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Planilha de orçamento de Recursos Humanos: como planejar?

O final do ano chegou e é hora de pensar no planejamento para o próximo ciclo, o que envolve a elaboração dos orçamentos de cada área da organização. No que diz respeito à gestão de pessoas, prever os gastos e construir uma planilha de orçamento de recursos humanos é um passo estratégico e muito necessário.

Com essa etapa consolidada, os projetos da área fluem com menos entraves ao longo do ano e o RH potencializa seus resultados. Então, Vamos entender por que e como construir o orçamento anual do RH?

Por que é importante definir um orçamento de recursos humanos?

Assim como as demais áreas da organização, é fundamental que o RH planeje quais custos pretende gerar no ano seguinte. É um setor que investe no capital humano e que, por isso, é visto como um gerador de gastos. Mas, na verdade, esse investimento nas pessoas é crucial para o sucesso da organização e deve ser bem planejado.

Um RH que faz um planejamento orçamentário bem consolidado tem mais liberdade para realizar os seus projetos, sem precisar recorrer à diretoria em todas as pequenas decisões que envolvem compras. Assim, a atuação técnica do setor é mais respeitada.

Além disso, se é capaz de montar uma planilha de orçamento de Recursos Humanos,  o departamento demonstra interesse sistêmico pelo negócio. Uma vez que as despesas dessa área fazem parte de um cenário mais global, é importante que os representantes do setor tenham consciência da situação financeira da empresa e que também trabalhem pelo sucesso da organização, assim como todas os demais setores.

Essa é uma atitude estratégica de gestão de pessoas, que não se limita à execução de projetos da área e à resolução de demandas cotidianas. Sabendo da importância da construção do orçamento, o próximo passo é partir para a prática!

Como fazer o orçamento?

Antes de tudo, é importante ter uma visão global dos objetivos da organização. A empresa já tem um planejamento estratégico? Você, como gestor da área, entende o papel do RH no alcance dessas metas? Se a resposta para essas questões ainda for negativa, é importante estimular a direção da empresa a construir esse caminho. A clareza do planejamento estratégico guia todas as áreas da organização e otimiza resultados!

Se você já tem uma boa noção de onde a empresa quer chegar e da importância do RH nesse caminho, é hora de desdobrar esses objetivos em ações e projetos da área. Pense grande, imagine tudo que o setor de gestão de pessoas poderia fazer para auxiliar nos objetivos estratégicos, relembre planos, sugestões e inspirações que você já teve. É hora de coletar ideias e, em seguida, filtrar as que são viáveis e que realmente estariam no caminho para as metas estabelecidas.

Para pensar nessas ações e garantir que elas estejam alinhadas aos objetivos ou servindo de soluções para problemas que já existem na organização, baseie-se em dados. Nesse momento de escolher os projetos que serão encaixados no orçamento, tenha em mãos seus indicadores, resultados de pesquisas e people analytics. Eles servem justamente para embasar esses momentos de decisão e devem ser usados!

Outra dica produtiva é agrupar os projetos planejados por objetivos da área, para trazer clareza ao planejamento e não perder as metas de vista. Por exemplo, você pode planejar ações com a função de estimular a satisfação e motivação dos colaboradores, outras para diminuir a rotatividade e um terceiro grupo cuja função é alavancar o desempenho. Assim, esses três focos de atuação estarão sempre em mente, e não apenas algumas ações isoladas.

Após pensar os projetos, filtrá-los e agrupá-los, é hora do cálculo. Defina quanto vai custar cada ação planejada e, para isso, faça pesquisas e use novamente os seus indicadores. Se a ação é contratar uma tecnologia que acelere o seu processo seletivo, faça pesquisas de preço. Se o planejado é contratar mais uma pessoa para a equipe de RH, coloque as horas de trabalho do futuro colaborador no papel, tendo noção de mercado e consultando os seus próprios indicadores de pessoas. Se você pretende fazer 6 comemorações em datas especiais ao longo do ano, mesmo que pequenas, também pesquise os preços e consulte o seu histórico.

Cada RH vive uma realidade completamente diferente em termos de quantidade de pessoas na área, porte da empresa, maturidade e posicionamento estratégico. Assim, a construção de uma planilha de orçamento de Recursos Humanos também pode ser muito variada. Mas com essas etapas básicas e cuidados, qualquer setor é capaz de elaborar um orçamento de qualidade.

Como otimizar o orçamento do RH?

Além do fundamental, há algumas maneiras de potencializar a construção do seu orçamento, caso você já precise de mais elaboração.

A primeira dica é simples, mas muitas vezes nos esquecemos dela: é preciso flexibilidade. Não é simples projetar todos os gastos, fixos e variáveis que uma empresa terá com gestão de pessoas durante um ano inteiro. É importante lembrar que imprevistos vão acontecer ao longo do ano e que pode ser necessário mudar de rota. Considere em seu orçamento uma certa margem que te permita realizar algumas manobras no percurso.

Envolver outras áreas da empresa também é uma forma estratégica de otimizar a construção da sua planilha de orçamento do RH. Os responsáveis por gestão de pessoas precisam ter noção, por exemplo, de quantas colaboradores novos as outras áreas pretendem contratar no próximo ano, até para fazer o seu planejamento de pessoal. Também é fundamental levantar as necessidades de treinamento de cada área, já que muitas vezes esse custo é contabilizado no setor de Recursos Humanos. Além disso, essa atuação conjunta favorece a visão sistêmica e estratégica, que é o primeiro passo para um orçamento bem consolidado.

Outra forma de otimizar o planejamento da sua planilha de orçamento de Recursos Humanos é é apresentá-la aos gestores com propriedade, conhecimento e estratégia. Quer algumas dicas de como justificar o orçamento do RH para a diretoria? Confira este artigo!

Por: Solides Tecnologia

A Solides é uma empresa especialista em software para identificação de perfil comportamental usado em processo de contratação, gestão e desenvolvimento de pessoas.

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