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Orçamento base zero: conceito e aplicação

O Orçamento Base Zero é uma técnica contábil utilizada em empresas para planejar o plano orçamentário de um determinado período ignorando as receitas, custos, despesas e investimentos dos anos anteriores. Em outras palavras, ele atua considerando a base financeira do zero, como se a empresa estivesse se iniciando naquele momento. Embora pareça não fazer sentido, essa metodologia é aplicada partindo do princípio de que muitas empresas ao elaborar seus orçamentos, consideram que todos os gastos de períodos anteriores devem ser repetidos. No entanto, isso não é obrigatório, e pode acabar gerando um orçamento maior do que deveria e desandando a estratégia, já que os números não são examinados minuciosamente. Esse modelo é muito utilizado em empresas que desejam controlar o orçamento e diminuir custos.

Quais as vantagens e desvantagens do orçamento base zero?

Que o uso do Orçamento Base Zero amplia a visão estratégica dos gestores, já sabemos que, afinal, para realizar o orçamento partindo do zero, eles são obrigados a analisar cada custo e despesa isoladamente. Desse modo, se torna mais fácil eliminar o que não é necessário, liberando valores para serem investidos em outros fatores mais importantes que podem estar passando despercebidos.

Veja então as vantagens e desvantagens de utilizá-los na empresa:

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Vantagens

A maior vantagem é que facilita a identificação de despesas e custos desnecessários, sem se basear no histórico. Outras vantagens são:

  • aumenta a motivação dos gestores;
  • aumenta a motivação do quadro de pessoal ao dar maior iniciativa e responsabilidade pela tomada de decisões;
  • permite a utilização dos recursos de forma muito mais eficiente;
  • ajuda a identificar orçamentos inflacionados;
  • dá maior liberdade e responsabilidade aos gestores na tomada de decisão;
  • melhora a comunicação organizacional;
  • elimina os processos que não trazem benefícios;
  • agrega melhorias operacionais com melhor custo x benefício.

Desvantagens

Em contrapartida, como qualquer processo ele possui suas desvantagens. São elas:

  • demanda maior envolvimentos dos gestores nos departamentos;
  • exige maior dedicação de tempo por parte dos colaboradores no orçamento;
  • dependendo a empresa, pode gerar conflitos internos;
  • cria a necessidade de um treinamento específico dos gestores;
  • requer maior nível de honestidade por parte dos gestores;
  • requer maior confiança por parte da diretoria;
  • em uma organização de maior porte, se não houver as ferramentas adequadas pode ser um desafio;
  • do mesmo modo, em uma organização grande a quantidade de informação necessária para processo de
  • orçamentação pode se tornar intratável.

No geral, a prática tende a trazer mais benefícios do que adversidades, principalmente porque obriga toda a empresa a sair da zona de conforto.

Quando o orçamento base zero deve ser utilizado?

Não há uma regra geral, mas em empresas mais novas, não há como fugir de imediato. Como não há histórico anterior, já que a empresa está se iniciando a única alternativa é projetar todas as despesas, custos, receitas e investimentos de uma base zerada.

Se tratando de empresas mais consolidadas no mercado, com maior tempo de atuação, o recomendado é que ele seja aplicado a cada três ou cinco orçamentos. Por exemplo, se na sua empresa o orçamento é anual o ideal é que a cada período de três orçamentos, dois sejam com base no histórico e o terceiro sempre partindo da base zero. Mas não há um parâmetro perfeito, varia de acordo com a organização e os gestores. Cabe a eles analisar e decidir quando acha melhor colocá-lo em prática.

Como aplicar o orçamento base zero na empresa?

A princípio ele deve ser aplicado em qualquer etapa da gestão orçamentária e não apenas nos gastos e despesas, como as pessoas acreditam.

Algumas etapas que podem ser utilizadas para introduzir o OBZ são:

  • na hora de realizar as projeções de vendas. É comum que a gerência tenha como base as vendas do ano anterior acrescidas de um percentual;
  • na comercialização de produtos, que podem estar gerando margens ruins ou até mesmo levando a perda de oportunidade de alinhar a demanda ao mercado;
  • nas despesas com pessoal que independente do setor de atuação da empresa, são as despesas com maior representatividade. A aplicação do OBZ pode dar a visão de áreas que estão com necessidade de pessoal ou funcionários que estão sendo subutilizados;
  • muitas vezes na hora de montar a ficha dos produtos, alguns fornecedores de insumos e matéria prima são fixados sem que posteriormente haja uma pesquisa para saber se existem alternativas mais baratas sem alterar a qualidade do produto final;
  • quando há a réplica do orçamento anterior para a criação do novo, alguns serviços contratados que não são mais utilizados passam despercebidos. O OBZ corrige esse problema e aponta se aquela despesa é mesmo necessária, caso contrário faz o corte.
  • o orçamento base zero parece complicado e trabalhoso a princípio, mas ele vale a pena.

O ideal é buscar a ajuda de um profissional da área, de preferência um consultor especializado. Este irá ajudar a tornar a empresa mais enxuta sem perder o foco estratégico.

Quais os pilares da utilização do orçamento base zero?

Para que ele seja colocado em prática, algumas etapas e conceito importantes devem ser seguidos:

Limiar

São os gastos mínimos que uma empresa precisa ter para conseguir produzir, realizar as suas tarefas básicas e atender às exigências legais, considerando o pior cenário possível, o chamado “cenário de sobrevivência”.

Incrementos

São os gastos de determinadas atividades de um departamento. Diferente do Orçamento Tradicional que é orçado os gastos do centro de custo, o gestor divide o departamento por atividades e valoriza todos os recursos necessários, sejam eles a alocação de pessoas para desenvolvimento das rotinas ou despesas como softwares e fornecedores.

Torre

É utilizada para classificar as atividades em ordem de prioridade, sempre tendo como foco as metas estabelecidas ou a atual estratégia da empresa. Quanto mais perto da base da torre, maior a prioridade.

Conclusão

Em suma, a elaboração certamente demanda dedicação, tempo e treinamento para Aplicação do Orçamento Base Zero. Tanto da equipe quanto dos gestores e após efetuado é importante que a empresa tenha ferramentas para controlar e garantir que a nova cultura orçamentária seja seguida. Para garantir a eficiência e crescimento de qualquer negócio, o esforço em busca da melhor performance deve ser permanente. A rotina empresarial necessita eventualmente da adaptação de tarefas e o OBZ é uma das metodologias que vêm sendo amplamente utilizada pelos empresários.

Por: Fernanda Sousa

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