porque tudo sobre o novo emprego e a nova empresa ainda é um mistério. Muitas vezes, isso pode causar muita ansiedade para os novos colaboradores, mas é algo que você pode diminuir ao enviar um kit de boas-vindas.

Para facilitar as coisas — e economizar nos custos de impressão, crie uma versão digital. Envie o kit de boas-vindas ao novo profissional uma ou duas semanas antes do onboarding, para que ele possa analisá-lo com antecedência.

Esse kit deve incluir informações sobre sua empresa e setor, como, por exemplo, um organograma e um questionário divertido.

Não sabe por onde começar? Criar o kit de boas-vindas não precisa ser muito difícil. Você pode usar um modelo de e-book como ponto de partida.

Monte um kit de boas-vindas personalizado

Como tornar o kit de boas-vindas ainda mais acolhedor para sua nova contratação? Escolhendo o tipo certo de imagens.

Mas isso pode ser um pouco desafiador. É tentador usar imagens de banco de arquivos que você pode encontrar facilmente enquanto pesquisa “e-mails de boas-vindas” no Google, mas isso não vai ajudar muito sua nova contratação a sentir-se em casa.

Você precisa fazer com que o novo colaborador sinta que está conhecendo a empresa e isso significa usar uma imagem que transmita com precisão a cultura do negócio. Se possível, use fotos que mostre toda equipe trabalhando em conjunto.

Personalize a carta de boas-vindas

Uma maneira de tornar a experiência de integração de uma nova contratação mais confortável é tratá-la como um cliente. E, assim como uma marca tentaria personalizar a experiência do cliente, você deve ter como objetivo personalizar a experiência de onboarding para sua nova contratação.

Mesmo que seu kit inclua um modelo de papel timbrado empresarial, personalize-o para cada nova contratação. Isso significa incluir uma saudação com o primeiro nome e cargo, escrever sobre a função específica e adicionar uma mensagem pessoal de boas-vindas à empresa.

Valores, missão e cultura

É importante que todo o processo de integração, desde o kit de boas-vindas às apresentações, tenha como foco transmitir para o novo colaborador os valores, a missão e a cultura da empresa.

Certifique-se de que a nova contratação entende os planos de expansão da empresa e como ela se enquadra nesse cenário futuro. Comunique de forma clara sobre a missão da empresa — isso ajuda a entender o que orienta todo o negócio. É importante que os novos membros não se sintam como peças insignificantes de uma engrenagem, mas sim como uma pequena parte de um todo maior.

E, por fim, qual é a cultura da empresa? Isso já deve ter sido mencionado no processo de entrevista, mas é sempre relembrá-la mesmo no ambiente virtual.

Descreva o pagamento e benefícios

A maioria das ofertas de emprego tende a descrever salários, benefícios tradicionais e não-tradicionais do emprego, mas é importante reservar um tempo para reiterar isso a uma nova contratação no primeiro dia de integração.

Aborde a questão do pagamento em detalhes — incluindo períodos de experiência, opções de promoção, quando e como os benefícios estarão disponíveis e outras vantagens que eles podem desfrutar. Lembre-se também de explicar se devido à mudança para home office, ocorreu alguma alteração ou mesmo acréscimo de benefícios.

Regras do home-office

Mencionamos como discutir os benefícios, vantagens e cultura da empresa é fundamental no processo de onboarding, mas você também deve informar as novas contratações sobre quais são as regras do home office. Afinal, essa pode estar sendo a primeira vez de um colaborador trabalhando remoto.

Tem um horário fixo para trabalhar? É preciso registrar o ponto eletrônico? Existem reuniões são obrigatórias para toda a empresa? Como será feita as avaliações de desempenho durante esse período?

As novas contratações precisam saber tudo isso e muito mais para que possam se preparar. Mas tente não sobrecarregá-los com informações — e não apenas liste as regras em uma reunião. Compartilhe todas essas informações em um manual do colaborador ou em um e-mail para que eles tenham um guia para consultar sempre que desejarem.

Adicione o calendário de eventos da equipe

Como mencionamos, as regras e peculiaridades precisam ser compartilhadas com os colaboradores durante o período de integração. Mas você também deve informar os novos membros sobre os eventos da equipe — reuniões semanais da equipe, reuniões de toda a empresa, sprints de projetos, prazos e atividades de desenvolvimento de equipes.

Compartilhe um calendário claro e conciso com a nova contratação para que ela saiba exatamente o que pode esperar e planejar.

Informe também quais eventos são obrigatórios e quais não são — afinal, algumas reuniões podem ser mais relevantes para certas pessoas que estão trabalhando em um projeto. Um calendário de eventos é uma ótima maneira de mostrar as atividades dinâmicas nas quais a empresa participa.

Atribua um companheiro de onboarding

Torne a experiência do período de integração de sua nova contratação mais fácil atribuindo a ela um companheiro de onboarding. Essa pessoa pode ser um membro da mesma equipe do novo colaborador, e assumir a função de mentor para mostrar como deve ser realizado o trabalho, além de introduzir o novo membro a outras pessoas.

O companheiro de onboarding é alguém a quem se possa recorrer para fazer perguntas e obter esclarecimentos. Escolher a pessoa certa pode tornar o processo de integração em um ambiente novo e desconhecido muito mais fácil e confortável.

Apenas se certifique de escolher alguém que tenha o tempo e as habilidades para o trabalho — nem todo mundo é carismático.

Conclusão

Embora muitas empresas tornem a experiência de integração para novas contratações um processo complexo, mantê-la simples é realmente onde está o benefício.

A coisa mais importante a lembrar é que seu novo colaborador é muito parecido com um novo cliente — exceto que ele está faz parte de sua organização e, portanto, muito mais próximo.

Faça com que ele se sinta confortável, deixe-o aprender mais e se esforce para garantir que ele entenda como e porque as coisas funcionam da maneira como funcionam na sua empresa. 

Isso tornará o processo de onboarding um sucesso e ajudará sua nova contratação a se tornar parte da equipe rapidamente!

Guest post escrito pela Venngage.

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